La lettre de voiture est le document logistique qui matérialise le contrat de transport routier de marchandises. Elle accompagne l'envoi, identifie les parties et fixe ce qui a été convenu.
Une chose la distingue de la plupart des documents logistiques, et c'est le point que l'on découvre souvent lors d'un contrôle : elle n'est pas un justificatif que l'on produit après coup.
Tout contrat de transport routier de marchandises, intérieur ou international, impose d'établir une lettre de voiture avant l'exécution du transport. Le document précède le déplacement, il ne le documente pas.
Qui l'établit, et ce qu'elle doit porter
Le code de commerce fixe le contenu historique du document, qui doit être daté et signé par l'expéditeur ou par le commissionnaire. C'est de ce côté-là que naît l'obligation, pas du côté du transporteur.
La lettre peut être établie sur papier ou sur support électronique. Mais en version papier, la règle est explicite : au moins un exemplaire doit se trouver à bord du véhicule. Un document parfaitement rempli qui reste au bureau ne remplit pas la condition.
C'est aussi l'un des rares points que le code de commerce impose en propre. Le reste des obligations relève des contrats types, qui s'appliquent à défaut de contrat écrit entre les parties.
Nationale ou CMR : laquelle s'applique
La question revient dans toutes les recherches sur le sujet, et la réponse tient au trajet, pas au choix de l'entreprise.
En transport international au départ, à destination ou en transit par la France, c'est la lettre de voiture internationale CMR, issue de la convention de Genève du 19 mai 1956, qui doit être présentée.
Mais la CMR souffre d'exemptions de droit, prévues à son article 1er, et elles sont plus larges qu'on ne le croit : les transports postaux, funéraires et de déménagement, ainsi que les transports pour compte propre. Un trajet international n'appelle donc pas mécaniquement une CMR.
Deux cas particuliers qui piègent
Le déménagement dispose de sa propre lettre de voiture, établie en quatre exemplaires : la souche, le client avant, le mobilier et le bulletin de livraison. Ce n'est pas une variante de mise en forme, c'est un document distinct.
Le cabotage réserve le piège le plus coûteux. Chaque opération réalisée en France exige sa propre lettre de voiture, en plus de la CMR du transport international qui l'a précédée. Un transporteur qui enchaîne trois opérations de cabotage après son international doit pouvoir présenter quatre documents, pas un.
Le document qu'on confond avec elle
Il existe un autre papier obligatoire, et beaucoup d'entreprises croient qu'il s'agit du même : le document de suivi de l'article L 3222-5 du code des transports.
Il est distinct de la lettre de voiture et sa forme est libre. La conséquence pratique est plutôt bonne : rien n'oblige à créer un second document. L'entreprise peut intégrer ces informations à la lettre de voiture plutôt que d'en émettre un autre.
Le raisonnement inverse, en revanche, ne tient pas. Se dire que la lettre de voiture couvre tout parce qu'elle est le document principal expose à ne rien pouvoir présenter sur le volet qui relève du suivi.
Combien de temps la garder
Les lettres de voiture doivent être conservées deux ans par l'entreprise, afin d'être présentées lors des contrôles en entreprise.
Ce délai vise un contrôle qui ne se passe pas au bord de la route mais dans les locaux, longtemps après la livraison. C'est ce qui rend l'archivage aussi déterminant que le remplissage : un document correct mais introuvable deux ans plus tard vaut un document absent.
La bascule électronique, en cours et en retard
La lettre de voiture électronique internationale, l'e-CMR, n'est pas une pratique tolérée mais un dispositif ratifié. Elle repose sur le protocole additionnel à la CMR signé à Genève le 20 février 2008, publié en France par le décret n° 2017-1 du 3 janvier 2017.
Le cadre s'est élargi depuis. Le règlement européen eFTI, publié le 15 juillet 2020, crée le cadre harmonisé d'échange électronique des informations de transport entre entreprises et administrations, à des fins de contrôle.
Et pourtant, 90 % des documents de transport transfrontaliers en Europe, lettres de voiture comprises, sont encore au format papier. L'écart entre le droit disponible et la pratique réelle est le vrai sujet du moment.
Ce que cela demande à l'outil
Les contraintes vues plus haut se traduisent en exigences très concrètes de système d'information : produire le document avant le départ, en générer un par opération de cabotage, et le retrouver deux ans après.
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Notre comparateur permet de trancher sur deux capacités que les fiches produit mentionnent rarement d'elles-mêmes : la prise en charge de l'e-CMR, loin d'être universelle, et la rétention documentaire, qui doit tenir les deux ans exigés sans manœuvre d'export.
Sources
- Arrêté du 9 novembre 1999 relatif aux documents de transport
- Arrêté du 9 novembre 1999, article 4
- Arrêté du 9 novembre 1999, article 10
- Code de commerce, article L132-9
- Décret n° 2017-1 du 3 janvier 2017, protocole additionnel à la CMR
- DGITM, les documents de transport obligatoires en France
- DGITM, le cabotage routier de marchandises en France
- DGITM, les contrats types de transport routier de marchandises
- Ministère de la Transition écologique, règlement eFTI
