Logiciels de gestion de tâches

La gestion efficace des tâches est essentielle pour tout entrepreneur souhaitant optimiser sa productivité et celle de son équipe. Les logiciels de gestion de tâches offrent des fonctionnalités clés telles que la création et l’assignation des tâches, le suivi de l’avancement et la collaboration. En choisissant l’outil adapté à vos besoins spécifiques, vous pourrez considérablement améliorer votre organisation et atteindre vos objectifs plus rapidement.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des tâches ?

Un espace collaboratif qui s’adapte à vos besoins et à ceux de votre équipe, ça vous parle ? Imaginés pour optimiser votre temps de travail, les logiciels de gestion des tâches vous aident à mieux tracer votre productivité en vous appuyant sur une méthodologie de travail puissante.

En effet, ces outils vous offrent une visibilité accrue sur tous les aspects d’une tâche à traiter, du marketing, aux ressources humaines, en passant par les ventes. Vous pouvez identifier, suivre et traiter l’intégralité de vos projets en un clin d’œil, et ainsi :

• Créer des missions.
• Établir un planning efficace.
• Attribuer des tâches.
• Dresser des rapports détaillés.
• Fixer des priorités.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de tâches ?

Gagner en efficacité grâce aux fonctionnalités clés

Un logiciel de gestion des tâches permet de gagner du temps et d’être plus efficace grâce à différentes fonctionnalités : création et assignation de tâches, to-do lists, suivi, collaboration. En centralisant toutes les informations liées aux projets, ces outils offrent une vue d’ensemble claire des échéances et de l’avancement, facilitant ainsi la hiérarchisation des priorités.

Pour optimiser votre efficacité, optez pour une solution qui propose des fonctionnalités de gestion des priorités et de hiérarchisation des tâches.

S’adapter à chaque secteur d’activité

Il existe des outils de gestion des tâches adaptés à chaque secteur ou spécificité.

Par exemple, des logiciels de gestion du personnel sont conçus pour les managers dans la restauration, les supermarchés, etc. Ces solutions permettent d’organiser efficacement les plannings, de suivre les absences et même de préparer la paie.

Avant de choisir un logiciel, évaluez donc vos besoins spécifiques en fonction de votre domaine d’activité. Si vous travaillez dans le commerce, un outil permettant de gérer les stocks et les commandes sera indispensable. Pour une agence web, des fonctionnalités de suivi des temps et de facturation seront primordiales. Vérifiez que l’outil permet une personnalisation des workflows et des processus selon les particularités de votre entreprise. N’hésitez pas à tester plusieurs solutions avec des essais gratuits pour trouver celle qui correspond le mieux à votre façon de travailler.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des tâches ?

Création et gestion des tâches

Créer des tâches et sous-tâches

Pour bien gérer un projet, il est indispensable de pouvoir le décomposer en tâches unitaires plus faciles à appréhender. Un bon logiciel de gestion de projet doit permettre de créer facilement des tâches, mais aussi des sous-tâches pour aller plus loin dans la granularité. Cela aide à avoir une vision des étapes à franchir.

Les outils les plus complets comme Asana ou Monday offrent la possibilité de hiérarchiser ses tâches avec différents niveaux : tâches principales, sous-tâches et même sous-sous-tâches. Cela s’avère très utile sur des projets d’envergure nécessitant une planification détaillée.

Par exemple, pour un chef de projet digital qui doit relancer le site web de son entreprise, il pourra décomposer le projet en grandes tâches (définition des besoins, sélection de l’agence, conception, développement, tests, mise en production) puis créer des sous-tâches pour chaque étape (rédiger le cahier des charges, contacter 3 agences, faire un benchmark des tendances web actuelles…). Cela lui permettra de mieux séquencer son travail.

Assigner et déléguer les tâches

Un outil de gestion de projet a pour objectif principal de permettre une répartition efficace du travail au sein d’une équipe projet. Il doit donc offrir des fonctionnalités d’assignation pour affecter chaque tâche créée à un ou plusieurs collaborateurs.

