Comment se déroule un sprint planning ?

Le sprint planning est une étape essentielle de la méthodologie Agile pour planifier efficacement chaque itération. Comment bien mener cette réunion pour définir un sprint backlog réaliste et aligné sur les priorités business ?

Sprint planning : aligner, estimer, s’engager

• On définit quoi faire dans le sprint, ensemble.
• Le Product Owner priorise, les développeurs estiment, le Scrum Master facilite.
• Clés : objectif clair, backlog prêt, tâches réalistes.
• Pièges : backlog flou, sprint surchargé
• Outils utiles : Monday, Jira, Trello, ClickUp.

Quels sont les rôles de chaque membre de l’équipe Scrum durant ce rituel ? Ce guide complet vous explique tout ce qu’il faut savoir pour des sprint plannings réussis.

1- Comprendre le sprint planning

Déroulement d’un sprint planning

Le sprint planning est une réunion clé qui a lieu au début de chaque sprint, généralement pour une période de 2 à 4 semaines. Lors de cette réunion, l’équipe sélectionne les tâches à réaliser à partir du backlog produit, une liste priorisée des fonctionnalités nécessaires au projet. Cette étape est importante pour définir clairement les objectifs du sprint, discuter des items du backlog à traiter et estimer la charge de travail.

Le résultat attendu d’un sprint planning est un engagement de l’équipe sur les livrables prévus à la fin du sprint, appelé le backlog de sprint. Contrairement au backlog produit qui rassemble toutes les tâches du projet, le backlog de sprint ne contient que le travail prévu pour le sprint en cours. La réunion est animée par le Scrum Master et implique le Product Owner et l’équipe de développement.

Méthodologie recommandée :

1. Établissez des règles claires pour la réunion de planification afin d’optimiser le temps et l’efficacité.
2. Définissez les objectifs du sprint avec l’équipe pour assurer une compréhension commune et un alignement sur les priorités.
3. Utilisez des outils visuels comme le backlog et le board Kanban pour faciliter le suivi et la priorisation des tâches.

Préparer le sprint planning avec le backlog produit

Étape	Description
Backlog refinement	Affiner et prioriser les items du backlog produit
User Stories	Descriptions simples du point de vue utilisateur
Implication du Product Owner	Clarifier les User Stories et prioriser selon la valeur business

En amont du sprint planning, un travail de préparation est mené par le Product Owner lors d’une activité appelée backlog refinement ou grooming. Le but est d’affiner et prioriser les items du backlog produit pour faciliter la planification du prochain sprint.

Les fonctionnalités et tâches sont souvent exprimées sous forme de User Stories, des descriptions simples du point de vue de l’utilisateur. Elles permettent de se focaliser sur la valeur métier attendue. Le Product Owner est chargé de clarifier les User Stories, répondre aux questions de l’équipe et s’assurer que le backlog est prêt pour le sprint planning. Impliquer le Product Owner dans cette préparation est essentiel pour prioriser les tâches en fonction de la valeur business.

Affinez régulièrement le backlog produit en amont des sprint plannings pour maintenir une vision des prochaines priorités. Priorisez les user stories en fonction de leur valeur business et de leur complexité technique pour optimiser le retour sur investissement.

Déroulement d’une réunion de sprint planning

Définir l’objectif et sélectionner les User Stories du sprint

Le sprint planning débute par la définition de l’objectif du sprint par le Product Owner. C’est une vision de ce que l’équipe doit accomplir durant cette itération. Cet objectif sert de guide tout au long du sprint.

Ensuite, le Product Owner propose les User Stories qu’il souhaite voir réalisées pendant le sprint en fonction des priorités business. L’équipe échange sur chaque User Story pour s’assurer d’une compréhension des attentes. Des critères d’acceptation sont définis pour valider la qualité et la conformité aux exigences. L’équipe peut poser des questions et demander des clarifications au Product Owner. Définir les objectifs du sprint avec toute l’équipe assure un alignement sur les priorités.

Par exemple :

Pour une startup qui développe une application mobile de fitness. Lors du sprint planning, le Product Owner présente comme objectif d’implémenter un système de suivi des entraînements. Il propose les User Stories prioritaires :

• permettre à l’utilisateur de saisir ses exercices,
• enregistrer les données d’entraînement et afficher un historique.

