Comment les agences pilotent leurs clients et leurs campagnes avec HubSpot CRM

Dans une agence marketing, tout va vite : un brief client le matin, une relance l’après-midi, un reporting à boucler le soir. Et quand chaque projet vit dans son propre fichier ou son outil dédié, la vision d’ensemble se perd.

HubSpot CRM remet de l’ordre dans ce chaos. En centralisant les clients, les campagnes et les performances dans un seul espace, il devient le cockpit de votre agence : chaque contact, chaque deal, chaque email est relié au bon projet.

Ce guide vous montre concrètement comment utiliser HubSpot CRM pour suivre vos clients et vos campagnes en temps réel, automatiser les actions répétitives et piloter la performance de chaque compte sans tableur.

👉 Essayez gratuitement HubSpot CRM et découvrez comment transformer votre gestion client en machine à efficacité.

Pourquoi HubSpot CRM s’adapte parfaitement aux agences marketing

Pour une agence, gérer un portefeuille client, c’est piloter plusieurs mini-entreprises à la fois : campagnes en cours, devis, briefs, tâches internes, relances commerciales… Sans un système centralisé, tout se fragmente — et la productivité s’effondre.

Avec la plateforme HubSpot, tout est connecté : vos clients, vos contacts, vos deals, vos campagnes et même vos reportings. Le CRM devient un véritable centre de pilotage, taillé pour le modèle multi-clients et multi-projets.

Voici pourquoi il s’intègre naturellement à la réalité d’une agence :

• Vue 360° des clients : chaque fiche centralise les contacts, deals, emails, factures, documents et campagnes associées.
• Gestion multi-projets : suivez vos missions, pipelines et opportunités client par statut ou par chef de projet.
• Collaboration fluide : grâce aux permissions et aux vues personnalisées, chaque équipe (marketing, commerciale, compte client) ne voit que ses clients et ses tâches.
• Reporting partagé : les dashboards HubSpot permettent d’afficher, en temps réel, la performance de chaque campagne ou compte client.

Chiffre à connaître

87 % des agences déclarent que l’automatisation CRM améliore directement leur productivité et la qualité de leurs reportings (source : Hubspot).

Structurer HubSpot CRM pour une agence : la bonne configuration de base

Avant de profiter pleinement d’HubSpot, il faut poser les bonnes fondations.

Pour une agence marketing, l’objectif n’est pas de suivre des “ventes” mais des projets clients. D’où l’importance de configurer votre espace de travail à l’image de votre activité.

1. Créez un pipeline “Projets clients”

Dans CRM → Transactions, créez un nouveau pipeline dédié à la gestion de vos missions.

👉 Ici, chaque transaction correspond à un projet client, et non à une opportunité commerciale.

Ce pipeline devient le tableau de bord de production de l’agence. Vous pouvez suivre la progression de chaque mission, les points de blocage, et le statut global de votre portefeuille client.

Exemples de stades adaptés au cycle d’une agence :

• Brief reçu — le client a partagé son besoin ou son appel d’offres,
• Stratégie validée — la proposition est approuvée, la mission démarre,
• Campagne en cours — exécution et suivi des actions,
• Reporting livré — résultats partagés au client,
• Projet terminé — mission clôturée et facturée.

Astuce HubSpot

Ajoutez un champ “Type de mission” (SEO, Ads, Social Media, etc.) pour segmenter facilement vos rapports et tableaux de bord.

2. Utilisez les objets “Entreprises” et “Transactions” intelligemment

HubSpot repose sur une structure simple mais puissante : tout part des objets (entreprises, transactions, contacts).

Bien configurés, ils permettent de relier automatiquement les échanges, projets et interlocuteurs sans jamais perdre le contexte.

• Entreprise = votre client (ex. : “Groupe Horizon”)
• Transaction = le projet ou la mission associée (ex. : “Campagne SEA T2 2025”)
• Contacts = les interlocuteurs clés côté client : décisionnaire, chargé marketing, comptable.

