Letmo

Centraliser photos, plans et documents sur un même outil

Letmo réunit dans un seul dossier par chantier les photos géolocalisées, les documents, les échanges, les tâches et les formulaires de l'équipe, accessibles du terrain comme du bureau. Sans outil commun, les informations d'un chantier ou d'une intervention sont éparpillées : les photos dans les téléphones de chacun, les plans et devis dans les mails, les consignes dans des groupes de discussion, le code du portail sur un papier. Chacun appelle le bureau pour retrouver ce qui lui manque, et une partie de l'historique part avec le salarié qui quitte l'entreprise. Avec Letmo, chaque chantier ou intervention a son dossier, qui réunit tout au même endroit : - l'adresse géolocalisée et un champ « Informations d'accès » : horaires, code portail, étage, consignes ; - les photos prises dans l'application, rangées automatiquement avec leur auteur, leur date et leur position GPS, et visibles sur la carte du dossier ; - les documents PDF : devis, plans, PV, et les rapports générés par les formulaires ; - les tâches assignées à une personne, avec échéance et rappel la veille ; - le fil du dossier, où l'équipe écrit, dicte, joint photos et documents ; - les formulaires remplis sur place. Chaque dossier choisit qui le voit. Le terrain y accède depuis l'application iOS ou Android, le bureau depuis l'espace web, où les dossiers s'affichent en grille, en tableau, sur une carte ou en planning. Pour un chantier qui ressemble à un précédent, on duplique le dossier : adresse, accès, personnes et statut sont repris, sans photos ni historique. Côté client, le dossier se partage en galerie web, par lien ou par QR code, sans création de compte. Une affiche A4 aux couleurs de votre entreprise, avec ce QR code, s'imprime en un clic pour être affichée sur place. Exemple : dans une entreprise de couverture de la région toulousaine, le gérant prenait les photos lors de sa visite, ouvrait un dossier client sur un Drive, puis récupérait le soir les photos de ses équipes pour les remettre dans le bon dossier, sans toujours savoir qui avait pris quoi. Ce qu'il cherchait : que les photos des équipes arrivent directement dans le bon dossier client, sans transfert ni tri. Avec Letmo, chaque photo rejoint le dossier au moment où elle est prise, avec son auteur, sa date et sa position, et le bureau la voit au cours de la journée au lieu d'attendre le soir.

Limiter les erreurs dues aux échanges WhatsApp ou Excel

Letmo remplace les groupes WhatsApp de chantier par une messagerie propre à chaque dossier, où les messages, les photos et les documents restent rangés et retrouvables par toute l'équipe. Les groupes WhatsApp de chantier finissent par tout mélanger : une photo importante se perd entre deux messages, une consigne passe inaperçue, plusieurs chantiers se croisent dans le même groupe. Les fichiers restent sur les téléphones personnels. Au bureau, quelqu'un recopie dans un tableau Excel ce qui a été dit, avec les oublis et les erreurs de ressaisie qui vont avec. Dans Letmo, chaque chantier ou intervention a sa propre messagerie, rattachée à son dossier. Une barre d'écriture est toujours visible en bas de l'écran : - on tape ou on dicte son message ; - on joint une photo, prise sur le moment ou choisie dans le téléphone : elle rejoint aussi les photos du dossier ; - le bouton « + » ajoute un document PDF, un lien ou un formulaire ; - un appui long sur un message permet d'y réagir (vu, validé, attention), pour confirmer sans écrire. Chacun dicte dans la langue qu'il parle le mieux : Letmo lui montre ce qu'il a dit, puis enregistre le texte en français, lisible par toute l'équipe. Le bureau suit les échanges et y répond depuis l'espace web, sur ordinateur. Tout reste dans le dossier, à l'entreprise : les décisions, les photos avec leur date et leur position, les documents. Les données des formulaires s'exportent en Excel ou en CSV au lieu d'être ressaisies. Exemple : une PME qui installe et entretient des équipements pour l'industrie, partout en France, faisait tout passer par WhatsApp. Après un été chargé, plus personne ne retrouvait une photo ou une information sans remonter le fil pendant longtemps. Un projet de rangement sur un cloud partagé n'avait pas abouti. Elle a choisi Letmo : chaque intervention a son dossier, ses échanges et ses photos, et l'équipe s'en sert surtout pour ses rapports d'intervention, qu'elle ne fait plus à part.