Cela peut se faire de manière nominative en sélectionnant les membres concernés, mais aussi par rôle (chef de projet, graphiste…) ou par compétence. L’outil doit envoyer une notification aux assignés et leur permettre d’accepter la tâche. Des options de réassignation en cas d’indisponibilité sont un vrai plus.

Prenons l’exemple d’une agence web qui gère le projet de refonte du site d’un client. Une fois le cahier des charges validé, le chef de projet pourra assigner les tâches de design à l’équipe créative, le développement aux développeurs, la rédaction des contenus au copywriter… Chacun sera ainsi responsabilisé sur son périmètre et pourra s’organiser en conséquence. L’assignation doit être claire et traçable pour savoir facilement qui fait quoi.

Assigner des tâches

Affecter des tâches individuelles et collectives

Un logiciel de gestion de tâches permet d’affecter des tâches à un ou plusieurs collaborateurs de manière nominative ou collective. Cela donne de la visibilité à chacun sur ce qu’il a à faire.

L’assignation individuelle offre une responsabilisation forte car une seule personne sera en charge de la tâche du début à la fin. C’est adapté aux petites tâches opérationnelles.

Par exemple, pour une équipe marketing, on attribuera la rédaction d’un article de blog à un rédacteur spécifique et la programmation d’une campagne de publicité à un expert média. Chacun sera autonome pour réaliser son activité.

L’assignation collective est pratique pour des tâches plus larges nécessitant une collaboration entre plusieurs personnes. L’outil doit alors permettre une communication facile entre les assignés (commentaires, chat intégré…).

Ainsi pour l’organisation d’un salon professionnel en équipe, on pourra mettre 3 personnes en co-responsabilité : un chef de projet pour la coordination, un designer pour la création du stand et un commercial pour les rdv clients à planifier. Ils auront une vue commune de la to-do list et pourront interagir efficacement. Certaines solutions permettent d’attribuer des tâches à des rôles plutôt qu’à des personnes (développeur, chef de projet…) pour une répartition plus souple.

Clarifier les rôles et responsabilités

Au delà de l’assignation, un logiciel de gestion de projet permet d’indiquer de manière précise le rôle et les responsabilités de chaque intervenant sur une tâche. Cela évite les flous et les doublons.

Certaines solutions proposent une matrice RACI pour définir qui est en charge de Réaliser la tâche, qui doit être Consulté, qui doit être Informé. Cela apporte une complémentarité entre les membres impliqués.

Prenons le cas d’une refonte de site vitrine. Le rôle de réalisation pourra être confié à l’agence web sélectionnée. Le contenu à produire impliquera une consultation du responsable marketing. Et le service financier sera à informer pour la partie budgétaire. Chacun interviendra à son niveau avec des interactions bien définies.

L’assignation est une fonction clé qui permet de répartir efficacement le travail, de responsabiliser chacun sur ses missions et d’avoir une vision claire de qui fait quoi. En attribuant le bon rôle aux bonnes personnes, on s’assure d’un travail fluide et cohérent. Bien clarifier les rôles évite les tensions et le travail redondant.

Pour organiser efficacement son travail, il faut pouvoir prioriser les tâches selon leur importance et leur urgence. Une tâche prioritaire doit être réalisée avant une tâche moins critique. Un logiciel de gestion de projet doit donc permettre de définir des niveaux de priorité.

Les solutions les plus basiques utilisent un code couleur (rouge / jaune / vert) ou une gradation (de P1 très urgent à P4 non prioritaire). Les outils les plus évolués offrent une priorisation plus fine avec des scores (de 1 à 1000 par exemple) pour nuancer davantage.

