Tableau de bord : 10 exemples réels pour piloter une entreprise

Un tableau de bord qui marche tient sur un écran et se lit en deux minutes. Celui qui ne marche pas a soixante indicateurs, trois onglets et personne ne l'ouvre le lundi. Entre les deux, la différence ne vient ni de l'outil ni de la mise en page : elle vient de ce que l'on a décidé de ne pas y mettre. Kaplan et Norton l'ont résumé dès 1992 dans la Harvard Business Review, en une phrase qui n'a pas vieilli : « What you measure is what you get ».

Cet article montre dix tableaux de bord réels, écran par écran. Quatre sont publics et consultables en ligne, deux viennent de la pratique de grandes entreprises, quatre sont des maquettes de pilotage de PME que nous avons dessinées à partir de ce que les agences Big Data & BI construisent pour leurs clients. Pour chacun : ce qu'il affiche, l'indicateur qui compte vraiment, et ce qu'il enseigne pour le vôtre. Un modèle Excel à remplir est à télécharger en fin d'article.

Un tableau de bord, c'est quoi, et à quoi il ne sert pas

Bpifrance Création le définit sans détour : pour gérer une activité, « vous avez besoin d'indicateurs clefs qui vous aideront au suivi et à la prise de décision ». Deux mots comptent dans cette phrase : suivi et décision. Un tableau de bord n'est pas un rapport. Un rapport raconte ce qui s'est passé, un tableau de bord dit ce qu'il faut faire cette semaine.

La référence académique reste le tableau de bord prospectif, ou balanced scorecard, « une méthode conçue en 1992 par Robert S. Kaplan et David Norton » qui « vise à mesurer les activités d'une entreprise selon quatre axes : client, processus, apprentissage, finances ». L'idée forte n'est pas la liste des axes, c'est l'équilibre : une entreprise qui ne regarde que ses finances pilote dans le rétroviseur, parce que le chiffre d'affaires d'aujourd'hui est la conséquence des clients gagnés et des processus tenus il y a six mois.

Ce qu'un tableau de bord ne fait pas : il ne remplace pas la comptabilité, il ne sert pas à archiver, et il ne prouve rien à personne. Si votre tableau de bord sert à justifier un résultat devant un comité, ce n'est pas un tableau de bord, c'est une présentation.

Les trois types de tableaux de bord

On distingue couramment trois familles, et la confusion entre elles explique la moitié des tableaux de bord ratés.

• Le tableau de bord stratégique regarde loin et rarement : il suit les objectifs de l'année, se lit en comité de direction, une fois par mois. Ses indicateurs bougent lentement : part de marché, marge, satisfaction client, effectif.
• Le tableau de bord opérationnel regarde court et souvent : une équipe le consulte chaque jour, parfois en continu sur un écran mural. Commandes du jour, tickets ouverts, stock, temps d'attente. Il déclenche des actions immédiates.
• Le tableau de bord analytique sert à comprendre, pas à agir : il permet de filtrer, de croiser, de creuser une anomalie repérée ailleurs. C'est le territoire des outils de BI, et souvent celui d'un analyste plutôt que d'un dirigeant.

Le piège classique consiste à mélanger les trois sur un même écran : un dirigeant reçoit alors le nombre de tickets support du jour à côté de la marge annuelle. Les deux chiffres sont vrais, mais aucun des deux ne lui sert à cette échelle de temps.

Dix exemples réels de tableaux de bord, décortiqués

1. Le tableau de bord public de data.gouv.fr

La plateforme des données publiques françaises publie son propre tableau de bord d'usage, en accès libre, avec « l'évolution des statistiques et indicateurs d'usage de data.gouv.fr mis à jour quotidiennement ». L'écran affiche les « statistiques des 12 derniers mois » : visites des jeux de données, téléchargements, nombre de jeux de données, d'organisations, d'utilisateurs et de discussions.

Ce qu'il enseigne : chaque chiffre est accompagné de deux choses, une mini-courbe sur douze mois et la variation du mois en cours. C'est la structure minimale d'un bon indicateur : la valeur, la tendance, le delta. Un chiffre seul ne dit rien ; un chiffre avec sa pente dit tout. Le tableau est aussi téléchargeable, « au format CSV », ce qui règle la question du « et si je veux creuser » sans polluer l'écran principal.

2. Le tableau de bord d'audience en direct de Plausible

L'éditeur d'analyse d'audience Plausible fait une chose que peu d'entreprises osent : il publie en direct les statistiques de son propre site, sous le nom « Plausible Analytics: Live Demo ». Six indicateurs en tête, une courbe, puis les sources de trafic et les pages les plus vues.