Compte rendu / rapport de chantier

Letmo produit le rapport de chantier en quelques minutes : le formulaire s'ouvre avec les informations du dossier et ses photos déjà sélectionnées, et le PDF sort à votre en-tête. Le rapport de chantier se fait souvent le soir ou le vendredi : on récupère les photos sur plusieurs téléphones, on les trie, on recopie l'adresse, le client et les dates, on met en page dans Word. Une heure de travail pour un document que le client attend depuis plusieurs jours, et dont la présentation change selon qui l'a rédigé. Avec Letmo, le rapport s'ouvre déjà rempli : - les photos prises dans l'application sont déjà rangées dans le dossier du chantier, avec leur date et leur position GPS ; - au moment du rapport, les informations du dossier se remplissent seules ; - les photos du dossier arrivent déjà cochées dans le formulaire : on décoche celles qu'on ne veut pas, on en ajoute depuis le téléphone si besoin, jusqu'à 40 par champ photo ; - on ajoute ses observations, à l'écrit ou en dictée : la dictée retire les hésitations et les répétitions pour rendre un texte propre ; - les constats habituels se cochent dans une liste qui ajoute au rapport le texte déjà préparé, toujours corrigeable. Avant de valider, on voit l'aperçu du rapport. Le PDF sort à votre en-tête, avec la date et la position de chaque photo, et se range dans le dossier. Il part au client depuis le téléphone, par mail ou par message. Les modèles de la bibliothèque Letmo couvrent les rapports courants (rapport de visite, constat, contrôle qualité, réception) et se personnalisent pour votre entreprise. Tous vos comptes rendus ont la même présentation, quel que soit celui qui les rédige. Exemple : lors d'une démonstration, le dirigeant d'une entreprise du bâtiment et ses deux conducteurs de travaux ont passé en revue les modèles de la bibliothèque, en associant chacun à un temps qu'ils passaient aujourd'hui au bureau : « Ah ouais, celui-là, il peut nous faire gagner beaucoup de temps. » Le rapport qui s'ouvre déjà rempli, avec les photos du chantier cochées, est celui qui revient le plus souvent dans ces échanges.

Faire le rapport d'intervention sans le rédiger le soir

Letmo permet au technicien de remplir et de faire signer son rapport d'intervention sur place, avec photos, et d'envoyer le PDF au client avant de partir. Après une journée de dépannages ou de maintenance, le technicien doit encore rédiger ses rapports, ou rapporter des bons papier que le bureau ressaisit. Des informations se perdent, des photos manquent, la signature du client n'est pas toujours là, et le rapport part avec plusieurs jours de retard. Avec Letmo, le technicien remplit le rapport d'intervention sur son téléphone ou sa tablette, sur place, avant de partir : - les informations de l'intervention sont déjà dans le formulaire ; - il scanne le QR code ou le code-barres de l'équipement depuis le formulaire, pour rattacher la fiche au bon matériel ; - il ajoute un bloc par équipement contrôlé ou par pièce visitée, autant de fois que nécessaire, chacun avec ses photos, ses mesures et ses remarques ; - il note le travail réalisé et sa durée, et les pièces fournies dans un tableau qui calcule seul quantités, prix et totaux ; - il dicte ses constats au lieu de les taper ; - il fait signer le client directement sur l'écran. Le PDF à votre en-tête est généré aussitôt et rangé dans le dossier de l'intervention, prêt à partir chez le client par mail ou par message. Au bureau, les Gestionnaires retrouvent tous les formulaires remplis dans l'espace web, filtrés par modèle, par dossier, par auteur ou par période. Ils les exportent en PDF, en Word, en Excel ou en CSV, un par un ou en lot. Un formulaire peut aussi se remplir entièrement depuis un ordinateur, quand l'intervention est saisie après coup. Exemple : une entreprise qui installe et entretient des systèmes d'extinction pour les hottes de cuisines professionnelles avait déjà un logiciel de gestion. Il lui manquait le terrain : elle voulait que son contrôleur qualité remplisse ses rapports avec photos sur tablette, pendant la visite, et que le PDF remonte directement au bureau. Son modèle de contrôle sur mesure a été construit avec l'équipe Letmo pendant la démonstration, à partir de ses propres points de contrôle.

