Une matrice RACI décrit qui participe à quoi dans l'achèvement des tâches et la livraison des produits d'un projet. C'est un outil de management de projet dont l'utilité se concentre sur un cas précis : elle sert surtout quand plusieurs services ou plusieurs fonctions se croisent sur le même projet.
Sur un projet mené par une seule équipe, elle n'apporte rien. Sur un projet transverse, elle est souvent la seule chose qui empêche deux directions de croire chacune que l'autre décide.
Les quatre rôles
Le R désigne ceux qui effectuent réellement le travail. Pas ceux qui le pilotent, ceux qui le font.
Le A est une autorité approbatrice, et il ne peut y en avoir qu'une seule par tâche. C'est la lettre la plus mal comprise des quatre, et nous y revenons plus bas.
Le C désigne ceux dont l'avis est demandé, dans une communication à double sens. Le double sens est le critère : si personne n'attend de réponse, ce n'est pas un C.
Le I désigne ceux qui sont tenus au courant de l'avancement ou de l'achèvement des tâches. Communication à sens unique, cette fois.
Le problème du A, et ce que les référentiels en ont fait
La question « comment traduire RACI en français » revient sans cesse, et elle n'a pas de réponse stable pour une seule des quatre lettres. Les trois autres se traduisent sans débat ; le A, non.
Les référentiels publics ont d'ailleurs tranché différemment. Un guide public canadien parle d'autorité approbatrice. Dans la fonction publique française, l'équivalent du A porte un nom précis, le commanditaire, et c'est lui qui arbitre tout ce qui touche au périmètre.
La Commission européenne est allée plus loin que tout le monde : elle appelle l'outil matrice d'allocation des rôles et lui donne un autre acronyme. Autrement dit, le référentiel de projet de l'Union a abandonné le sigle RACI plutôt que de trancher ce point de vocabulaire.
Ce détail de vocabulaire n'en est pas un. Tant que l'équipe ne s'accorde pas sur ce que recouvre le A, la matrice enregistre un désaccord au lieu de le résoudre.
Deux règles de lecture, et le défaut qu'elles révèlent
La règle de base tient en peu de mots : un seul responsable et une seule autorité approbatrice par livrable. Elle se retrouve à l'identique dans le référentiel européen, ce qui en fait le point le plus stable de la méthode.
La seconde règle est un test de qualité, et c'est celle qui permet de juger une matrice sans rien connaître du projet. Deux modes de participation dans la même case signalent un arbitrage qui n'a pas été fait, et ruinent l'intérêt de la méthode.
Une case portant à la fois A et R en est l'illustration la plus fréquente : l'acteur s'approuve lui-même. Le tableau est rempli, il a l'air complet, et il ne décide rien.
À quoi ressemble une matrice lisible
Un exemple donne l'ordre de grandeur mieux qu'une règle. Sur un livrable « cahier des charges », une matrice lisible donne une seule case A, le commanditaire, une seule case R, le chef de projet, deux à trois cases C, par exemple le juridique, les achats et les utilisateurs, et le reste en I.
Si le même acteur porte A et R, il s'approuve lui-même et la matrice ne sert plus à rien. Le contrôle prend dix secondes par ligne et il élimine la majorité des matrices inutiles.
Les variantes, et ce qu'elles cherchent à nommer
Les variantes qui ajoutent une lettre viennent presque toutes du même manque : distinguer celui qu'on interroge de celui qui met la main à la pâte sans être responsable du livrable.
Le référentiel européen le formule nettement : le rôle consulté ne participe pas à la réalisation, contrairement au rôle de support. Voilà ce que la lettre supplémentaire des variantes cherche à capturer.
La question à se poser avant d'ajouter une lettre est donc simple : a-t-on réellement, sur ce projet, des contributeurs qui travaillent sans être responsables ? Si oui, la variante est utile. Sinon, elle ajoute une colonne que personne ne remplira correctement.
Comment la construire
Deux principes de méthode comptent plus que le format du tableau.
Le premier : la matrice se construit en atelier, pas dans le bureau du chef de projet. Une matrice rédigée seul puis diffusée n'engage personne, elle informe seulement les autres de ce que le chef de projet a supposé.
Le second remet l'outil à sa place : le RACI est d'abord un outil de délégation, avant d'être un tableau de suivi. Ce qu'on y écrit, ce sont des décisions sur qui décide, pas un reporting d'avancement.
C'est aussi pourquoi le modèle vierge que l'on cherche à télécharger ne résout rien : la difficulté n'a jamais été la grille, elle a toujours été la conversation qui la remplit.
Ce que cela demande à l'outil
Affecter des rôles nominatifs sur des livrables a une conséquence directe sur le coût de l'outil : chaque personne qui porte un rôle doit exister dans le logiciel, y compris celles qui n'y feront jamais qu'un I.
Notre catalogue publie 41 solutions de gestion de projet et 52 offres tarifées, dont 14 facturées par utilisateur et par mois, de 3 € à 45 € HT, l'unité qui compte précisément quand on affecte des rôles nominatifs.
Le critère à regarder dans notre comparateur découle de la règle de l'approbateur unique : l'outil permet-il de désigner un approbateur distinct du responsable sur un même livrable, ou confond-il les deux dans un unique champ « assigné à » ?
Sources
- Ministère de l'Énergie et de l'Infrastructure de l'Ontario, guide du maître d'ouvrage
- Centre de collaboration nationale des méthodes et outils (Université McMaster), la matrice RACI
- Commission européenne, guide méthodologie PM2, édition française
- DGAFP, diffuser la culture du mode projet dans la fonction publique