L’équipe discute de chaque fonctionnalité pour bien comprendre les besoins. Ils définissent des critères comme la simplicité de saisie et la synchronisation avec l’application de santé du téléphone.

Estimer la charge et décomposer en tâches

Une fois les User Stories sprint sélectionnées, l’équipe de développement estime la charge de travail de chacune, souvent en utilisant des points de complexité (story points). Sur la base de ces estimations et de sa vélocité passée (nombre de points réalisés lors des sprints précédents), l’équipe détermine sa capacité d’engagement sur les items du backlog.

Il est recommandé d’estimer collectivement la charge en utilisant des techniques comme le planning poker pour obtenir un consensus. Chaque User Story est ensuite décomposée en tâches techniques plus petites de quelques heures à quelques jours maximum. Cette décomposition facilite la planification et le suivi de l’avancement durant le sprint. L’équipe s’assure de ne pas se surcharger en limitant le nombre de tâches en fonction de sa vélocité.

Rôles et responsabilités dans le sprint planning

Le Product Owner, gardien de la vision produit

Le Product Owner joue un rôle dans le sprint planning. Il représente les intérêts des parties prenantes du projet et est le garant de la vision produit. Responsable du backlog, il définit et priorise les éléments en fonction de la valeur business.

« Le Product Owner est la personne qui représente les intérêts des parties prenantes du projet. Il ou elle est responsable de la définition de la vision du produit et de la priorisation du Product Backlog »

Lors du sprint planning, le Product Owner présente les User Stories prioritaires à l’équipe et répond à leurs questions pour clarifier les attentes. Son rôle est de guider l’équipe vers la réalisation des fonctionnalités à plus forte valeur ajoutée. Le Product Owner doit être disponible et impliqué tout au long de la réunion pour permettre une planification efficace. C’est un rôle clé pour aligner l’exécution du sprint avec la stratégie produit globale.

Le Scrum Master, facilitateur du sprint planning

Le Scrum Master est le garant du cadre Scrum. Il facilite la réunion de sprint planning et s’assure du respect du processus. Son rôle est de créer un environnement propice pour que l’équipe puisse planifier le sprint.

« Le Scrum Master est le gardien du processus Scrum. Il ou elle aide l’équipe à comprendre et à suivre les principes et les valeurs de Scrum. »

Le Scrum Master aide l’équipe à rester focalisée sur l’objectif du sprint et à ne pas se disperser. Il s’assure que les discussions sont productives et que chacun peut s’exprimer. En cas de désaccord ou de difficulté, il joue un rôle de médiateur. Le Scrum Master veille aussi à ce que l’équipe ne soit pas surchargée et lève les obstacles. Établir des règles pour optimiser le temps et l’efficacité de la réunion fait partie de ses responsabilités.

L’équipe de développement, responsable des estimations et engagements

L’équipe de développement est composée des professionnels qui réalisent le travail de conception et développement du produit. Lors du sprint planning, leur rôle est d’estimer les User Stories proposées par le Product Owner et de s’engager sur le périmètre qu’ils pensent pouvoir achever durant le sprint.

« L’équipe de développement est composée des professionnels qui réalisent le travail de développement du produit. L’équipe de développement est autonome et a la responsabilité de déterminer comment le travail sera effectué. »

C’est l’équipe qui a la responsabilité de décomposer chaque User Story en tâches techniques, d’estimer la charge et de définir comment le travail sera réalisé. L’équipe doit s’assurer que la charge est réaliste par rapport à sa capacité et remonter tout point bloquant. L’engagement de l’équipe se matérialise dans le sprint backlog. Chaque membre de l’équipe prend des responsabilités dans la réalisation des tâches planifiées. L’équipe de développement est force de proposition pour trouver les solutions techniques appropriées et atteindre l’objectif du sprint.

Les avantages et inconvénients du sprint planning

Avantages

• Permet de se concentrer sur un périmètre
• Vision du travail à réaliser
• Renforce la transparence
• Responsabilités clairement établies
• Offre la possibilité d'ajuster rapidement les objectifs

Inconvénients

• Les réunions peuvent devenir longues si elles ne sont pas bien structurées ou cadrées
• Difficulté à évaluer précisément la durée des tâches
• L’équipe peut s’engager sur des objectifs trop ambitieux
• Peut être perçu comme routinier par certains membres
• Un backlog mal préparé peut nuire à l’efficacité du sprint planning.