Terminer le compte rendu avant de quitter le chantier

Letmo permet de rédiger le compte rendu de visite ou le PV de réception pendant la visite, photos, remarques et signatures comprises, pour repartir avec un PDF prêt à envoyer. Visite de chantier, réunion avec le client ou les entreprises, réception des travaux : on note les constats sur un carnet, on prend des photos, et le compte rendu se rédige au bureau, souvent le lendemain. Entre-temps, les détails s'oublient, les photos ne correspondent plus clairement aux remarques, et le compte rendu part quand plus personne ne s'en souvient. Avec Letmo, le compte rendu se fait pendant la visite, et il est fini quand on remonte dans le véhicule : - les photos se prennent dans l'application et se rangent dans le dossier du chantier, avec leur date et leur position ; - chaque remarque se note, à l'écrit ou en dictée, à côté de la photo qu'elle concerne ; - le modèle de compte rendu (rapport de visite, constat, PV de réception, contrôle qualité) s'ouvre avec les informations du dossier déjà remplies et les photos du dossier déjà cochées ; - les points à contrôler se suivent dans une check-list ou un tableau, une ligne par point, avec leur photo et leur remarque ; - les constats habituels se cochent dans une liste qui ajoute au compte rendu le texte déjà préparé ; - un même bloc s'ajoute autant de fois qu'il faut : une pièce, un lot, un point à reprendre ; - les personnes présentes signent sur l'écran. On relit l'aperçu, on valide, et le PDF à votre en-tête est rangé dans le dossier, prêt à partir depuis le téléphone, par mail ou par message. Les tâches qui découlent de la visite s'assignent dans le même dossier, avec une échéance et un rappel la veille. Au bureau, il ne reste rien à rédiger : le compte rendu est déjà dans le dossier, lisible par toute l'équipe depuis l'espace web. Exemple : dans une entreprise de couverture, le gérant faisait ses comptes rendus clients le soir, après avoir récupéré et trié les photos prises dans la journée par ses équipes. Avec Letmo, les photos sont déjà dans le dossier du client quand il ouvre le compte rendu, et le rapport s'ouvre avec ces photos cochées : il le termine sur place au lieu de le reporter à la soirée.