Par exemple, un entrepreneur qui se lance devra pouvoir indiquer qu’il est prioritaire de déposer ses statuts, de faire les démarches administratives et d’ouvrir un compte bancaire pro avant de penser à son identité visuelle ou à son site vitrine. En attribuant un niveau d’urgence à chaque tâche, il pourra planifier son travail de démarrage plus efficacement. Des règles peuvent être configurées pour attribuer automatiquement une priorité selon différents critères (échéance, ressource allouée…).

Utiliser une matrice des priorités type Eisenhower

Au delà d’un classement par niveau de priorité, certains outils avancés proposent une priorisation selon la matrice d’Eisenhower. Cette méthode prend en compte deux dimensions : l’importance et l’urgence. Elle permet de classer les tâches en 4 catégories:

• Important et urgent : à faire immédiatement
• Important mais pas urgent : à planifier
• Urgent mais pas important : à déléguer
• Ni urgent ni important : à éliminer

En visualisant ainsi les tâches sur ces deux axes, on identifie facilement celles qui apportent une vraie valeur. On évite ainsi de se laisser submerger par l’urgent. Cette méthode peut être appliquée à l’échelle des projets mais aussi au niveau des tâches quotidiennes.

Imaginons un responsable marketing qui doit à la fois gérer les tâches quotidiennes (réseaux sociaux, newsletters) et des projets plus stratégiques (refonte du site, organisation d’un événement). Avec une matrice d’Eisenhower, il pourra rapidement identifier les tâches qui peuvent attendre et celles sur lesquelles il doit se concentrer. Par exemple, valider un post LinkedIn est urgent mais pas essentiel et peut être délégué, alors qu’une réunion avec un prestataire stratégique pour le nouveau site est importante et urgente.

Suivi de l’avancement

Visualiser le statut des tâches

Pour piloter un projet, il est important d’avoir une visibilité en temps réel sur l’avancement des tâches. Un outil de gestion de projet efficace doit donc offrir des vues synthétiques sur les tâches à faire, en cours, terminées ou bloquées.

Le mode liste, avec des pastilles de couleur selon le statut, permet d’identifier facilement les points d’attention. Le mode Kanban (colonnes « a faire », « en cours »…) offre une visualisation plus globale de l’avancée. Les diagrammes de Gantt permettent d’avoir une vision macro avec le chemin critique et les tâches sur lesquelles il y a du retard.

Pour une équipe projet, disposer d’un tel outil est indispensable pour faire des points d’étapes réguliers et s’assurer que le projet avance dans les temps. En un coup d’oeil, un chef de projet pourra voir si une phase prend du retard et rectifier le tir. Enfin, les interfaces personnalisables permettent à chacun de suivre son périmètre selon ses priorités.

Identifier les points de blocage

Outre le suivi des tâches qui avancent bien, un logiciel de gestion de tâches doit surtout mettre en avant les activités bloquées ou en retard qui risquent de compromettre le projet. Des voyants d’alerte doivent attirer l’attention sur ces points de blocage.

Au delà du simple signalement, l’outil doit permettre d’analyser la source du blocage : délai trop court, manque de ressources, dépendance avec une autre tâche, problème externe… Des champs de motif de blocage peuvent aider à catégoriser et prioriser les actions à mener.

Imaginons par exemple une équipe projet qui développe une nouvelle fonctionnalité sur une application mobile. Si la tâche de tests utilisateurs prend du retard,

Planifier avec des diagrammes de Gantt

Le diagramme de Gantt, créé au début du XXe siècle par Henry Gantt, est un outil incontournable de la gestion de projet. Il permet de visualiser rapidement l’enchaînement des tâches dans le temps, les potentiels chevauchements ainsi que les jalons importants. Cette vue d’ensemble facilite l’identification des points bloquants et l’optimisation des plannings.

De nombreux logiciels de gestion de projet intègrent désormais cette fonctionnalité. Les diagrammes sont automatiquement générés et actualisés en fonction des informations saisies pour chaque tâche : responsable, durée estimée, dépendances, etc. Fini les diagrammes de Gantt fastidieux à mettre à jour manuellement !