Associez chaque transaction à son entreprise et à ses contacts : HubSpot affichera automatiquement l’historique complet (emails, tâches, documents, factures).

Cette logique garantit que chaque collaborateur voit la même information, sans doublon ni perte de données.

3. Visualisez le tout dans une fiche client complète

Une fois cette structure en place, chaque fiche client devient une mini-console de pilotage.

Depuis la fiche “Entreprise”, vous pouvez visualiser :

• toutes les transactions associées (projets passés et en cours) ;
• les emails échangés avec l’équipe du client ;
• les tâches à venir, les notes internes et les documents partagés.

👉 Vos chefs de projet n’ont plus besoin de fouiller dans plusieurs outils — tout est centralisé, connecté et à jour.

Suivre vos campagnes et performances directement dans HubSpot CRM

Avec le logiciel HubSpot, les agences peuvent enfin centraliser le suivi de toutes leurs actions marketing — emailings, landing pages, publicités, formulaires, posts sociaux — sans jongler entre plusieurs plateformes.

Chaque campagne HubSpot relie automatiquement :

• les canaux utilisés (Ads, SEO, e-mail, social) ;
• les actifs créés (emails, pages, formulaires) ;
• et les contacts générés.

👉 Vous visualisez en un clin d’œil le ROI de chaque campagne et le nombre de leads réellement qualifiés pour votre client.

Exemple concret :

Campagne SEO Client A → 42 leads générés → 12 qualifiés → 3 deals fermés → ROI estimé : +260 %.

Astuce HubSpot

Créez un dashboard personnalisé par client avec les widgets suivants :

• Campagnes actives et nombre de leads générés,
• Performance des formulaires (taux de conversion, source de trafic),
• Chiffre d’affaires attribué par campagne,
• Top 5 emails les plus performants.

Chaque chef de projet peut ainsi présenter ses résultats sans exporter un seul tableau Excel.

Automatiser le reporting client avec HubSpot CRM

Les rapports mensuels sont essentiels… mais fastidieux à produire. Avec HubSpot CRM, vous pouvez les générer et envoyer automatiquement à vos clients, sans intervention manuelle.

1. Automatisez vos envois de rapports

Créez un workflow déclenché chaque semaine ou chaque mois pour envoyer un email type “Rapport de campagne”.

Ajoutez-y vos principales métriques :

• nouveaux leads ;
• taux d’ouverture moyen ;
• opportunités créées ;
• et chiffre d’affaires estimé.

Exemple d’email automatisé :

“Bonjour [Prénom], voici vos résultats de la semaine :

• 120 nouveaux leads ;
• 3 opportunités créées ;
• taux d’ouverture moyen : 38 %.

Vous pouvez consulter le détail complet dans votre espace HubSpot.”

2. Notifiez vos chefs de projet automatiquement

Ajoutez une action “Notifier un utilisateur” pour prévenir le chef de projet dès qu’un client ouvre le rapport.

👉 Vous savez exactement qui lit ses rapports, quand, et pouvez planifier un appel de suivi au bon moment.

Pro tip

Utilisez les variables dynamiques HubSpot ({{ contact.firstname }}, {{ deal.amount }}, {{ campaign.name }}) pour personnaliser vos rapports et les rendre vraiment “sur mesure”.

Améliorer la collaboration interne et la satisfaction client avec HubSpot

HubSpot n’est pas qu’un CRM : c’est aussi une plateforme de collaboration interne.
Finies les pertes d’infos entre l’équipe commerciale, les chefs de projet et les rédacteurs — tout le monde travaille sur la même base à jour.

Concrètement, la collaboration s’organise directement dans le logiciel :

• Chaque fiche client rassemble toutes les interactions : emails, appels, notes, documents.
• Les tâches peuvent être assignées à un collègue, commentées et suivies directement dans le CRM.
• Les équipes marketing, commerciales et support accèdent aux mêmes informations sans doublon.

Astuce HubSpot

Activez la fonction Commentaires internes dans les fiches “Entreprises” ou “Transactions” pour laisser des notes rapides à vos collègues sans que le client ne les voie.