Éliminer les formulaires papier

Letmo remplace les fiches de contrôle, PV, bons d'intervention et feuilles d'heures papier par des formulaires remplis sur téléphone, et l'équipe Letmo recrée vos modèles existants. Fiches de contrôle, check-lists, PV de réception, bons d'intervention, feuilles d'heures : beaucoup d'entreprises les remplissent encore sur papier ou sur des fichiers Word imprimés. Les feuilles s'abîment, se perdent, se relisent mal, les photos sont à part, et quelqu'un doit tout ressaisir au bureau. Letmo remplace ces documents par des formulaires que vos équipes remplissent sur leur téléphone. Trois façons de démarrer : - choisir un modèle dans la bibliothèque Letmo, classée par domaine et par métier, puis le personnaliser ; - créer le vôtre dans l'espace web ; - ou envoyer vos formulaires actuels à l'équipe Letmo, en Word, en PDF ou sur papier : elle les recrée dans votre organisation. Sur le terrain, un formulaire Letmo accepte bien plus qu'une feuille : photos avec leur date et leur position, signature, cases à cocher et check-lists, listes déroulantes, dates, heures et durées, adresse, géolocalisation, calculs automatiques, tableaux, scan de QR code ou de code-barres. Les champs ne s'affichent que lorsqu'ils s'appliquent : par exemple, les informations du représentant légal n'apparaissent que si la personne est mineure. Les feuilles d'heures passent aussi dans l'application : des formulaires de pointage quotidiens ou hebdomadaires, par personne et par chantier. En fin de mois, on sélectionne les formulaires de la période et on récupère toutes les données dans un seul fichier Excel ou CSV, à reprendre dans le logiciel de paie. Chaque formulaire rempli devient un PDF à votre en-tête, rangé dans le dossier du chantier ou de l'intervention. Au bureau, vous les retrouvez dans l'espace web et vous les exportez en PDF, Word, Excel ou CSV, sans rien recopier. Exemple : une petite entreprise de maintenance industrielle gérait le pointage des heures sur des feuilles papier, à signer puis à scanner. Le modèle de pointage hebdomadaire de la bibliothèque Letmo répondait exactement à son besoin. Le jour même où elle a découvert Letmo, elle a créé son organisation, invité deux collègues et ouvert un dossier de pointage, avant même d'y ajouter une seule photo. D'autres entreprises font le même constat : « ça va simplifier énormément la vie de la personne de la paye ».

Suivre l’avancement du chantier sans se déplacer

Letmo fait remonter du terrain, au fil de la journée, les photos, les messages, les tâches réalisées et les formulaires, pour suivre chaque chantier depuis le bureau sans y aller. Pour savoir où en est un chantier, il faut souvent appeler le chef d'équipe ou passer sur place. Avec plusieurs chantiers en parallèle, le conducteur de travaux ou le dirigeant passe ses journées en déplacements et au téléphone, sans vue d'ensemble. Avec Letmo, le terrain alimente le dossier au fil de la journée : les photos remontent avec leur date et leur position GPS, les messages et les décisions s'inscrivent dans le fil du dossier, les tâches sont cochées au fur et à mesure, les formulaires remplis y apparaissent. Pour chaque chantier, vous voyez depuis l'espace web ou l'application : - son statut, sur des étapes que vous définissez vous-même, changé en un geste ; - les tâches en cours, leur responsable et leur échéance, sur le planning du dossier ; - les dernières photos, placées sur la carte du chantier ; - les derniers formulaires et rapports. Pour l'ensemble de vos chantiers, l'espace web affiche : - un planning où chaque dossier est une barre entre sa date de début et sa date de fin, colorée selon son statut ; - une carte de tous les dossiers ; - un tableau triable par statut, par date ou par dernière photo. L'accueil de l'espace web rassemble les derniers dossiers, les dernières photos et vos tâches à faire. Vous ne vous déplacez plus que lorsque c'est utile. Exemple : une entreprise de couverture d'une quinzaine de compagnons, avec quelques personnes au siège, cherchait une application pour faire remonter les photos et les informations du terrain au fil de la journée. Une première solution essayée n'avait pas pris auprès des équipes. Pendant la démonstration, un des participants a installé l'application et, en quelques minutes, ajouté des photos, dicté une note et rempli un formulaire, visibles aussitôt par les autres depuis le bureau.

