Le barème kilométrique « 2026 » n'a rien de nouveau. C'est celui qui sert à « la déduction de leurs frais réels pour l'impôt 2026 sur les revenus 2025 », et ses coefficients n'ont pas bougé : « les barèmes kilométriques ne sont pas revalorisés. Leur niveau a été augmenté pour la dernière fois en 2023 à hauteur de 5,4 % ».
Autrement dit, la troisième année consécutive sans revalorisation, pendant que le coût d'usage d'un véhicule, lui, a continué de monter. C'est un point à connaître avant de bâtir une politique de remboursement dessus.
Le tableau applicable aux voitures
Il vaut pour les véhicules thermiques, à hydrogène et hybrides. La lettre d désigne la distance annuelle parcourue à titre professionnel.
| Puissance | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
L'exemple officiel donne la lecture : pour 4 000 kilomètres professionnels avec un véhicule de 5 CV, on obtient « un montant de frais réels de 2 544 € (4 000 km x 0,636) ».
Deux détails de structure méritent l'attention. La tranche du milieu n'est pas un taux mais une formule avec forfait, ce qui crée un palier volontaire autour de 5 000 km. Et la dernière ligne s'arrête à « 7 CV et plus » : au-delà de sept chevaux fiscaux, la puissance réelle n'apporte plus rien.
Les véhicules électriques, majorés de 20 %
La règle est simple et souvent oubliée dans les tableurs de remboursement : « pour les véhicules électriques, une majoration de 20 % est appliquée sur le barème » des thermiques. Le même trajet en 5 CV électrique donne donc 0,7632 € du kilomètre au lieu de 0,636 sur la première tranche.
Motos et cyclomoteurs
Les deux-roues ont leurs propres tranches, qui basculent à 3 000 et 6 000 km, et non à 5 000 et 20 000.
| Motocyclettes | Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,099) + 891 | d x 0,248 |
| 3, 4 ou 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,082) + 1 158 | d x 0,275 |
| Plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,079) + 1 583 | d x 0,343 |
| Cyclomoteurs | Jusqu'à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| Moins de 50 cm³ | d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
Ce que le barème couvre déjà
C'est la source d'erreur la plus fréquente dans les notes de frais : rembourser au barème puis ajouter des lignes qui y sont déjà comprises. Le barème intègre « la dépréciation du véhicule au cours de l'année », les frais de réparation et d'entretien, les pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurance.
Trois postes seulement peuvent s'ajouter, justificatifs à l'appui : « les intérêts d'emprunt (en cas d'achat de véhicule à crédit) ; les frais de péage ; les frais de stationnement ». Tout le reste est déjà dedans.
Le cas de la location tranche dans le même sens : « le loyer payé au titre de la location est couvert par le barème et ne peut donc pas être déduit en plus ». Un salarié en location longue durée n'a donc rien à ajouter au titre du loyer.
Qui a le droit de l'utiliser
Pour une voiture, la condition tient à la propriété : le barème « peut être utilisé si le salarié lui-même est propriétaire ou copropriétaire », ou si le conjoint ou un membre du foyer fiscal l'est.
Pour un deux-roues, cette condition a sauté : « le barème applicable aux deux-roues est désormais utilisable que le salarié soit ou non propriétaire du véhicule ». Une différence de traitement qui surprend, et qui explique quelques refus de remboursement mal fondés.
Côté employeur, le barème est un plafond d'exonération
Pour une entreprise qui indemnise ses salariés, le barème ne sert pas à déduire mais à borner. L'Urssaf le dit sans détour : les allocations forfaitaires versées au salarié qui utilise son véhicule sont « exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques ».
Au-delà de cette limite, la fraction excédentaire redevient du salaire, avec les cotisations correspondantes. Rembourser plus généreusement que le barème n'est donc pas interdit, mais cela coûte davantage que la différence affichée.
Le vrai coût de gestion n'est pas le calcul
Appliquer un coefficient est trivial. Ce qui prend du temps, c'est de savoir quel véhicule, quelle puissance, quel cumul annuel, et de basculer automatiquement de tranche au bon kilomètre, sachant que le passage de la deuxième à la troisième tranche change la formule et pas seulement le taux.
C'est pour cela que la gestion des notes de frais se traite rarement à la main au-delà de quelques collaborateurs itinérants. Notre catalogue en recense 6 solutions publiées sur ce périmètre précis.
Savoir lequel bascule de tranche tout seul, et applique la majoration électrique sans qu'on y pense, se vérifie dans notre comparateur plutôt que sur une page tarifaire.