Les bénéfices d’un sprint planning bien mené

Un sprint planning efficace apporte de nombreux bénéfices. D’abord, il permet à l’équipe de se concentrer sur un périmètre et d’éviter les distractions liées à d’autres sujets. L’équipe a une vision du travail à réaliser et peut plus facilement progresser sur des sujets complexes.

Cette réunion de planification renforce aussi la transparence au sein de l’équipe. Comme tout le monde participe, chacun sait sur quoi les autres vont travailler. Les responsabilités sont clairement établies. L’équipe définit ensemble les critères de réussite des tâches, ce qui aide ensuite à produire un travail de meilleure qualité. L’utilisation d’outils visuels comme le backlog et le board Kanban facilite le suivi des tâches et la collaboration.

Par exemple :

Si une petite entreprise de services qui adopte la méthode Scrum pour développer une nouvelle offre. Grâce au sprint planning, l’équipe se concentre pleinement sur les priorités du moment. Chaque expert métier sait ce qu’il a à faire et comment sa contribution s’intègre aux objectifs. Le partage des critères qualité assure un livrable de valeur. L’engagement collectif et la transparence boostent la motivation.

Les pièges à éviter pour des sprint plannings efficaces

Certains écueils sont à éviter pour tirer tous les bénéfices du sprint planning. Un agenda mal défini ou un manque d’animation peut faire perdre en efficacité. Sans règles, les discussions s’éternisent et on perd de vue l’essentiel.

Un backlog produit insuffisamment affiné en amont conduira à passer trop de temps à clarifier les User Stories pendant la réunion au détriment de la planification. Le Scrum Master doit veiller à ce que l’équipe ne cherche pas à en faire trop et respecte sa capacité, sous peine de générer de la frustration. Enfin, un manque d’engagement de l’équipe ou un sprint goal flou conduiront à un sprint sans réel impact. Bien cadrer la réunion, impliquer les bonnes personnes et suivre une démarche structurée permet d’éviter ces pièges.

Simplifiez le sprint planning avec un outil de gestion du travail

Aujourd’hui, il peut être intéressant d’utiliser des outils de gestion de projet, afin de mieux visualiser et gérer les tâches.

Parmi les outils de gestion de projet les plus connu, nous pouvon citer :  

• JIRA : spécialisé dans les projets de software.
• Monday : spécialisé dans la gestion de projet projets ainsi que son propre travail
• ClickUp : pour gérer des projets allant de la planification à l’allocation des ressources et donne une bonne visibilité via des Gantt charts.
• Wrike : logiciel pour gérer des projets. Adapté aux équipes marketing, projet et de développement.

Des plateformes telles que Jira, Trello, Monday ou encore Notion offrent des fonctionnalités adaptées à la méthodologie Agile :

• Création du backlog et avec des tâches uqi peuvent être crées et affectés aux bonnes personnes très facailement
• planification collaborative,
• suivi en temps réel de l’avancement des tâches
• génération automatique de rapports de performance.

Ces outils ont tendance à favoriser la transparence et l’interactivité, tout en réduisant les risques de surcharge ou d’oubli.

Grâce à une bonne utilisation de ces solutions, le sprint planning devient plus dynamique et précis, permettant à l’équipe de se concentrer pleinement sur les objectifs et d’améliorer continuellement sa capacité à livrer de la valeur.

En résumé, le sprint planning permet d’aligner l’équipe sur des objectifs communs, de clarifier les fonctionnalités attendues et d’estimer de façon réaliste la charge de travail. Chaque rôle de l’équipe Scrum a sa part de responsabilité pour assurer le succès de ce rituel. Avec une préparation en amont, une bonne animation et un esprit collaboratif, les bénéfices du sprint planning sont multiples pour produire de la valeur de façon efficace et motivante.

L’enjeu du sprint planning est de cadrer le travail de l’équipe sur une courte période pour apporter rapidement de la valeur, dans une démarche d’amélioration continue. Au-delà de la planification, comment assurer un suivi efficace de l’avancement et une bonne gestion des imprévus tout au long du sprint ?