Créer un formulaire sans compétences techniques

Letmo permet de créer ses formulaires depuis l'espace web, à partir d'un modèle de la bibliothèque ou d'une page blanche, avec un aperçu du rendu sur téléphone et en PDF. Les outils de formulaires généralistes demandent du temps de paramétrage, et les logiciels métiers imposent souvent leurs modèles. Faute de pouvoir les adapter, beaucoup d'entreprises gardent leurs vieux documents papier. Dans l'espace web de Letmo, vous partez d'un modèle de la bibliothèque, classée par domaine et par métier, ou d'une page blanche. Chaque champ se règle dans un seul panneau, avec à côté l'aperçu de son rendu sur le téléphone et dans le PDF, et des conseils. Les champs disponibles : texte court ou long, nombre, compteur, case à cocher, choix, check-list, liste déroulante, liste en cascade, date, heure, durée, adresse, membres de l'équipe, photo, signature, géolocalisation, QR code ou code-barres, calcul, tableau. Vous pouvez aussi : - rendre un champ conditionnel, pour qu'il n'apparaisse que si une réponse le demande ; - créer un groupe de champs que l'on ajoute autant de fois que nécessaire (une pièce, un équipement, un point de contrôle), numéroté dans le PDF ; - préparer des listes à textes prévus, qui ajoutent au rapport la phrase correspondant à l'option cochée ; - construire un tableau jusqu'à 12 colonnes, avec des colonnes calculées et un total en pied de tableau ; - relire et corriger tous les textes du modèle en une fois. Si vous préférez ne pas vous en occuper, l'équipe Letmo recrée vos formulaires existants pour vous. Une fois publié, le formulaire est aussitôt disponible dans l'application de vos équipes. Exemple : une entreprise d'assainissement de six personnes a démarré son essai de Letmo. En quatre jours, sa responsable avait créé ses dossiers et ses statuts, et adapté quatre modèles de la bibliothèque à ses interventions. Son avis : « très simple ». Elle avait auparavant essayé une autre application de chantier, abandonnée parce que trop chère.

Prise de notes / relevés sur le terrain

Letmo transforme la dictée en texte propre et exploitable, dans la langue de chacun, avec un traitement réalisé en France, pour noter constats et relevés sans taper. Sur le terrain, on n'a pas toujours les mains libres ni le temps de taper sur un téléphone. Les constats sont notés sur un carnet ou retenus de mémoire, puis réécrits au bureau, avec des oublis. Et pour les équipes qui ne parlent pas toutes français, la note écrite devient un vrai frein. Avec Letmo, vous dictez au lieu de taper, dans tous les champs de texte : messages du dossier, description, champs des formulaires. La dictée ne se contente pas de transcrire : elle retire les hésitations, les répétitions et les doublons, et ajuste les tournures pour rendre un texte propre et exploitable. Chacun peut dicter dans la langue qu'il parle le mieux : Letmo lui montre ce qu'il a dit, puis enregistre le texte en français. Les relevés se rangent dans le bon dossier, à côté des photos prises au même moment, avec leur date et leur position. Pour les relevés structurés (mesures, dimensions, état d'un équipement), les formulaires proposent des champs nombre, des tableaux et des calculs automatiques. La transcription et la mise en forme sont réalisées en France, sur le cloud de Scaleway : aucune donnée n'est envoyée à une IA hors de France.

Tracer clairement les interventions et tâches réalisées

Letmo garde dans chaque dossier la trace de qui a fait quoi et quand : tâches réalisées, photos datées et géolocalisées, rapports signés et échanges de l'équipe. Quand un client conteste une intervention, ou qu'un responsable demande qui a fait quoi, il faut reconstituer l'historique à partir de messages, d'appels et de souvenirs. Les tâches confiées oralement se perdent, et rien ne prouve qu'elles ont été faites. Dans Letmo, chaque tâche se crée dans le dossier du chantier ou de l'intervention. Elle est assignée à une personne, avec une date d'échéance. La personne reçoit une notification, puis un rappel automatique la veille de l'échéance. Chacun retrouve ses tâches à faire sur l'accueil de l'espace web, et chaque dossier affiche le planning de ses tâches. Le dossier garde la trace de tout ce qui a été fait : - les tâches réalisées, et par qui ; - les photos, avec leur auteur, leur date et leur position GPS ; - les rapports et formulaires, avec leur auteur et la signature du client ; - les échanges de l'équipe, dans l'ordre où ils ont eu lieu. Au bureau, les formulaires remplis se filtrent par dossier, par auteur ou par période, et s'exportent en PDF, Word, Excel ou CSV. Le PDF reste le document qui fait foi : c'est lui qui porte les signatures. En cas de question ou de litige, vous retrouvez la preuve en quelques secondes, dans un seul dossier.