Tout projet de refonte de site internet commence par la rédaction d’un cahier des charges. C’est un passage obligé, surtout si vous souhaitez confier la refonte à un prestataire : une agence ou des freelances. Support de vos échanges avec le prestataire, le cahier des charges vous aidera à trouver le professionnel qui comprendra parfaitement votre besoin et sera capable d’y répondre. Et vous allez voir, la rédaction du cahier des charges va vous aider à bien structurer l’expression de votre besoin, à bien définir ce que vous voulez obtenir. C’est un travail stimulant !
Nous avons réalisé un exemple de cahier des charges au format GDoc dont vous pouvez librement vous inspirer pour concevoir le vôtre. Il est téléchargeable gratuitement. Ce modèle de cahier des charges refonte de site internet est éditable, 100% personnalisable et peut être transformé en PDF.
Notre modèle de cahier des charges gratuit pour organiser votre projet de refonte de site web
Le cahier des charges que nous mettons gratuitement à votre disposition se présente sous la forme d’un document GDoc structuré, et doté d’exemples concrets pour vous aider à construire votre propre cahier des charges. Nous vous invitons à télécharger ce modèle, à l’adapter à votre guise, et à remplacer tous les éléments par vos propres informations. Nous vous présentons sous-dessous les principales rubriques du cahier des charges refonte de site internet.
Présentation générale de votre entreprise
Votre futur prestataire a besoin de bien vous connaître afin de concevoir un nouveau site à votre image. La première étape de votre cahier des charges pour la refonte de votre site internet, est donc votre présentation. Mettez en avant les caractéristiques essentielles de votre entreprise (sa taille, son secteur d’activité, votre secteur géographique, etc…). Expliquez également comment fonctionne votre entreprise, quels sont vos produits ou vos services, et quel est votre modèle économique. Vous pouvez également identifier vos principaux concurrents, et votre place sur le marché.
Puisqu’il s’agit d’une refonte de site web, c’est aussi l’occasion de parler de votre site existant. Donnez un lien vers le site, et commencez à expliquer ce que sont, d’après vous, ses points forts et ses points faibles. Pensez à indiquer sur quel CMS est développé votre site, qui a la main pour y apporter des modifications, qui l’a conçu, et comment il est hébergé.
Si vous souhaitez doter votre entreprise d’un site ecommerce, ou d’une application mobile, consultez nos exemples :
Présentation du projet
Dans cette partie de votre cahier des charges de refonte de site web, vous allez passer aux choses sérieuses ! Il est temps de détailler les raisons pour lesquelles vous souhaitez apporter des modifications à votre site, et délimiter le cadre d’action de votre futur prestataire.
Dans un premier temps, décrivez vos objectifs, et n’hésitez pas à quantifier vos attentes en termes de trafic sur votre site, de chiffre d’affaires, de taux de rebond, etc… Renseignez votre prestataire sur les raisons qui vous poussent à effectuer une refonte de votre site, et sur les problèmes qu’il va devoir résoudre.
C’est aussi le moment de présenter votre audience-cible. Vous pouvez réaliser un persona de votre client type afin de le personnifier. Ce persona aide votre prestataire à vous guider dans le choix du design et du contenu de votre site internet.
Présentez aussi les autres acteurs de votre projet. Vous pouvez avoir recours à des rédacteurs, à des webdesigners, à des agences de communications, pour vous aider à concevoir votre nouveau site internet. Il est important que tous les prestataires sachent avec qui ils vont être amenés à collaborer, afin de connaître avec précision leur champ d’action.
Délimitez également votre projet dans le temps. Présentez un planning précis qui détermine la date souhaitée pour le lancement de votre site.
Le petit conseil de La Fabrique du Net
Faites attention à ne pas trop vous fier à votre intuition pour la refonte de votre site internet, votre cahier des charges doit être réaliste et reposer sur des éléments concrets. Vous devez respecter 4 étapes fondamentales pour réussir votre refonte de site web : évaluer les attentes de vos visiteurs, faire une maquette de votre site, tester votre prototype de site, analyser les performances de votre site internet.