Communiquer et partager l’information

La communication est la clé d’une collaboration efficace. C’est pourquoi les outils de gestion des tâches doivent faciliter le partage d’informations et les échanges entre les membres d’une équipe. Recherchez une solution proposant des fonctionnalités de commentaires sur les tâches, de messagerie intégrée ou encore d’annotations sur les documents.

Pour fluidifier la transmission des savoirs, certains logiciels permettent également de créer des bases de connaissances associées aux projets. Toutes les bonnes pratiques et le retour d’expérience y sont centralisés et facilement accessibles à tous. Un vrai plus pour gagner en efficacité, notamment lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs. Notion se distingue ici en proposant à la fois des fonctionnalités de gestion de tâches, de bases documentaires et même de site web.

Vous pouvez par exemple y rédiger des tutoriels, des FAQ ou des guides à destination de vos clients ou de vos équipes. L’ensemble est facilement organisable grâce à une arborescence claire et les droits d’accès sont finement paramétrables.

Personnaliser l’interface et les workflows

Chaque entreprise étant unique, un logiciel de gestion des tâches doit offrir des possibilités de personnalisation pour s’adapter au mieux aux process et préférences de chaque équipe. Vérifiez donc que l’outil sélectionné permet de :

• Créer des champs personnalisés pour ajouter des informations spécifiques à votre activité
• Paramétrer des workflows adaptés à vos méthodes de travail
• Personnaliser l’apparence de l’interface pour plus de confort visuel

Certaines solutions proposent même du branding avancé, en permettant d’habiller l’outil aux couleurs de votre entreprise ou de votre client. Une fonctionnalité appréciable si vous souhaitez renforcer votre image de marque auprès de vos partenaires ou prospects.

Les avantages et inconvénients d’un logiciel de gestion de tâches ?

Comment sélectionner un logiciel de gestion de tâches en fonction de son profil ?

Des gains de productivité et d’organisation incontestables

Un logiciel de gestion des tâches présente de nombreux avantages pour les entrepreneurs et leur équipe. La gestion des tâches est un sujet complexe figurant parmi les priorités des entreprises. En centralisant toutes les informations et en facilitant la collaboration, ces outils permettent des gains de productivité incontestables.

Fini le temps perdu à chercher une information dans ses mails ou à relancer ses collaborateurs pour savoir où en est telle ou telle tâche ! Avec une solution dédiée, chaque membre de l’équipe dispose d’une vue d’ensemble de son travail et de l’avancement global des projets. La hiérarchisation des priorités est également facilitée, tout comme le suivi des échéances.

Un coût et un temps d’adaptation à ne pas négliger

Si les logiciels de gestion des tâches présentent de nombreux bénéfices, leur mise en place a un coût qu’il ne faut pas négliger. Les tarifs varient selon les fonctionnalités incluses et le nombre d’utilisateurs, pouvant aller de 8€ à plus de 25€ par mois et par personne pour les solutions les plus avancées. Un budget conséquent pour une petite entreprise.

Au-delà de l’aspect financier, le déploiement de ce type d’outil nécessite aussi un temps d’adaptation pour les équipes. Selon l’existant et la complexité de la solution retenue, plusieurs jours voire semaines de formation peuvent être nécessaires. Une phase d’acclimatation à anticiper pour profiter pleinement des bénéfices du logiciel. Pour faciliter l’adoption, privilégiez un outil à l’interface intuitive comprenant des tutoriels et une base documentaire fournie. Certains éditeurs comme Asana proposent même des webinaires et des formations en ligne pour permettre une montée en compétences rapide. De même, un accompagnement personnalisé lors du paramétrage et du déploiement initial peut être un vrai plus.

