Docutrans

Gagner du temps sur la gestion administrative

Docutrans remplace intégralement la lettre de voiture papier par une version dématérialisée créable depuis un simple smartphone Android ou depuis l'interface bureau, sans achat de matériel spécifique. Les lettres de voiture sont archivées automatiquement et envoyées en PDF aux clients, éliminant la saisie manuelle et l'impression. Issu de 20 ans d'expérience chez GMJ PHOENIX à imprimer des millions de lettres de voiture pour des milliers de transporteurs, Docutrans a été conçu spécifiquement pour ce document légal du transport routier, contrairement aux outils de gestion de flotte généralistes.

Gérer facilement les conducteurs et leurs affectations

Docutrans permet d'attribuer à chaque chauffeur un identifiant unique associé à un véhicule et une remorque spécifiques, avec la possibilité de transférer un chargement d'un chauffeur à un autre en cours de mission. La gestion de l'ordre des lettres de voiture pour une tournée entière est intégrée, et l'application se connecte directement à des outils d'itinéraire comme Waze. Ce niveau de granularité — incluant la gestion des marchandises dangereuses et des palettes — est calibré pour les réalités opérationnelles du transport routier, à des tarifs démarrant à 450 €/an pour une flotte de 1 à 5 chauffeurs.

Suivre en temps réel l’emplacement des véhicules

Docutrans intègre une géolocalisation en temps réel des chauffeurs directement dans l'application mobile, permettant aux dispatchers de vérifier la position exacte de chaque camion sans avoir à les appeler. La signature de la lettre de voiture électronique est elle-même géolocalisée et horodatée, avec une option d'authentification de la signature, ce qui constitue une preuve légale de livraison précise au point et à l'heure exacts.

Centraliser tous les documents et données de la flotte

Docutrans centralise sur une interface bureau l'ensemble des documents liés à chaque mission : lettres de voiture dématérialisées, déclarations d'expédition de marchandises dangereuses, photos prises par le chauffeur en cas de litige, et commentaires associés. Le statut d'avancement de chaque mission (en cours, livrée, litige, etc.) est visible en temps réel, offrant une traçabilité complète sans manipulation de papier, une fonctionnalité jusqu'ici réservée aux grands groupes selon les concepteurs du logiciel.