Ce qu'il enseigne : la hiérarchie. Six chiffres en haut, gros, avec leur variation en vert ou en rouge. Tout le reste est en dessous, plus petit, et sert à expliquer les six premiers. Si votre tableau de bord web a vingt indicateurs de même taille, personne ne sait où regarder. Plausible choisit pour le lecteur, et c'est tout le travail.

3. Le tableau de bord d'analyse d'audience de Matomo

Matomo, l'alternative européenne à l'outil d'analyse d'audience de Google, publie un site de démonstration complet, en accès libre (« Vous utilisez la démo de Matomo », annonce le bandeau), avec ses rapports en français : visites en temps réel, graphique des dernières visites, carte des visiteurs, types de canaux, récapitulatif.

Ce qu'il enseigne : l'exemple inverse du précédent, et il est instructif. Le tableau de bord Matomo est un tableau de bord analytique par nature : des widgets que l'on déplace, une carte, un flux en temps réel. C'est puissant pour un analyste et illisible pour un dirigeant. Ce n'est pas un défaut de l'outil, c'est un choix de lecteur. Si vous donnez cet écran à un directeur commercial, il ne l'ouvrira plus au bout de deux semaines.

4. Un tableau de bord technique sur Grafana Play

Grafana, l'outil de référence pour surveiller des systèmes informatiques, maintient une instance publique de démonstration. On y trouve des dizaines de tableaux de bord réels de supervision : taux de commandes traitées par seconde, coût d'expédition en temps réel, état des alertes, personne d'astreinte.

Ce qu'il enseigne : le tableau de bord opérationnel pur. Fond sombre pour un écran mural, données à la seconde, et un panneau qui ne contient pas un chiffre mais un nom : qui est d'astreinte. C'est l'indicateur le plus utile de l'écran, et il n'est pas numérique. Un tableau de bord opérationnel répond à « que fait-on maintenant et qui le fait », pas à « combien ».

5. La revue hebdomadaire d'Amazon (WBR)

Amazon pilote ses activités par une réunion hebdomadaire, la Weekly Business Review, documentée par deux anciens dirigeants du groupe sur le site Working Backwards, qui propose d'apprendre à « conduct an effective Weekly Business Review (WBR) » et publie un « WBR Sample Report ». Le principe : un jeu de courbes standardisé, revu chaque semaine, dans le même ordre, par les mêmes personnes.

Ce qu'il enseigne : la distinction entre métriques d'entrée et métriques de sortie, le site parle d'« a deep understanding of input metrics ». Le chiffre d'affaires est une sortie : on ne peut pas agir dessus directement. Le nombre de références en stock, le délai de livraison, le prix : ce sont des entrées, celles sur lesquelles une équipe peut agir cette semaine. Un tableau de bord qui n'affiche que des sorties constate ; un tableau de bord qui affiche les entrées pilote. C'est le mécanisme le plus utile de cette liste, et il ne coûte rien à copier.

6. Airbnb et la naissance d'Apache Superset

Apache Superset, aujourd'hui l'un des principaux outils libres de tableaux de bord, un « open-source data visualisation software », a pour auteur d'origine « Maxime Beauchemin / Airbnb ». Il est né d'un besoin interne : donner à chaque équipe la possibilité de construire ses propres tableaux de bord sur les données de l'entreprise, sans passer par une équipe centrale à chaque question.

Ce qu'il enseigne : à partir d'une certaine taille, le goulot d'étranglement n'est plus l'outil mais la file d'attente devant l'équipe data. La réponse d'Airbnb a été le libre-service, avec un catalogue de données propre et documenté en amont. Pour une PME, la leçon se traduit simplement : si chaque nouveau tableau de bord suppose une semaine de travail d'un développeur, vous en aurez trois, jamais trente. Autant en choisir six qui comptent.

7. Le tableau de bord de direction d'une PME

Les quatre exemples qui suivent sont des maquettes. Elles reprennent la structure des tableaux de bord que les consultants Big Data & BI livrent le plus souvent à des entreprises de vingt à deux cents personnes, avec des chiffres d'illustration.

Ce qu'il enseigne : la colonne de droite. Un tableau de bord de direction qui n'oblige pas à écrire trois décisions par mois devient un rituel de lecture sans conséquence. La trésorerie exprimée en jours de charges plutôt qu'en euros est aussi un choix délibéré : un montant se compare à rien, un nombre de jours se compare à la peur.

