Monday vs Notion

Choisir un outil collaboratif aujourd’hui, c’est un peu comme ouvrir la carte d’un resto avec 200 options : tout a l’air appétissant, mais il faut bien trancher. Et dans la catégorie “gestion et organisation”, deux noms s’imposent systématiquement : Monday et Notion.

Ce n’est pas un hasard. Le marché mondial des logiciels de productivité est en pleine explosion, avec une croissance prévue de +14,1 % par an entre 2024 et 2030 (Grand View Research, 2024). Startups, PME, grands groupes… toutes cherchent à gagner du temps, réduire les frictions et centraliser l’information.

Mais attention : Monday et Notion ne jouent pas dans la même cour. Le premier est conçu pour piloter des projets complexes et automatiser les process ; le second pour construire une base de connaissances vivante et structurer l’information à sa façon.

Dans cet article, on ne va pas vous noyer sous les fonctionnalités. On va vous parler concret, avec un angle simple : “Si vous avez besoin de faire X… alors voilà l’outil qui vous conviendra le mieux”.

👉 À la fin, vous saurez exactement si votre équipe doit mettre le cap sur Monday, sur Notion… ou sur un combo des deux.

Monday et Notion en bref : deux philosophies

Avant de trancher, il faut comprendre que Monday et Notion ne répondent pas à la même logique.

Ils peuvent tous les deux gérer des tâches, centraliser de l’information et être utilisés en équipe… mais leur ADN est différent.

Monday : l’usine à projets

Pensé comme un cockpit de pilotage, Monday est taillé pour suivre l’avancement de projets, assigner des tâches, gérer des échéances et automatiser les actions répétitives.

Vous créez des “tableaux” qui deviennent de vrais tableaux de bord visuels : vues en Gantt, calendrier, Kanban… tout est fait pour que vous sachiez où en est chaque projet, qui fait quoi, et pour quand.

Selon une enquête menée par Monday.com en 2024, 80 % des utilisateurs déclarent livrer plus rapidement leurs projets grâce aux automatisations intégrées. 

👉 C’est l’outil privilégié des agences, des équipes marketing ou encore des chefs de projets IT qui doivent coordonner plusieurs parties prenantes simultanément.

Notion : le Lego de l’organisation

Notion, c’est l’outil 100 % modulable. À la base, c’est un mix entre bloc-notes, base de données et wiki. Vous pouvez y créer des pages, des bases, des tableaux, et relier le tout comme bon vous semble.

Parfait pour centraliser toute la documentation, organiser vos process internes et créer un “QG” digital accessible à tous.

D’après un sondage réalisé par Notion en 2024, 70 % des entreprises qui l’utilisent affirment avoir réduit le temps d’onboarding de leurs nouvelles recrues d’au moins 30 %. 

👉 Ce n’est donc pas un hasard si on le retrouve largement adopté par les startups, les équipes produit et les services RH qui jonglent avec une masse d’informations internes.

📌 Ce qu’il faut retenir

Monday est optimisé pour exécuter et livrer. Notion est optimisé pour organiser et mémoriser.

Monday vs Notion : que choisir selon vos besoins réels

Si vous devez piloter des projets avec des échéances claires → Monday

Imaginez que vous gériez 8 lancements produits en même temps, avec des deadlines qui tombent tous les trois jours. Sans un outil structuré, c’est le chaos assuré.

Monday a été pensé pour ça : un tableau = un projet, des vues multiples (timeline, Gantt, Kanban) pour ne rien louper, et des automatisations qui vous évitent les relances manuelles. Résultat : les équipes qui l’utilisent livrent en moyenne 15 % plus vite (données Monday.com, 2024).

Dans une agence marketing, par exemple, cela veut dire qu’une campagne qui devait sortir le 15 est prête le 12… sans burn-out côté équipe.

Si vous devez centraliser toute la documentation de votre entreprise → Notion

Votre entreprise grossit, et avec elle, le nombre de fichiers “doc_final_V3_bis”. À un moment, ça craque.

Notion vous permet de créer un espace unique où tout vit : process RH, fiches produit, templates de reporting… accessibles en un clic.

Chez une startup SaaS de 20 personnes, la mise en place d’un wiki Notion a permis de réduire d’un tiers le temps passé à chercher la bonne information (source : Notion, 2024). Et surtout, ça a transformé l’onboarding des nouvelles recrues : deux jours pour être opérationnel au lieu de deux semaines.

Si vous travaillez avec plusieurs équipes en parallèle → Monday

Quand marketing, produit et support doivent avancer ensemble, la boîte mail devient vite un champ de bataille.