Un outil dédié à l’organisation du travail présente de nombreux avantages :

• Centralisation de l’information : fini les données dispersées, toutes les tâches sont accessibles sur une plateforme unique
• Collaboration facilitée : les équipes échangent facilement, les validations sont accélérées
• Priorisation et planification : les tâches sont hiérarchisées selon leur urgence et leur importance pour une attribution optimale des ressources
• Suivi en temps réel : les statuts et l’avancement sont immédiatement visibles par tous, permettant une grande réactivité
• Automatisation : de nombreux processus sont pris en charge (rappels, notifications, reporting) pour un précieux gain de temps
• Flexibilité : accessible en tout lieu et sur tout support, pour une productivité sans limite

Comment choisir le bon outil de gestion de tâches ?

Prioriser les fonctionnalités indispensables

Avant d’investir dans un logiciel de gestion de tâches, il est essentiel de définir clairement vos attentes. Établissez la liste des fonctionnalités indispensables pour votre activité, comme la création de sous-tâches, l’assignation des responsabilités, le suivi des échéances ou encore la gestion des documents.

Priorisez ensuite ces besoins selon leur importance et leur fréquence d’utilisation.

Vérifier la compatibilité avec ses outils existants

Pour une expérience utilisateur optimale et un gain de temps maximal, votre futur logiciel de gestion de tâches doit s’intégrer parfaitement à votre écosystème d’outils existants. Vérifiez donc qu’il propose des intégrations avec vos applications de messagerie comme Gmail ou Outlook, votre espace de stockage cloud tel que Google Drive ou Dropbox, votre CRM comme Hubspot ou Salesforce, ou encore votre logiciel comptable comme Quickbooks ou Xero.

Ces interconnexions permettront d’automatiser certains processus et d’éviter les saisies manuelles chronophages.

Optimiser l’utilisation de votre outil de gestion des tâches

Le meilleur moyen d’optimiser au maximum notre utilisation d’un outil est d’utiliser dans la routine quotidienne, quitte à d’adapter cette dernière à l’outil que vous utiliser.
Ensuite, une fois que l’outil vous êtes devenu familier, vous pouvez commencer à lister l’ensemble des tâches que vous faites de manière régulière et voir comment l’outil pourrait vous aider.

Enfin, pour gagner du temps lors de la construction d’un projet, n’hésitez pas à utiliser les modèles de l’outil ou à créer vos propres modèles.

Comment sélectionner un logiciel de gestion de tâches en fonction de son profil ?Les avantages et inconvénients des logiciels de gestion de tâches

Startups et petites équipes : misez sur la simplicité

Profiter d’une version gratuite largement suffisante

Pour les petites structures, un outil comme Trello est idéal pour coordonner les tâches sans se ruiner. Trello propose une version gratuite très complète, permettant de créer des tableaux, des listes et des cartes pour organiser visuellement les tâches.

Avec la version gratuite, vous pouvez inviter tous les membres de votre équipe et collaborer efficacement sur les différents projets. Les fonctionnalités de base comme les commentaires, les pièces jointes et les échéances sont incluses. Vous avez ainsi tout ce qu’il faut pour démarrer sans frais.

Evoluer vers un forfait accessible si besoin

Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, Trello propose des forfaits à des tarifs abordables pour les startups et petites équipes.

En optant pour un forfait payant, vous pouvez accéder à des intégrations avec des apps tierces comme Slack ou Google Drive pour gagner en productivité. Des forfaits sur mesure sont aussi proposés pour répondre précisément aux besoins de votre équipe à un tarif avantageux.

PME : optez pour des solutions complètes mais flexibles

Automatiser un maximum de processus

Pour les PME, des outils plus complets comme Monday.com ou Asana permettent d’aller plus loin dans la gestion de projet. Ils offrent de puissantes fonctionnalités d’automatisation pour gagner du temps sur les tâches récurrentes.

Vous pouvez par exemple créer des workflows personnalisés qui assignent automatiquement les tâches, envoient des notifications et mettent à jour les statuts selon des règles prédéfinies. En automatisant ces processus, vous réduisez les erreurs et permettez à vos équipes de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Intégrer tous les aspects de la gestion de projet

Avec Monday.com ou Asana, vous disposez d’une vue unifiée sur l’ensemble de vos projets. Au-delà des tâches, vous pouvez gérer les ressources, les budgets et les plannings pour avoir un contrôle total.