8. Le tableau de bord commercial

Ce qu'il enseigne : la logique d'Amazon appliquée à une équipe de vente. Le chiffre d'affaires signé est une sortie ; le nombre de rendez-vous tenus est une entrée. Un tableau de bord commercial qui affiche l'entonnoir complet permet de voir en une semaine où ça coince : beaucoup de leads et peu de rendez-vous, c'est un problème de qualification ; beaucoup de propositions et peu de signatures, c'est un problème de prix ou de closing. Le pipeline pondéré, lui, est l'indicateur d'alerte : s'il baisse deux mois de suite, le chiffre d'affaires baissera au troisième, quoi que l'on fasse.

9. Le tableau de bord RH

Ce qu'il enseigne : le choix de l'indicateur d'alerte. Le turnover et l'absentéisme sont des indicateurs de résultat, ils décrivent le passé. L'âge des postes ouverts est un indicateur d'entrée : il dit ce qui va manquer dans trois mois. Un poste de développeur vide depuis deux mois, c'est un projet client en retard que le tableau de bord commercial ne verra qu'au moment de la pénalité.

10. Le tableau de bord de trésorerie

Ce qu'il enseigne : l'horizon. Un solde de trésorerie est une photo, une prévision est un film. Le tableau de bord de trésorerie n'a de valeur que par sa colonne de droite, la courbe à 90 jours, et par l'indicateur en rouge qui explique pourquoi elle descend : les créances échues. Le délai moyen de paiement, quand il dépasse les conditions signées, est le premier signal d'une trésorerie qui va se tendre, bien avant le solde.

Les indicateurs à retenir, fonction par fonction

Le tableau qui suit reprend les indicateurs des exemples ci-dessus. La règle de sélection est simple : pour chaque fonction, un indicateur de résultat, deux ou trois indicateurs d'entrée sur lesquels l'équipe peut agir, et un indicateur d'alerte qui prévient avant le résultat.

Comment construire le vôtre en cinq étapes

1. Choisir le lecteur et sa fréquence. Un tableau de bord par lecteur, pas un tableau de bord pour tout le monde. Le dirigeant lit chaque mois, le commercial chaque semaine, le support chaque jour. Ce choix précède celui des indicateurs.
2. Partir des décisions, pas des données. Listez les cinq décisions que ce lecteur prend régulièrement, puis cherchez pour chacune le chiffre qui la déclencherait. Faire l'inverse, partir de ce que le système sait produire, donne les tableaux de bord à soixante indicateurs.
3. Distinguer entrées et sorties. Pour chaque indicateur de résultat, trouver les deux ou trois indicateurs sur lesquels l'équipe agit vraiment. C'est la partie qui demande le plus de discussion, et c'est là qu'un regard extérieur, celui d'un prestataire spécialisé en BI par exemple, fait gagner du temps.
4. Donner à chaque chiffre sa tendance et sa cible. Le modèle de data.gouv.fr : la valeur, la courbe, le delta. Un chiffre sans cible ne se juge pas, un chiffre sans tendance ne s'anticipe pas.
5. Tester quatre semaines avant d'automatiser. Remplir le tableau à la main pendant un mois. Les indicateurs que personne ne regarde apparaissent tout seuls, et ils disparaissent avant d'avoir coûté une connexion de données.

Trois conseils de terrain que les plaquettes ne disent pas. Le premier : celui qui construit le tableau de bord ne doit pas être celui qui est jugé dessus, sinon les indicateurs choisis seront ceux qu'il sait atteindre. Le deuxième : un indicateur que l'on ne peut pas expliquer en une phrase à un nouvel arrivant est un indicateur à supprimer. Le troisième : si deux personnes annoncent deux chiffres différents pour le même indicateur en réunion, le problème n'est pas le tableau de bord, c'est la définition, et elle doit être écrite noir sur blanc à côté du chiffre.

Les erreurs qui rendent un tableau de bord inutile

• Tout afficher. Le tableau de bord devient un rapport, et le rapport devient une archive. Plausible affiche six chiffres en haut de page et relègue le reste en dessous. Copiez la hiérarchie, pas l'exhaustivité.
• Ne montrer que des sorties. Chiffre d'affaires, marge, résultat : ce sont des constats. Sans les entrées, l'équipe lit le tableau de bord comme on lit la météo.
• Oublier la définition. « Nouveaux clients » compte-t-il les devis signés ou les premières factures ? Si la réponse n'est pas écrite, deux services se disputeront le chiffre.
• Confondre joli et lisible. Une carte du monde animée est impressionnante et ne déclenche aucune décision dans une PME qui vend en France.
• Automatiser trop tôt. Brancher des sources de données avant d'avoir validé les indicateurs revient à payer pour automatiser des chiffres que l'on va jeter.

