Le document unique d'évaluation des risques professionnels est obligatoire dans toutes les entreprises dès l'embauche du premier salarié. Cette obligation ne suppose ni logiciel QHSE, ni prestataire, ni modèle payant, et c'est le premier malentendu à lever avant d'aller comparer quoi que ce soit.
Le contenu minimal imposé tient en une ligne : un inventaire des risques par unité de travail. Au-delà, aucun formalisme n'est imposé, ni modèle, ni date, ni signature. Service-public le confirme sans ambiguïté, il n'existe aucun modèle imposé par le code du travail.
Le mot « unique » ne veut pas dire un seul document
C'est l'un des contresens les plus répandus. « Unique » qualifie le fait de rassembler l'évaluation des risques dans un support identifié, pas l'obligation de tenir un seul fichier pour toute l'entreprise : un DUERP par établissement est possible.
Pour une entreprise multi-sites, la question n'est donc pas de savoir si l'on a le droit de scinder, mais de savoir si les unités de travail sont réellement distinctes.
La mise à jour : deux régimes que la plupart des pages confondent
La règle annuelle est citée partout sans sa condition, et c'est une erreur qui inquiète inutilement les très petites structures.
La mise à jour annuelle ne vise que les entreprises d'au moins 11 salariés. En dessous de ce seuil, elle n'est pas exigée à échéance fixe.
En revanche, une obligation s'applique à toutes, TPE comprises : la mise à jour lors d'un aménagement important. Un changement d'organisation, un nouvel équipement, un nouveau local déclenchent l'obligation quel que soit l'effectif, et sans attendre l'échéance.
Deux autres obligations se sont ajoutées et sont souvent oubliées : depuis le 31 mars 2022, le CSE doit être consulté sur le DUERP et ses mises à jour, et le document doit être transmis au service de prévention et de santé au travail à chaque mise à jour.
Une conservation de quarante ans, et un portail qui n'existe pas
Le point le plus contraignant du dispositif est sa durée : le DUERP et ses versions successives se conservent au minimum 40 ans. Ce n'est pas une durée d'archivage administratif, c'est une durée de traçabilité des expositions, qui suit la vie professionnelle des salariés.
Quarante ans de versions successives est précisément ce qu'un fichier bureautique ne garantit pas : il faut pouvoir prouver quelle version était en vigueur à quelle date, y compris pour un salarié parti depuis longtemps.
Et voici l'anomalie que ne mentionne aucune page du sujet : le dépôt du DUERP sur un portail numérique est prévu par le code du travail, mais le portail n'existe pas. L'obligation est écrite, son support n'a jamais été livré. Inutile donc de chercher où déposer son document, ni de payer un prestataire qui prétendrait s'en charger.
Ce qui découle du DUERP selon la taille
L'évaluation ne s'arrête pas à l'inventaire, elle débouche sur des actions, et la forme change au seuil de 50 salariés.
En dessous de 50 salariés, la liste des actions de prévention se consigne dans le DUERP lui-même. À partir de 50, le document débouche sur un programme annuel distinct, le Papripact.
Un troisième usage, moins connu, en fait un document à conséquences financières : les annexes du DUERP alimentent la déclaration au compte professionnel de prévention. Un DUERP mal renseigné se paie donc au-delà du risque de sanction.
Sanction qui existe bel et bien : l'absence de DUERP ou de mise à jour est une contravention de 5e classe.
La voie gratuite, et elle est officielle
Puisque le sujet est aussi cherché sous l'angle du coût, autant donner la réponse complète : l'INRS met à disposition des outils en ligne gratuits qui éditent le document unique et le plan d'actions.
Leur accès ne demande qu'une adresse électronique, même anonyme, et aucune installation. Pour une TPE mono-site avec des risques stables, c'est une réponse suffisante, et il serait malhonnête de prétendre le contraire.
À partir de quand un outil se justifie
Le basculement ne tient pas à la rédaction du document, que les outils gratuits couvrent, mais aux trois obligations qui l'entourent et qui vivent dans le temps.
La conservation datée de quarante ans de versions successives, d'abord. La traçabilité de la consultation du CSE et de la transmission au service de santé au travail, ensuite. Et la cohérence entre plusieurs établissements, si l'entreprise en compte plusieurs.
Ces trois besoins n'apparaissent pas la première année, ce qui explique pourquoi beaucoup d'entreprises commencent gratuitement puis s'équipent. Notre catalogue recense 12 solutions publiées sur ce périmètre. Une seule y affiche publiquement son tarif, ce qui interdit d'en tirer une fourchette fiable : sur ce marché, le prix se demande.
Une seule question départage vraiment les solutions, et ce n'est pas la richesse du formulaire de saisie : savoir restituer la version du DUERP en vigueur à une date donnée, dix ou vingt ans plus tard. C'est ce que les fiches de notre comparateur permettent de trancher.
