Les points à connaître avant de se lancer dans la comptabilité d’une association

La comptabilité d’une association ne doit pas être prise à la légère, c’est même un élément crucial. C’est notamment la garantie de sa transparence et de sa gestion saine. Que vous soyez un membre actif d’une association, un dirigeant, ou simplement intéressé par le monde associatif, comprendre les bases de la comptabilité associative est crucial.

Cet article vous offre un aperçu clair et concis des principes fondamentaux, des obligations légales, et des meilleures pratiques pour une gestion financière efficace.

L’essentiel à retenir

Voici les grandes lignes à retenir pour démarrer dans la comptabilité associative :

• Obligation légale vs. recommandation : Il faut comprendre quand et pourquoi la tenue d’une comptabilité est obligatoire pour certaines associations et simplement fortement recommandée pour d’autres.
• Types de comptabilité : Il existe des différences entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement. Vous devez savoir comment choisir celle adaptée à votre association.
• Le plan comptable des associations : Ce document spécifique guide la classification et la gestion des mouvements financiers de votre association.
• Documents comptables essentiels : Il est important d’identifier les documents tels que le bilan, le compte de résultat et l’annexe, et leur rôle dans la transparence financière.
• Logiciels et outils : Logiciels de comptabilité permettent de simplifier, préciser et automatiser la gestion financière de votre association.
• Conséquences d’une gestion inadéquate : Il est essentiel de prendre conscience des implications légales, financières et de crédibilité d’une comptabilité mal tenue.

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La comptabilité des associations, une obligation ?

La comptabilité d’une association n’est pas toujours une obligation légale, mais elle est fortement recommandée.

Pour les associations qui reçoivent des subventions publiques ou qui réalisent un certain chiffre d’affaires, la tenue d’une comptabilité devient impérative.

Elle permet de présenter de manière transparente l’utilisation des fonds et de justifier les dépenses et les recettes. Même si la tenue d’une comptabilité n’est pas toujours obligatoire, elle s’avère nécessaire pour une gestion saine et transparente.

Les seuils d’obligation de tenir une comptabilité pour une association sont principalement déterminés par la taille de l’association, la source de ses financements, son activité et l’exercice ou non d’une activité lucrative. Voici quelques critères spécifiques :

• Associations bénéficiant d’aides publiques annuelles supérieures à 153 000 euros ou de dons dépassant ce même montant.
• Associations ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois conditions suivantes : un bilan supérieur à 3.100.000 euros, un bilan de plus de 1.550.000 euros, ou des effectifs dépassant 50 salariés. Des obligations comptables renforcées sont applicables aux associations dont l’effectif salarié est supérieur à 300 salariés et dont le montant du chiffre d’affaires ou des ressources est supérieur à 18.000.000 euros.
• Associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée.
• Associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 euros.
• Associations reconnues d’utilité publique.
• Associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui, de ce fait, font l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément (sauf si une loi précise ces conditions).
• Associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté.
• Associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social.
• Groupements politiques et les associations de financement électoral.
• Groupements sportifs sous forme d’association à statut particulier, et les fédérations sportives.

Les solutions pour tenir une comptabilité associative

Les associations disposent de plusieurs options pour gérer leur comptabilité, chacune avec ses avantages et ses inconvénients.

Le choix dépendra des ressources et des compétences disponibles au sein de l’association. Les besoins spécifiques de chaque association en matière de gestion financière déterminent également la solution privilégiée.

Faire appel à un expert-comptable

Les experts-comptables offrent une expertise approfondie en comptabilité, fiscalité, et droit social. Ils peuvent gérer la comptabilité de manière complète, préparer les documents financiers et assurer la conformité fiscale et légale.

Ils fournissent également des conseils stratégiques pour la croissance et la prospérité de l’association. Leur rôle va au-delà de la simple tenue des comptes. Ils sont des partenaires de confiance pour les décisions stratégiques.

Engager un expert-comptable représente tout de même un coût qui peut être significatif pour certaines associations. Surtout pour les petites qui ont généralement des budgets limités.

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Utiliser des logiciels de comptabilité

Les logiciels de comptabilité offrent une gamme de fonctionnalités pour simplifier la gestion des comptes généraux, le suivi des transactions financières, le rapprochement bancaire automatique, la gestion des clients et des fournisseurs. Certains logiciels de comptabilité permettent aussi la gestion des ressources humaines.

Ils permettent une saisie précise des données, facilitent le suivi financier, et peuvent générer des rapports détaillés pour une analyse approfondie des finances. De plus, certains logiciels offrent des fonctionnalités adaptées spécifiquement aux besoins des associations.

Bien que les logiciels puissent grandement simplifier la comptabilité, leur utilisation efficace nécessite une certaine connaissance en comptabilité. De plus, le coût de certains logiciels peut être un obstacle pour les petites associations. Il faut choisir un logiciel de comptabilité adapté aux besoins de votre association.

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Se former à la comptabilité des associations

Se former à la comptabilité permet aux membres de l’association de gérer eux-mêmes les finances. Cette solution peut être économique à long terme. Cela renforce également la compréhension et le contrôle interne sur les finances de l’association.

Cette formation vous permet également de prendre plus facilement en main votre logiciel de comptabilité, ou de mieux préparer vos documents comptables afin de réduire les frais d’honoraires de votre expert-comptable.

La comptabilité peut être complexe et exigeante. Se former adéquatement prend du temps et des ressources, et il peut y avoir un risque d’erreurs si la formation n’est pas suffisamment approfondie. Il est important de choisir une formation de bonne qualité et adaptée aux besoins d’une association.