Exigences fonctionnelles
Vous avez sans doute des attentes en termes de fonctionnalités, et il est important d’en faire part à votre prestataire. Si vos attentes ne sont pas précises, celui-ci pourra sans doute vous conseiller sur les fonctions essentielles que votre site devrait comporter. Pour trouver de l’inspiration, consultez les meilleurs sites de vos concurrents directs, et relevez tout ce qui devrait être possible de faire sur votre propre site.
Indiquez dans votre cahier des charges si vous souhaitez une refonte totale de votre site web, ou si vous souhaitez garder quelques éléments, notamment au niveau de son arborescence. Préparez également votre référencement en identifiant les pages à fort potentiel, et en évaluant la vitesse idéale de chargement de chacune d’elles (ceci définit les limites de poids de vos visuels).
Il est également important de noter ce que vous attendez de votre back office : sur quoi vous voudrez avoir la main, combien de personnes devront avoir des accès, et quels seront leurs droits. Étant donné que votre site est déjà en ligne, vous disposez sans doute d’un hébergement, mais répond-il à vos attentes en matière de sécurité, de volume de stockage, etc…
Le petit conseil de La Fabrique du Net
Pour évaluer vos attentes au niveau fonctionnel, utilisez votre persona, et listez tout ce qui est important pour vos visiteurs. Nous avons réalisé un guide détaillé pour vous permettre de mener à bien la refonte de son site web, consultez-le sans tarder si vous ne savez pas exactement quelles fonctionnalités vous sont utiles.
Design & UX
La conception du design peut être partagée par deux prestataires : une agence de communication digitale pour la maquette, et une agence web pour la réalisation de votre site. Mais il est souvent bien plus simple de confier cette tâche à un seul prestataire, pour éviter des désaccords ou incompréhensions.
Pour le design, vous pouvez à nouveau vous inspirer d’autres sites internet qui cartonnent, et qui vous plaisent. Mais restez réaliste, plus un design est complexe, plus il vous coûtera cher. Pourtant, le design ne produit pas un important retour sur investissement. Il est préférable de choisir un design épuré, simple à mettre en place, mais moderne afin de garantir une bonne expérience utilisateur, et misez plutôt sur la facilité de navigation et l’ergonomie.
Le petit conseil de La Fabrique du Net
Le design d’un site web a en effet un coût considérable, mais ce n’est pas le seul poste de dépense. Le coût de la refonte de votre site web est composé du nom de domaine, de l’hébergement, du contenu, du référencement, du CMS, etc…
Déroulement de l’appel d’offres
Il est temps d’identifier comment vous allez procéder au choix de votre prestataire. Pour commencer, établissez un planning qui vous mène du début de vos recherches jusqu’au choix final. Vous pouvez arrêter des dates pour la diffusion de votre appel d’offre, la réception des réponses, la fin de votre période de réflexion…
Répertorier également quels seront vos critères de sélection (les références des prestataires, leurs précédentes réalisations, leurs compétences, leurs méthodes de travail, etc…). Vous commencez ainsi à affiner votre recherche de prestataire en fonction de leurs profils.
Le petit conseil de La Fabrique du Net
En mettant en concurrence plusieurs prestataires, vous aurez plusieurs offres tarifaires, mais également plusieurs résultats possibles pour la refonte de votre site. En effet, malgré une demande unique basée sur votre cahier des charges de refonte, votre site internet prendra un aspect différent en fonction des méthodes de travail du prestataire, et de ses compétences.
Annexes
Dans les annexes de votre cahier des charges de refonte de site internet, glissez des images et des pdf de maquettes de sites, et des captures d’écran de sites qui vous inspirent. N’hésitez pas à ajouter toutes les informations qui vous semblent utiles à porter à la connaissance de votre futur prestataire.
L’utilité d’établir un cahier des charges pour la refonte de votre site internet
Un outil incontournable pour évaluer vos besoins et vos attentes
Votre cahier des charges de refonte de site internet n’a pas pour unique vocation de servir à exposer votre projet à vos prestataires éventuels. C’est aussi l’occasion de formuler ce projet, d’en prévoir les moindres détails, et d’en dessiner les contours.
Concrètement, pour vous, ce cahier des charges permet de faire le point sur :
- Le contenu de votre site : Vous pouvez hiérarchiser par ordre d’importance les pages web à conserver et à mettre en avant.
