Fichier des écritures comptables : 18 champs, et 5 000 € si l'un manque

Le fichier des écritures comptables ne se prépare pas le jour où l'administration le demande. Il se remet dès le début des opérations de contrôle, et son format est normé au champ près. Notre comparateur liste les solutions du marché et les avis que leurs utilisateurs ont laissés.

Qui est concerné, et quand

Le critère est unique : tenir une comptabilité informatisée. Peu importe la taille, le régime ou le secteur. Dès lors qu'une vérification de comptabilité s'engage, l'entreprise remet une copie de ses fichiers d'écritures comptables sous forme dématérialisée.

La remise intervient au début des opérations de contrôle, pas au fil de la discussion. C'est une pièce d'entrée, pas une pièce de débat.

Dix-huit informations, dans l'ordre

Le fichier reprend l'ensemble des données comptables du système informatisé, mais les dix-huit premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l'ordre, à celles listées par l'article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales.

On y retrouve l'essentiel de ce qui identifie une écriture : le code et le libellé du journal, le numéro et la date de l'écriture, le numéro et le libellé du compte, la pièce justificative et sa date, le libellé de l'opération, les montants au débit et au crédit, le lettrage et sa date, la date de validation, le montant en devise le cas échéant.

L'ordre n'est pas indicatif. Un fichier qui contient les bonnes données dans le mauvais ordre n'est pas conforme.

Deux formats possibles

La copie se transmet, au choix de l'entreprise, sous forme de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée, ou sous forme de fichiers structurés en XML respectant le schéma XSD publié par l'administration.

Le choix appartient à l'entreprise, ce qui signifie aussi que la responsabilité de la conformité lui appartient. Le format retenu par le logiciel n'exonère de rien.

Ce que coûte un fichier manquant, ou faux

Le défaut de présentation de la comptabilité selon ces modalités entraîne une amende de 5 000 €, ou, en cas de rectification et si ce montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Le point que beaucoup ignorent : cette amende ne sanctionne pas seulement l'absence de fichier. La doctrine administrative précise qu'elle sanctionne le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée, mais également la remise de fichiers non conformes aux dispositions de l'article A47 A-1. Un FEC livré dans les temps mais mal structuré est traité comme un FEC absent.

Ce qu'il faut vérifier avant d'en avoir besoin

Trois points suffisent à savoir où l'on en est. Le logiciel produit-il un FEC, et sous quel format ? Ce fichier passe-t-il le test de conformité mis à disposition par l'administration ? Et surtout, les écritures sont-elles validées, puisqu'un FEC ne contient que des écritures définitivement enregistrées ?

Ce dernier point est le plus fréquent en pratique : une comptabilité tenue en brouillard, jamais validée, produit un fichier vide ou incomplet.

Le FEC comme outil de contrôle interne

Rien n'oblige à attendre une vérification pour l'éditer. Le générer une fois par an, à la clôture, permet de détecter ce qu'une balance ne montre pas : des écritures non lettrées qui s'accumulent, des libellés vides, des pièces justificatives non référencées, des séquences de numérotation interrompues.

C'est aussi le moyen le plus simple de vérifier qu'un changement de logiciel n'a pas laissé de trou dans l'historique.

Ce que cela demande à un outil

Produire un FEC conforme n'est pas une option de confort : c'est une fonction que tout logiciel de comptabilité doit assurer, avec le bon ordre de champs, un export dans les deux formats admis, et un contrôle de validation des écritures avant génération.

Notre comparateur référence 56 logiciels de comptabilité, dont les 55 offres facturées par mois relevées vont de 2,49 € à 199 € HT. Le marché se lit plus vite dans notre comparateur, qui réunit fiches et avis publiés.

Sources

Livre des procédures fiscales, article L47 A (remise du fichier) et article A47 A-1 (dix-huit informations, formats). Code général des impôts, article 1729 D (amende). BOFiP, remise d'une copie des fichiers des écritures comptables (§ 280, sanction des fichiers non conformes). impots.gouv.fr, fichiers standards des écritures comptables. Consultés le 20 août 2026.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le fichier des écritures comptables ?

C'est la copie dématérialisée des écritures comptables qu'une entreprise en comptabilité informatisée remet à l'administration au début d'une vérification de comptabilité.

Combien de champs comporte un FEC ?

Les dix-huit premières informations sont obligatoires et doivent figurer dans l'ordre fixé par l'article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales.

Quel format doit avoir le fichier ?

Au choix de l'entreprise : un fichier à plat à organisation séquentielle et structure zonée, ou un fichier XML conforme au schéma publié par l'administration.

Que risque-t-on en cas de FEC absent ou non conforme ?

Une amende de 5 000 €, ou une majoration de 10 % des droits rappelés si ce montant est supérieur. La sanction vise aussi les fichiers remis mais non conformes.

Peut-on générer un FEC en dehors d'un contrôle ?

Oui, et c'est recommandé. L'éditer à la clôture permet de repérer des anomalies qu'une balance ne révèle pas, comme des écritures non lettrées ou des numérotations interrompues.