Le bilan de compétences est le seul dispositif de formation dont l'employeur finance parfois le coût sans jamais en connaître le contenu. Trois règles en font un objet à part, et elles surprennent régulièrement les services RH : il ne peut pas être réalisé en interne, ses résultats appartiennent au seul salarié, et le refus d'y participer est expressément protégé.
Comprendre ces trois points évite la maladresse la plus courante, celle qui consiste à traiter le bilan comme une formation ordinaire du plan de développement des compétences.
Ce que le bilan produit, et en combien de temps
L'objectif tient en une phrase : « analyser les compétences professionnelles et personnelles du salarié et de définir un projet professionnel », le cas échéant assorti d'un projet de formation.
Le format est encadré. « La durée du bilan de compétences est de 24 heures maximum », ce qui en fait un accompagnement court, généralement étalé sur quelques semaines. Le déroulé, lui, suit trois temps : une « phase préliminaire » d'analyse de la demande, une phase d'investigation où le projet se construit et se vérifie, puis une phase de conclusion. Celle-ci « se termine en vous présentant un document de synthèse et les résultats détaillés ».
L'employeur ne verra jamais les résultats
C'est la règle la plus mal connue, et la plus tranchée : « les résultats du bilan sont votre seule propriété. Ils ne peuvent pas être communiqués sans votre accord ». Sans accord écrit du salarié, ni le manager, ni la DRH, ni le dirigeant qui a payé la prestation n'y a droit.
La conséquence pratique est nette. Un employeur qui finance des bilans en espérant y lire une cartographie des compétences de ses équipes se trompe d'outil : il finance un accompagnement individuel dont il n'aura, légalement, aucun retour. La seule chose qu'il peut suivre, c'est que le bilan a eu lieu.
Le prestataire, lui, « doit conserver pendant 3 ans le document de synthèse ». Ce n'est pas une durée de conservation employeur, c'est une obligation qui pèse sur l'organisme, et le salarié peut le lui redemander pendant cette période.
Le faire en interne est interdit
La règle est explicite : « l'employeur ne peut pas réaliser lui-même de bilan de compétences pour ses salariés ». Une entreprise dotée d'un organisme de formation interne, ou d'un service RH formé aux méthodes d'évaluation, n'y échappe pas.
Et c'est le salarié qui choisit le prestataire, en fonction du lieu, du prix, du rythme et des évaluations laissées par les précédents bénéficiaires. Un employeur peut recommander, il ne peut pas imposer.
Deux voies d'entrée, deux jeux de délais
Selon qui prend l'initiative, la procédure n'a rien à voir, et confondre les deux fait perdre des semaines.
À l'initiative du salarié, via le compte personnel de formation, l'employeur n'est concerné que si le bilan empiète sur le temps de travail. Dans ce cas il « dispose d'un délai de 30 jours calendaires pour vous donner sa réponse ». Hors temps de travail, il n'a pas à être informé du tout. Deux conditions encadrent cette voie : n'avoir bénéficié d'aucun bilan financé sur fonds publics au cours des cinq dernières années, et mobiliser « au maximum 1 600 € inscrits sur votre CPF ».
À l'initiative de l'employeur, dans le plan de développement des compétences, l'accord du salarié est obligatoire et formalisé : le bilan « fait l'objet d'une convention écrite entre l'employeur, vous et l'organisme prestataire ». Le salarié dispose alors de dix jours pour la retourner signée, et « l'absence de réponse de votre part à la fin de ce délai vaut refus de conclure la convention ». Le silence ne vaut donc jamais acceptation, c'est l'inverse de l'intuition administrative habituelle.
Le refus ne se sanctionne pas
Un salarié peut refuser sans se justifier, et la protection est écrite noir sur blanc : « votre refus n'est ni une faute, ni un motif de licenciement ».
Cette phrase mérite d'être connue des managers autant que des RH. Proposer un bilan à un collaborateur en difficulté est légitime, mais l'insistance, ou le fait de porter le refus au dossier, expose l'entreprise bien plus qu'elle ne l'aide.
Ce qu'il reste à tracer côté RH
Puisque le contenu échappe à l'employeur, la gestion des ressources humaines se limite à quelques éléments, tous formels mais tous opposables : l'existence de la convention tripartite, la date de l'accord du salarié, le respect du délai de dix jours ou de trente jours selon la voie, le rattachement au bon dispositif de financement, et l'imputation des heures au temps de travail ou non.
C'est peu de choses sur un dossier, et beaucoup sur cinquante. C'est là que l'outillage sert, non pour stocker des résultats qu'on n'a pas le droit d'avoir, mais pour prouver que la procédure a été respectée. Dans notre catalogue de 48 logiciels SIRH publiés, les 15 offres facturées au mois vont de 2,50 € à 385 € HT, un écart qui tient au périmètre couvert bien plus qu'au module de formation.
Un logiciel de SIRH se juge sur ce qu'il fait des cas particuliers, et notre comparateur documente ce que chacun couvre, fiches et avis d'utilisateurs à l'appui.