Modèles d’organisation à copier pour les agences

Chaque agence fonctionne différemment, mais la plateforme HubSpot reste suffisamment flexible pour s’adapter à toutes les structures. Voici trois modèles types que vous pouvez reproduire.

Petite agence digitale

Quand on gère peu de comptes mais beaucoup de devis, l’enjeu est de ne laisser passer aucune opportunité et de suivre chaque mission jusqu’à la facturation.

👉 Voici comment structurer HubSpot pour garder une vue claire sur tout votre flux commercial :

• Pipeline unique “Projets clients” : Devis envoyé → En cours → Livré → Facturé
• Champs personnalisés : “Montant du devis”, “Type de mission”, “Échéance prévue”
• Automatisations : création d’une tâche de relance 3 jours après l’envoi d’un devis non signé.

Ajoutez une propriété “Probabilité de signature” pour mieux anticiper votre chiffre d’affaires prévisionnel.

Agence inbound ou SEO

Le défi, c’est souvent de prouver l’impact des campagnes et de connecter les performances marketing au chiffre d’affaires réel des clients.

👉 Une configuration type pour piloter le ROI et le passage du lead à la vente :

• Pipelines séparés : “Prospects générés” et “Projets en cours”
• Propriétés clés : “Source du lead”, “Campagne associée”, “Score MQL”
• Workflows : envoi automatique de rapports + notification au commercial quand un lead devient “chaud”.

Connectez Google Ads, Search Console et vos formulaires HubSpot pour obtenir un reporting complet dans un seul tableau de bord.

Agence social media ou content factory

Dans les agences à forte production, le besoin est de fluidifier la chaîne de création, validation et publication des contenus.

👉 Comment transformer la plateforme HubSpot en véritable outil de pilotage éditorial :

• Pipeline “Production de contenus” : Brief reçu → Rédaction → Validation client → Publication → Reporting livré
• Champs personnalisés : “Canal principal”, “Date de publication prévue”, “Statut de validation”
• Automatisations : notifications internes à chaque changement d’étape ou envoi automatique du reporting hebdo au client.

Ajoutez une propriété “Type de contenu” (post, article, vidéo, visuel) pour suivre la charge de production par format.

Agence 360° ou media

Pour les structures plus matures, l’enjeu est de garder une vision unifiée sur plusieurs pôles, budgets et comptes clients.

👉 Exemple de configuration pour piloter toute l’activité dans le logiciel HubSpot :

• Pipelines multiples : un par pôle ou par client majeur (ex. “Campagnes Paid”, “Projets Contenu”, “Relations Presse”).
• Custom properties : “Responsable de compte”, “Budget mensuel”, “Canaux activés”.
• Tableaux de bord partagés : suivi global du compte, ROI par canal, taux de satisfaction client.

Créez une vue “Client 360°” avec toutes les transactions, tâches et documents liés — votre équipe compte et vos chefs de projet travaillent enfin sur la même base.

Avec HubSpot, votre agence passe du mode gestion au mode pilotage

HubSpot CRM ne se contente pas d’organiser vos données : il transforme la façon dont votre agence pilote ses clients, ses projets et ses performances.

Vous jonglez entre fichiers, outils et relances manuelles ? HubSpot centralise tout : contacts, campagnes, reporting, et communication interne. Votre agence est plus réactive, mieux coordonnée, capable de suivre la performance en temps réel de chaque compte.

Mais surtout, c’est un changement de posture. Vous passez d’une agence qui subit le rythme des demandes à une agence qui anticipe, mesure et optimise. Chaque chef de projet gagne du temps, chaque client voit plus clair, et chaque campagne devient une source d’insights pour la suivante.

👉 Essayez gratuitement HubSpot CRM et passez du mode gestion au mode pilotage — celui des agences qui avancent avec méthode, données et impact.

Cet article vous est proposé en partenariat avec HubSpot et certains liens sont affiliés.