- L’aspect technique et fonctionnel : C’est important également de hiérarchiser vos attentes en matière de fonctionnalités, et de définir les éléments de back office, d’hébergement et les différentes options de votre site, comme les langues dans lesquelles il devra être traduit par exemple. De cette façon vous déterminez ce qui est fondamental, et ce qui peut être relégué au second plan, voire être réalisé plus tard.
- Le design de votre site : Faites un tour d’horizon de ce qui se fait sur les autres sites internet, et de ce qui vous plaît vraiment. Définissez également vos possibilités budgétaires, car le design a un coût non négligeable. Vous pourrez ainsi identifier clairement vos possibilités et monter un projet réaliste au niveau de l’esthétique de votre site web.
Un document de base pour communiquer efficacement avec votre prestataire
Évidemment, votre cahier des charges vous permet d’exposer en détail la refonte de votre site à laquelle vous prétendez.
En amont de la collaboration
Avant de faire le choix de votre prestataire, ce document vous permet de mettre noir sur blanc vos besoins et vos ambitions pour votre futur site web. Vous gardez ainsi une trace écrite de votre projet. Ce document vous sert à choisir les prestataires les plus compétents pour le mener à bien, et vous permet d’échanger avec eux de façon précise. D’ailleurs, il est recommandé de leur confier ce document dès le premier contact, afin qu’ils valident la faisabilité de votre projet, et qu’ils vous conseillent au mieux pour atteindre vos objectifs.
Pendant la collaboration
Pour le prestataire, ce cahier des charges permet de délimiter son champ d’action, et de suivre les étapes de développement de votre nouveau site web. Le prestataire peut se servir de ce document comme d’un guide dont il validera chaque étape au fur et à mesure de l’avancement de votre projet.
Un document juridique recevable en cas de conflit avec le prestataire
Quelques fois, malheureusement, la collaboration ne se termine pas comme prévu. Il se peut que le prestataire ne réalise pas sa mission, ou qu’il n’arrive pas au résultat escompté. Dans le cas d’un conflit qui s’engagerait entre vous et votre prestataire, votre cahier des charges accepté en amont par le prestataire peut vous servir d’appui, au niveau juridique, pour obtenir réparation.
Le petit conseil de La Fabrique du Net
Pour éviter les désaccords avec votre prestataire, suivez de près votre refonte, étape par étape, et gardez à l’esprit les éléments-clés de la réussite de la refonte de site web que nous avons mis à votre disposition.
Deux questions fondamentales au sujet de la rédaction de ce cahier des charges pour la refonte de votre site web
Sous quelle forme doit se présenter le cahier des charges ?
Pour la refonte de votre site internet, votre cahier des charges doit reprendre tous les éléments susmentionnés, que vous retrouverez dans notre exemple de cahier des charges à télécharger. Celui-ci doit être clair, structuré et suffisamment détaillé. Pour être dynamique et facile à comprendre, il doit contenir des éléments visuels (images, maquettes, captures d’écran…). Vous pouvez remettre à votre prestataire votre cahier des charges de refonte de site web au format pdf, ou au format Gdoc avec la possibilité d’ajouter des suggestions et des commentaires. L’envoi dématérialisé est un vrai gain de temps, et vous permet d’échanger facilement sur votre projet avec votre prestataire.
Qui rédige votre cahier des charges de refonte de site web ?
La rédaction d’un tel document requiert de la rigueur et de la méthodologie. Choisissez un collaborateur, ou un rédacteur spécialisé qui saura retranscrire clairement et avec justesse votre projet. Idéalement, la personne qui rédige doit connaître votre entreprise, et ses spécificités sur le bout des doigts.
Dans les PME et dans les TPE, très souvent, c’est le porteur du projet qui rédige ce type de document, ou du moins qui en fait la première ébauche. En tant que chef d’entreprise, vous êtes le mieux placé pour expliquer ce que vous attendez de la refonte de votre site internet dans votre cahier des charges.
Pour aller plus loinSi le sujet de la refonte de site web vous intéresse, je vous invite fortement à parcourir aussi ces pages :
Télécharger notre modèle de Cahier des Charges – Refonte de site internet
À présent, vous avez toutes les clés pour partir à la recherche de vos prestataires. Il ne vous reste plus qu’à télécharger le modèle de cahier des charges de refonte de site internet que nous mettons à votre disposition gratuitement.
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