Monday centralise tout dans des tableaux reliés : chaque équipe voit ses tâches, mais aussi l’impact sur les autres. Vous pouvez suivre plusieurs projets en simultané sans perdre la vue d’ensemble.

Une étude Forrester (2024) révèle que les professionnels de projet perdent en moyenne 23 % de leur temps à jongler entre plusieurs outils et à ressaisir des données — un gaspillage qu’une plateforme comme Monday peut considérablement réduire !

Si vous devez suivre des clients ou des prospects → Monday

Vous pouvez détourner Monday en CRM visuel : pipeline des ventes, suivi des leads, rappels automatiques… tout y est.

C’est idéal si votre priorité est d’avoir un tableau clair de qui est où dans votre cycle de vente.

Un cabinet de conseil B2B, par exemple, peut y suivre ses appels, ses devis et ses signatures, et déclencher automatiquement un onboarding client dès qu’un contrat est signé. Résultat : zéro prospect oublié dans un coin d’Excel.

Si votre priorité est la créativité et la prise de notes → Notion

Ateliers d’idéation, brainstorms, documentation produit… Notion est imbattable dès qu’il s’agit de mélanger texte, images, vidéos et tableaux dans le même espace.

C’est l’outil qu’utilisent nombre d’équipes design ou éditoriales pour transformer une idée en plan concret, puis en livrable.

Dans une rédaction média par exemple, Notion peut servir à stocker les idées d’articles, planifier les publications et relier chaque sujet à ses sources et visuels… tout en restant agréable à utiliser.

Si vous voulez construire une base de connaissances vivante → Notion

Un Google Drive mal rangé, c’est de l’info perdue.

Avec Notion, vous créez un vrai centre de ressources : procédures, FAQ internes, guides de support, glossaire produit… le tout interconnecté.

Résultat : plus besoin de chercher pendant dix minutes “le bon doc” ou “la dernière version” — tout est structuré, mis à jour en temps réel et accessible à tous.

Certaines équipes centralisent même leurs formations internes ou leurs comptes rendus de réunion dans Notion, ce qui réduit drastiquement les allers-retours par email et fluidifie l’onboarding des nouveaux arrivants.

Si vous voulez automatiser vos process → Monday

Relancer un client, assigner une tâche, envoyer une notification… tout ça peut se faire tout seul.

Monday intègre plus de 200 automatisations prêtes à l’emploi, déclenchées par des conditions simples : “Si statut = terminé → notifier le client” ou “Si date = dans 3 jours → rappeler le responsable”.

D’après une étude interne Monday (2024), les équipes qui utilisent ces automatisations économisent en moyenne 5 heures par semaine par collaborateur.

Dans un cabinet comptable par exemple, ça permet de planifier automatiquement l’envoi des documents fiscaux à chaque étape du dossier, sans intervention humaine.

Si vous cherchez à combiner pilotage et documentation → les deux

Certaines équipes refusent de choisir. Et c’est logique : Monday gère l’exécution, Notion garde la mémoire.

C’est le cas chez des agences créatives qui conçoivent leurs campagnes dans Notion (briefs, moodboards, documents partagés) puis passent à Monday pour la phase opérationnelle avec suivi des deadlines et validation des livrables.

C’est un duo redoutable… à condition d’éviter les doublons et de bien définir qui sert à quoi.

Tableau comparatif : Monday vs Notion

* Les tarifs indiqués sont HT et correspondent aux grilles annuelles affichées par les éditeurs ; d’autres formules existent (Standard/Pro côté Monday ; Business/Enterprise côté Notion).

Conclusion – Monday ou Notion : le bon choix dépend de votre façon de travailler

Il n’y a pas de “meilleur” outil dans l’absolu, seulement celui qui colle le mieux à vos besoins réels.

👉 Si vous cherchez à piloter des projets complexes, automatiser vos process et suivre vos KPI en temps réel, Monday sera votre allié le plus solide. Vous y gagnez en structure, en visibilité et en vitesse d’exécution.

👉 Si vous voulez centraliser la connaissance, documenter vos workflows et créer un espace flexible, Notion vous offrira une liberté presque totale dans la mise en forme et l’organisation.

Et si votre activité exige à la fois une organisation béton et une documentation vivante, la combinaison des deux reste une option crédible : Monday pour l’exécution, Notion pour la mémoire collective.

Moralité ? Prenez le temps de tester les deux avec votre équipe sur un vrai projet pilote. Après deux à trois semaines d’usage concret, la réponse sera souvent évidente… chiffres et ressenti à l’appui.