Clockwise

Optimisation intelligente de l’agenda professionnel

Ce logiciel propose une gestion automatisée et intelligente des agendas, conçue pour maximiser le temps de travail productif et simplifier la coordination des réunions. Grâce à un assistant basé sur l’intelligence artificielle, il adapte dynamiquement les emplois du temps selon les préférences des utilisateurs et les contraintes collectives, offrant une expérience de planification fluide pour les équipes de toutes tailles.

Fonctionnalités principales

• Réorganisation automatique des événements pour trouver des créneaux disponibles, même dans des plannings très chargés.
• Gestion simultanée de plusieurs événements : possibilité de libérer une journée, de reprogrammer des réunions en cas d’absence, ou de planifier plusieurs entretiens individuels en une seule demande.
• Génération et partage de disponibilités sous forme de liste textuelle ou de lien unique pour faciliter la prise de rendez-vous.
• Transformation des tâches à faire en plages horaires flexibles directement intégrées à l’agenda via une interface de chat.
• Contrôle rapide des réunions : réponse, marquage comme flexible, ou reprogrammation en un clic.
• Propositions de nouveaux horaires de réunion soumises à validation des participants avant modification effective du calendrier.

Cas d’usage concrets

• Création et protection de plages horaires dédiées au travail en profondeur, limitant les interruptions pour favoriser la concentration.
• Automatisation de la planification avec des collègues très sollicités, tout en respectant les préférences individuelles de chacun.
• Coordination simplifiée avec des contacts externes pour réduire les conflits d’agenda et optimiser le moment des réunions.
• Gestion de situations urgentes : trouver rapidement un créneau pour une réunion impliquant plusieurs dirigeants ou déplacer en masse des réunions individuelles.
• Conversion instantanée de listes de tâches en réservations de temps dans l’agenda, pour ne rien oublier.

Technologie et performance

Le moteur de planification propriétaire analyse chaque jour en moyenne 160 000 000 réunions pour optimiser les emplois du temps. Il traite de grandes quantités de données issues de multiples calendriers, teste des millions de combinaisons et ajuste en temps réel les agendas pour respecter les préférences et contraintes de chaque utilisateur.

Adoption et références clients

Plus de 40 000 organisations utilisent cette solution pour améliorer la gestion du temps et la productivité. Parmi les clients figurent des entreprises reconnues telles que Asana, Atlassian, Etsy, Shopify, Uber, Notion, Zoom, Digital Ocean, Instacart, Amplitude, Reddit, Hubspot, et bien d’autres.

• Chez Instacart, l’outil est l’un des produits d’IA les plus adoptés pour fluidifier l’organisation interne.
• Amplitude constate une amélioration du temps de concentration des ingénieurs et de leur productivité.
• Atlassian l’intègre dans sa culture d’entreprise pour réserver des créneaux dédiés au Focus Time ou à la pause déjeuner.

Points forts

• Automatisation avancée de la planification, adaptée aux besoins individuels et collectifs.
• Réduction significative du temps passé à organiser et reprogrammer les réunions.
• Protection active du temps de travail profond, favorisant la productivité.
• Interface intuitive permettant une gestion rapide et flexible des événements.
• Adoption massive dans des entreprises technologiques de référence.

Limites observées

• La modification des agendas n’est effective qu’après confirmation explicite de l’utilisateur ou des participants.

Recommandation

Cette solution s’adresse aux équipes et entreprises souhaitant automatiser la gestion de leur agenda, réduire la charge mentale liée à la planification, et maximiser le temps consacré au travail à forte valeur ajoutée. Elle est particulièrement recommandée pour les environnements où la coordination entre de nombreux collaborateurs et la protection du temps de concentration sont des enjeux majeurs.

Sources

• https://www.getclockwise.com/