Excel, outil de BI ou prestataire : où s'arrête le bricolage

Excel suffit tant qu'une personne remplit le tableau et que les données tiennent dans un fichier. Le modèle proposé plus bas est conçu pour cela. Le bricolage s'arrête à trois signaux : le tableau demande plus d'une demi-journée de mise à jour par mois, plusieurs sources de données doivent être réconciliées (CRM, comptabilité, outil web), ou plusieurs lecteurs ont besoin de vues différentes des mêmes chiffres.

À ce stade, deux options. Un outil de BI en libre-service, dont Apache Superset est l'exemple libre, ou l'intervention d'un prestataire. Les agences Big Data & BI référencées dans notre comparateur interviennent typiquement sur la partie que personne ne voit dans les captures d'écran ci-dessus : la définition des indicateurs, la connexion et le nettoyage des sources, et la modélisation des données qui permet à un tableau de bord de rester juste quand l'entreprise change. Le rendu visuel est la dernière étape, et la moins coûteuse. Bpifrance Création rappelle d'ailleurs que « l'utilisation de tableaux de bord régulièrement mis à jour est essentielle » : la mise à jour est le vrai coût récurrent, et c'est elle qu'un prestataire doit rendre automatique.

Modèle Excel de tableau de bord à télécharger

Le modèle reprend les quatre maquettes de l'article et une cinquième feuille pour le site web et l'acquisition. Chaque feuille propose une liste d'indicateurs, une colonne d'objectif annuel, douze mois de saisie, et trois colonnes calculées : le cumul, l'écart à l'objectif et un statut qui passe en vert ou en rouge. Les indicateurs sont à adapter, c'est le principe : supprimez ceux que vous ne regardez pas au bout d'un mois.

Télécharger le modèle Excel de tableau de bord (direction, commercial, trésorerie, RH, web)

Questions fréquentes

Quels sont les 3 types de tableaux de bord ?

Le tableau de bord stratégique, lu chaque mois par la direction pour suivre les objectifs de l'année ; le tableau de bord opérationnel, lu chaque jour par une équipe pour déclencher des actions immédiates ; le tableau de bord analytique, consulté à la demande pour comprendre une anomalie en filtrant et en croisant les données.

C'est quoi un tableau de bord, avec un exemple ?

Un tableau de bord est un écran qui regroupe les quelques indicateurs dont un lecteur a besoin pour décider. Le tableau de bord public de data.gouv.fr en est un exemple concret : chaque chiffre est présenté avec sa valeur, sa courbe sur douze mois et sa variation du mois.

Quels sont les différents types d'indicateurs ?

Quatre familles reviennent dans la pratique : les indicateurs de résultat, qui mesurent ce qui est obtenu ; les indicateurs d'entrée ou de moyens, sur lesquels une équipe agit directement ; les indicateurs d'alerte, qui préviennent avant le résultat ; et les indicateurs de contexte, qui aident à interpréter les autres sans être pilotés eux-mêmes.

Comment construire un tableau de bord efficace ?

En partant du lecteur et de ses décisions, pas des données disponibles. Choisir une fréquence de lecture, limiter le nombre d'indicateurs à ce qui tient sur un écran, accompagner chaque chiffre de sa tendance et de sa cible, et tester le tableau à la main pendant un mois avant de l'automatiser.

Quel est le meilleur logiciel gratuit pour créer un tableau de bord ?

Pour un tableau de bord rempli à la main, un tableur suffit et le modèle Excel de cet article est prévu pour cela. Pour un tableau de bord connecté à plusieurs sources, Apache Superset est l'outil libre de référence, né chez Airbnb, mais il demande des compétences techniques ; le choix d'un outil relève alors d'un comparatif de logiciels de BI. Pour le faire installer et maintenir, les agences Big Data & BI de notre comparateur sont le point de départ.

Sources

• Harvard Business Review, Kaplan et Norton, The Balanced Scorecard, Measures that Drive Performance
• Wikipédia, Tableau de bord prospectif
• Wikipedia, Apache Superset
• Working Backwards, Weekly Business Review
• data.gouv.fr, tableau de bord du site
• Plausible Analytics, Live Demo
• Matomo, Demo Site
• Grafana Play
• Bpifrance Création, Le tableau de bord, l'outil pour piloter votre entreprise