Des outils visuels comme les diagrammes de Gantt vous donnent une vision claire des échéances et des dépendances entre les tâches. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les goulots d’étranglement et ajuster les ressources en conséquence.

Le reporting intégré vous permet de suivre l’avancement et de communiquer facilement avec les parties prenantes. Avec ces solutions complètes et flexibles, vous êtes armé pour gérer efficacement vos projets de A à Z.

Agences et prestataires de services : facilitez la collaboration

Centraliser la communication et les documents

Pour les agences et prestataires de services, la priorité est de fluidifier le travail et les échanges avec les clients. Un outil comme Teamwork offre un espace partagé pour centraliser la communication et les documents.

Fini les échanges d’e-mails interminables et les pièces jointes qui se perdent. Avec Teamwork, les discussions sont organisées par projet et les fichiers sont stockés au même endroit. Clients et prestataires peuvent collaborer efficacement au sein d’un espace dédié et sécurisé.

Une agence web pourrait ainsi inviter son client dans Teamwork. Plutôt que d’échanger par e-mail, ils dialogueraient directement sur les tâches concernées. Les maquettes et documents seraient accessibles au même endroit. Un gain de temps et de clarté précieux pour les deux parties.

Suivre l’avancement des projets en temps réel

Teamwork permet de configurer finement les accès et permissions pour que les clients aient une visibilité sur l’avancement sans voir les informations internes. Le tableau de bord personnalisable offre une vue synthétique sur les tâches, les jalons et les livrables.

Le client peut ainsi suivre la progression en temps réel sans avoir à relancer l’agence. Il peut aussi apporter son feedback et valider les étapes clés directement dans l’outil. Une fonctionnalité indispensable pour instaurer une relation de confiance et tenir les délais.

Entrepreneurs solo : gardez le contrôle avec les bons outils

Tout centraliser au même endroit

Lorsqu’on est entrepreneur solo, il est important d’avoir une organisation sans faille pour ne rien laisser passer. Avec un outil comme Notion, vous pouvez centraliser tous vos projets, tâches et notes au même endroit.

Fini le casse-tête des post-it et des to-do listes dispersées. Grâce à une interface intuitive et personnalisable, vous créez une base de connaissances adaptée à votre mode de travail. Les modèles préétablis vous font gagner du temps et la recherche puissante vous permet de retrouver instantanément l’information dont vous avez besoin.

Si vous êtes consultant indépendant, vous pourriez rassembler dans Notion l’ensemble de vos missions avec un espace dédié par client. Pour chaque projet, vous retrouveriez facilement le brief, les ressources, les tâches à effectuer et les éléments à facturer. Le tout organisé avec vos mots-clés et couleurs pour une recherche ultra rapide.

Rester synchronisé entre ordinateur et mobile

En tant qu’indépendant, vous devez pouvoir accéder à vos tâches n’importe où et n’importe quand. Notion dispose d’apps mobiles pour iOS et Android afin de rester synchronisé entre votre ordinateur et votre smartphone.

Que vous soyez en déplacement ou en réunion chez un client, vous pouvez rapidement capturer une idée, ajouter une tâche ou vérifier une information. Tout est synchronisé en temps réel pour une productivité optimale. Vous gardez ainsi le contrôle sur votre activité avec un outil unique, complet et mobile.

Notre comparatif détaillé vous a permis de mieux comprendre les enjeux liés au choix et au déploiement d’un logiciel de gestion des tâches. Nous espérons qu’il vous aidera à faire le choix le plus pertinent pour votre entreprise. Et si vous souhaitez pousser la réflexion plus loin, pourquoi ne pas envisager une gestion globale de vos processus via un outil de gestion de projets intégré ?