Comment sont configurés les comptes annuels d’une association ?

Les comptes annuels d’une association se composent généralement du bilan, du compte de résultat et, dans certains cas, d’une annexe. Ces documents reflètent la situation financière de l’association et sont essentiels pour les membres, les donateurs et les autorités.

Le bilan

Le bilan est une photographie à un instant T de ce que possède l’association (actif) et de ce qu’elle doit (passif) :

• L’Actif : Cela représente tout ce que l’association possède. Cela inclut les actifs immobilisés comme les bâtiments, le matériel et les véhicules, ainsi que les actifs circulants tels que les liquidités en banque, les stocks et les créances (sommes dues par les tiers). Les actifs spéciaux, comme les fonds dédiés ou les subventions à utiliser, peuvent également être inclus, reflétant les particularités des associations.
• Le Passif : Cela montre ce que l’association doit. Cela comprend les dettes à court terme comme les factures fournisseurs non payées, les dettes à long terme comme les prêts bancaires, et les fonds propres qui représentent les réserves et les excédents accumulés au fil des ans. Les passifs spéciaux peuvent inclure des fonds affectés à des projets spécifiques.

Le bilan offre ainsi une image instantanée de la santé financière de l’association à la fin de l’exercice comptable, permettant aux membres, donateurs et autorités de comprendre où l’association se situe financièrement.

Le compte de résultat

Le compte de résultat, quant à lui, est un état financier qui résume les revenus et les dépenses de l’association sur une période donnée, généralement un an. Il permet de comprendre comment l’association a généré ses ressources et comment elles ont été utilisées. Voici ses composantes principales :

• Les Revenus : Cela peut inclure les cotisations des membres, les subventions reçues, les revenus des activités commerciales, les dons, et autres. Pour les associations, des comptes spécifiques comme « Engagements à réaliser sur ressources affectées » peuvent être inclus pour suivre les fonds reçus pour des projets spécifiques.
• Les Dépenses : Cela comprend tous les coûts encourus par l’association pour mener à bien ses activités. Cela peut inclure les coûts des biens vendus, les salaires, les frais de location, les coûts administratifs, et plus encore. Les dépenses sont souvent classées en fonction de leur nature ou de leur fonction. Le compte de résultat offre une vue claire sur la performance financière de l’association, montrant si elle a opéré à perte ou à profit pendant l’exercice.
• L’Annexe : Dans certains cas, les comptes annuels peuvent également inclure une annexe. C’est un document qui fournit des informations supplémentaires et des clarifications sur les chiffres présentés dans le bilan et le compte de résultat. L’annexe peut inclure des détails sur les méthodes comptables utilisées, des explications sur des postes significatifs, des informations sur les engagements financiers non reflétés dans le bilan, et d’autres informations pertinentes pour une compréhension complète des états financiers.

Ensemble, ces documents offrent une image complète et transparente de la situation financière de l’association. Cette transparence est essentielle pour la prise de décision interne, la confiance des donateurs et des membres, et le respect des obligations légales.

Quel type de comptabilité choisir pour une association ?

Le choix entre la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie dépendra de la taille de l’association, de ses obligations légales et de ses activités.

Comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement enregistre les recettes et les dépenses au moment où elles sont engagées, indépendamment de leur paiement. Elle offre une vision plus précise de la situation financière réelle de l’association.

Cette méthode est plus complexe. Elle permet cependant une meilleure anticipation des fonds disponibles. Elle est obligatoire pour les associations qui paient leurs fournisseurs à crédit.

Comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie enregistre les recettes et les dépenses au moment de leur mouvement effectif.

Plus simple, elle convient particulièrement aux petites associations qui n’ont pas d’obligations comptables complexes. Cependant, elle ne permet pas de prendre en compte les dépenses et les recettes prévues.

Qu’est-ce que le plan comptable des associations ?

Le plan comptable des associations est un outil indispensable pour une gestion financière efficace et transparente. Il s’agit d’un document qui répertorie et classe tous les comptes utilisés pour enregistrer les mouvements financiers.

Il assure les éléments suivants :

• Uniformité et Clarté : Le plan comptable assure une uniformité dans la présentation des comptes. Cette standardisation facilite la compréhension et l’analyse des états financiers pour tous, y compris les auditeurs, les donateurs et les autorités réglementaires. Peu importe la taille ou le type de l’association, les mêmes types de transactions seront enregistrées de manière cohérente.
• Facilitation de la Gestion Financière : Avec un système de comptes bien défini, les associations peuvent suivre efficacement leurs revenus et dépenses, gérer leur trésorerie, prévoir leur budget et prendre des décisions basées sur des données financières précises.
• Conformité Légale et Réglementaire : Certaines associations, en particulier celles qui reçoivent des subventions publiques ou qui ont une activité économique significative, sont tenues de tenir une comptabilité conforme au plan comptable général associatif. Cela garantit le respect des lois et réglementations financières pertinentes.
• Adaptation aux Spécificités Associatives : Le plan comptable des associations est spécialement conçu pour répondre aux besoins uniques de ces entités. Il inclut des comptes pour les dons, les subventions, les cotisations et autres formes de revenus spécifiques aux associations. Il peut également suivre les fonds affectés à des projets spécifiques ou les restrictions sur certains fonds.
• Analyse et Reporting : Un plan comptable adapté permet aux associations de préparer facilement des rapports financiers détaillés et significatifs. Cela peut inclure des rapports sur l’utilisation des fonds, des bilans annuels, et plus encore, essentiels pour maintenir la confiance des membres et des partenaires financiers.