Jafy

Suivre quels clients ont payé ou non

Dans le bâtiment, une facture n'est pas seulement payée ou impayée : elle peut être payée à 95 % et parfaitement en règle. C'est la retenue de garantie, ces 5 % que le client conserve un an après la réception du chantier. La plupart des logiciels l'affichent en ligne négative sur la facture, puis l'oublient — et l'artisan aussi. C'est là que l'argent se perd. Jafy traite ce cas de bout en bout. La retenue se pose sur une facture autonome ou une facture de solde et s'applique au TTC de cette facture. Le PDF client affiche le net à payer et la mention de libération à un an. À l'encaissement, Jafy pré-remplit le net attendu et refuse la somme pleine, puis marque la facture « Soldée hors retenue » : elle sort des impayés sans disparaître du radar. La date de réception de chantier se saisit à la main ou se pose en générant le PV de réception (PDF prêt à signer, réserves comprises), et devient figée. Un an plus tard, la page Rappels fait remonter « Libération retenue » et un bouton crée la facture de libération à TVA 0 %. Si des réserves n'ont pas été levées, c'est un avoir qui est proposé. Résultat : l'artisan sait à tout instant qui lui doit quoi, y compris l'argent qui dort chez un client depuis douze mois. Pour le reste, les statuts de paiement sont suivis document par document, et le rappel client s'envoie en un clic — rien ne part automatiquement, c'est un choix assumé.

Éviter les erreurs manuelles dans les montants et calculs

Sur un chantier facturé à l'avancement, l'erreur ne vient presque jamais d'une addition : elle vient du cumul. On facture 30 %, puis 30 % de plus, et il faut retrancher ce qui a déjà été facturé, plus les acomptes encaissés, ligne par ligne. Une situation calculée sur le mauvais cumul, et c'est un litige avec le client ou un manque à gagner. Jafy calcule l'avancement de façon cumulée depuis le devis, ligne par ligne, et déduit automatiquement les situations précédentes et les acomptes déjà imputés. L'artisan saisit un pourcentage d'avancement, pas un montant : il n'y a rien à reporter à la main d'une situation à l'autre. Trois autres garde-fous limitent les erreurs de saisie. La TVA multi-taux est gérée sur un même document, ce qui est courant dans la rénovation où cohabitent 20 %, 10 % et 5,5 %. Une facture finalisée est verrouillée et inaltérable : elle ne se modifie pas, elle se corrige par un avoir — l'agent IA refuse d'ailleurs de la retoucher et oriente vers l'avoir, conformément à la réglementation. Enfin la numérotation est automatique et continue, sans trou ni doublon. Côté saisie amont, la bibliothèque d'ouvrages et de prestations évite de retaper les prix unitaires, et le scan avec OCR des factures d'achat et des tickets extrait le marchand, les montants et la TVA sans ressaisie. Enfin, l'agent IA de Jafy sert aussi de relecteur : on peut lui demander de vérifier ce qui a été fait sur un devis ou une facture avant de l'envoyer. Il reprend le document, contrôle sa cohérence et signale ce qui cloche — une ligne oubliée, un taux de TVA qui détonne, un total qui ne correspond pas à ce qui était prévu. C'est le contrôle que l'artisan seul n'a pas le temps de faire, et personne pour le faire à sa place.

Suivre quels clients ont payé ou non

Dans le bâtiment, une facture n'est pas seulement payée ou impayée : elle peut être payée à 95 % et parfaitement en règle. C'est la retenue de garantie, ces 5 % que le client conserve un an après la réception du chantier. La plupart des logiciels l'affichent en ligne négative sur la facture, puis l'oublient — et l'artisan aussi. C'est là que l'argent se perd. Jafy traite ce cas de bout en bout. La retenue se pose sur une facture autonome ou une facture de solde et s'applique au TTC de cette facture. Le PDF client affiche le net à payer et la mention de libération à un an. À l'encaissement, Jafy pré-remplit le net attendu et refuse la somme pleine, puis marque la facture « Soldée hors retenue » : elle sort des impayés sans disparaître du radar. La date de réception de chantier se saisit à la main ou se pose en générant le PV de réception (PDF prêt à signer, réserves comprises), et devient figée. Un an plus tard, la page Rappels fait remonter « Libération retenue » et un bouton crée la facture de libération à TVA 0 %. Si des réserves n'ont pas été levées, c'est un avoir qui est proposé. Résultat : l'artisan sait à tout instant qui lui doit quoi, y compris l'argent qui dort chez un client depuis douze mois. Pour le reste, les statuts de paiement sont suivis document par document, et le rappel client s'envoie en un clic — rien ne part automatiquement, c'est un choix assumé. Le paiement en plusieurs fois est traité de la même façon, et c'est fréquent chez l'artisan. Chaque encaissement est enregistré sur la facture concernée, avec son montant et sa date : l'historique des versements est tracé, le reste à devoir est calculé à chaque fois, et la facture ne bascule en payée que lorsque 100 % du montant a été encaissé. Un règlement partiel ne fait donc jamais disparaître une facture des sommes à recouvrer.

Réduire le temps passé sur l’administratif

L'artisan fait son administratif le soir, fatigué, souvent depuis un téléphone. Jafy est construit pour ce moment-là plutôt que pour un bureau. Un agent IA conversationnel crée, modifie, corrige et reformule les devis et les factures, à la voix ou au clavier. On peut lui dicter un devis en sortant de chez le client. Il crée les fiches clients, va chercher le bon modèle dans la bibliothèque, guide dans l'application et répond aux questions. Sur une facture déjà finalisée, il refuse de modifier le document et oriente vers un avoir, conformément à la réglementation. Le scan avec OCR reprend les factures d'achat et les tickets de caisse : marchand, montants et TVA sont extraits sans ressaisie. La bibliothèque d'ouvrages évite de retaper les prix, et les modèles de devis évitent de repartir d'une page blanche à chaque chantier. Pour les garages, le mode dédié tient le parc véhicules des clients — plaque, marque, modèle, VIN, kilométrage — et génère les ordres de réparation pré-remplis, liés aux devis correspondants. L'historique se retrouve par client comme par véhicule, et le passage de l'ordre de réparation à la facture se fait sans ressaisie. Enfin, l'accès expert-comptable est gratuit et illimité : le comptable récupère lui-même les journaux de ventes et d'achats et le FEC, sans que l'artisan ait à préparer quoi que ce soit en fin d'exercice.