PhiloGest

Simplifier la gestion administrative d'un organisme de formation

PhiloGest centralise la gestion administrative des organismes de formation dans une interface unique : catalogue de formations, planification des sessions, suivi des clients et des stagiaires, gestion des intervenants et production des documents administratifs. Le logiciel permet de générer les conventions, contrats, convocations et attestations à partir des informations enregistrées, de gérer les émargements électroniques et de retrouver les documents associés à chaque session. En regroupant ces opérations, PhiloGest limite les doubles saisies, facilite le suivi des dossiers et simplifie l'organisation quotidienne des organismes de formation et des formateurs indépendants.

Automatiser les conventions, contrats et documents de formation

PhiloGest facilite la production des documents administratifs liés aux actions de formation en réutilisant les informations déjà enregistrées dans le logiciel. Les organismes de formation peuvent générer leurs conventions, contrats de formation, convocations et attestations à partir des données des clients, des stagiaires et des sessions. Les documents sont associés aux sessions concernées, ce qui facilite leur consultation et leur suivi. Les possibilités de personnalisation permettent également d'adapter certains documents aux besoins de l'organisme. Cette centralisation réduit les ressaisies et simplifie la préparation des dossiers administratifs, de l'inscription jusqu'à la fin de la formation.

Préparer le Bilan pédagogique et financier (BPF) sans multiplier les retraitements manuels

PhiloGest intègre un module dédié à la préparation du Bilan pédagogique et financier (BPF), une obligation déclarative annuelle des organismes de formation français concernés. À partir des données enregistrées dans les sessions de formation, le logiciel facilite la consolidation des informations nécessaires au BPF, notamment les effectifs, les heures de formation, les catégories de publics et les données financières. Les calculs et les ventilations sont structurés selon les rubriques du formulaire réglementaire, avec une prise en compte de la nomenclature des spécialités de formation (NSF). Cette approche permet de limiter les retraitements manuels, de faciliter les vérifications et de préparer la déclaration à partir des données opérationnelles de l'organisme. PhiloGest se distingue ainsi des logiciels de gestion généralistes par l'intégration d'une obligation réglementaire propre aux organismes de formation français.

Centraliser les justificatifs en cas de contrôle DREETS

PhiloGest intègre un espace dédié à la préparation des contrôles administratifs et financiers réalisés par les DREETS auprès des organismes de formation. Le module Dossier DREETS permet de structurer les pièces justificatives en sept rubriques thématiques, complétées par une synthèse, afin de faciliter leur classement, leur consultation et leur mobilisation lors d'un contrôle. Les informations relatives aux sessions, aux stagiaires, aux intervenants, aux émargements et aux documents administratifs sont centralisées dans le logiciel, ce qui facilite la reconstitution des dossiers de formation et la recherche des éléments nécessaires aux vérifications. Cette approche répond à un enjeu réglementaire majeur : permettre à l'organisme de formation de retrouver et de présenter les justificatifs correspondant à ses activités, sans devoir reconstituer son historique à partir de fichiers dispersés. Avec son module Dossier DREETS, PhiloGest dépasse la simple gestion administrative pour proposer une organisation documentaire pensée autour des exigences de contrôle propres à la formation professionnelle française.

Préparer les déclarations au Passeport de prévention

PhiloGest accompagne les organismes de formation dans la préparation des données nécessaires à la déclaration des formations en santé et sécurité au travail dans le Passeport de prévention. Le logiciel permet d'identifier les formations soumises à déclaration et de renseigner les informations attendues, notamment les codes ROME, les certifications concernées et, selon la nature de la formation, les nomenclatures Formacode et NSF. Les données sont centralisées au niveau des formations et des sessions, ce qui facilite leur suivi et limite les ressaisies lors de la préparation des déclarations. Un export CSV structuré permet de préparer les informations destinées à l'import dans le Passeport de prévention, sans devoir reconstituer manuellement les données de chaque action de formation. Cette fonctionnalité illustre le positionnement RegTech de PhiloGest : intégrer les exigences réglementaires françaises directement dans les processus de gestion des organismes de formation, tout en laissant à ces derniers la responsabilité de vérifier et de réaliser leurs déclarations.