La réussite d’un projet dépend pour l’essentiel des acteurs participants et de leur coordination, ce qui suppose une bonne répartition des rôles. La gestion de projet fait intervenir des acteurs divers, internes et externes. Nous allons vous présenter le rôle de chacun.
Le chef de projet
Le rôle principal du chef de projet consiste à assurer la coordination, la planification et le suivi d’un projet du début à la fin. Le chef de projet doit s’assurer que les différentes étapes du projet sont réalisées dans les délais impartis, tout en respectant le budget et les exigences du client. Le chef de projet doit également gérer les risques et les problèmes qui peuvent survenir tout au long du projet.
Voici les principales missions du chef de projet :
- Définir les objectifs et les spécifications du projet en collaboration avec les parties prenantes concernées.
- Planifier les différentes étapes du projet, en déterminant les ressources nécessaires et en établissant un calendrier de réalisation.
- Coordonner les différents acteurs impliqués dans le projet, tels que les membres de l’équipe projet, les fournisseurs et les clients.
- Assurer la gestion de la qualité du projet, en veillant à ce que les livrables soient conformes aux exigences et aux normes de qualité.
- Gérer les risques et les problèmes qui peuvent survenir tout au long du projet, en élaborant des plans d’action pour y remédier.
- Suivre l’avancement du projet et produire des rapports réguliers à destination des parties prenantes concernées.
- Assurer la clôture du projet en respectant les délais et le budget, et en réalisant une évaluation finale pour en tirer des enseignements pour les projets futurs.
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Le sponsor du projet
Le sponsor est un acteur clé dans la gestion de projet. Il a pour rôle de soutenir le chef de projet dans la réalisation des objectifs fixés et de fournir les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Voici les principales missions du sponsor dans un projet :
- Définir les objectifs : Le sponsor doit clarifier les objectifs du projet avec le chef de projet et s’assurer que ces objectifs sont en adéquation avec la stratégie globale de l’entreprise.
- Allouer les ressources : Le sponsor doit s’assurer que le chef de projet dispose des ressources nécessaires pour mener à bien le projet, notamment en termes de budget, de personnel et de matériel.
- Soutenir le chef de projet : Le sponsor doit soutenir le chef de projet dans sa prise de décision et lui fournir les informations dont il a besoin pour gérer le projet de manière efficace.
- Communiquer avec les parties prenantes : Le sponsor doit communiquer avec les parties prenantes, notamment en leur expliquant les enjeux du projet et en les tenant informées de l’avancement des travaux.
- Surmonter les obstacles : Le sponsor doit aider le chef de projet à surmonter les obstacles qui se présentent au cours du projet et à prendre les décisions qui s’imposent pour maintenir le projet sur les rails.
- S’assurer de la qualité du projet : Le sponsor doit s’assurer que le projet est de qualité, en conformité avec les normes et les réglementations en vigueur et répond aux attentes des parties prenantes.
- Évaluer les résultats : Le sponsor doit évaluer les résultats du projet et s’assurer qu’il a atteint les objectifs fixés. Il doit également identifier les leçons apprises pour améliorer la gestion des projets futurs.
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Le client
Le client joue un rôle clé dans le succès d’un projet. Il est le commanditaire et le propriétaire du projet, responsable de la définition des objectifs et des attentes. Le client est également le principal bénéficiaire des résultats du projet.
Les principales missions du client dans un projet comprennent :
- Définir les objectifs et les attentes : le client doit définir clairement les objectifs du projet, les résultats attendus, les délais et les ressources disponibles. Cette définition doit être formalisée dans une charte de projet.
- Établir une équipe de projet : le client doit désigner une équipe de projet et nommer un responsable de projet. Il doit également s’assurer que l’équipe dispose des ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
- Suivre et contrôler le projet : le client doit surveiller régulièrement l’avancement du projet et s’assurer que les résultats sont conformes aux attentes. Il doit également vérifier que le projet respecte le budget et le calendrier établis.
- Prendre des décisions : le client est responsable de prendre des décisions clés tout au long du projet. Cela peut inclure l’approbation de plans de projet, la modification de la portée du projet ou la résolution de problèmes critiques.
- Communiquer avec l’équipe de projet : le client doit rester en contact avec l’équipe de projet et s’assurer que toutes les parties prenantes sont informées de l’avancement du projet. Il doit également répondre aux questions et aux préoccupations de l’équipe de projet.
- Valider les résultats du projet : le client doit valider les résultats du projet et s’assurer que les livrables sont conformes aux attentes. Il doit également autoriser la clôture du projet une fois que tous les résultats ont été validés.
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Les parties prenantes internes
Les parties prenantes internes sont des membres de l’organisation ou de l’entreprise impliqués dans le projet, qui peuvent être affectés par les résultats ou qui peuvent influencer les décisions prises dans le cadre du projet.
Leur rôle est essentiel dans la mesure où leur implication peut influencer la qualité, le coût et la durée du projet. Leur contribution est également importante pour la réussite du projet, car ils ont des connaissances et une expertise qui peuvent être nécessaires pour surmonter des obstacles ou des problèmes.
Voici quelques-unes des principales missions des parties prenantes internes dans un projet:
- Établir les exigences : Les parties prenantes internes doivent travailler avec l’équipe de projet pour identifier et définir les exigences du projet, qui peuvent être différentes pour chaque partie prenante. Ils doivent également s’assurer que ces exigences sont clairement communiquées à l’équipe de projet.
- Contribuer à la planification : Les parties prenantes internes doivent contribuer à la planification du projet en partageant leur expertise et leur vision. Ils doivent également s’assurer que la planification du projet est en ligne avec les objectifs de l’organisation et les exigences des parties prenantes.
- Assister à des réunions de projet : Les parties prenantes internes doivent assister à des réunions de projet pour rester informées de l’avancement du projet et pour aider à résoudre les problèmes.
- Fournir des ressources : Les parties prenantes internes peuvent fournir des ressources telles que des membres du personnel, des fonds, des locaux et des équipements pour aider à la réalisation du projet.
- Valider les livrables : Les parties prenantes internes doivent valider les livrables pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences définies et sont prêts à être livrés.
- Gérer les risques : Les parties prenantes internes doivent identifier les risques potentiels du projet et travailler avec l’équipe de projet pour les gérer et les atténuer.
- Soutenir la mise en œuvre : Les parties prenantes internes doivent soutenir la mise en œuvre du projet en travaillant avec l’équipe de projet pour résoudre les problèmes, gérer les changements et répondre aux demandes des parties prenantes externes.
Le comité de pilotage
En gestion de projet, le comité de pilotage (CP) est un organe de gouvernance qui joue un rôle crucial dans la réussite d’un projet. Son rôle consiste à superviser le projet dans sa globalité, en veillant à son alignement avec la stratégie de l’entreprise, et en prenant des décisions clés pour garantir le respect des objectifs du projet.
Les missions principales du comité de pilotage sont les suivantes :
- Définir et valider la stratégie du projet : Le CP s’assure que la stratégie du projet est cohérente avec les objectifs de l’entreprise et qu’elle est clairement définie. Il s’assure également que la stratégie est partagée et comprise par tous les membres du projet.
- Valider le plan de projet : Le CP doit approuver le plan de projet et s’assurer qu’il est réalisable, qu’il répond aux exigences du projet et qu’il est en ligne avec les contraintes du projet.
- Suivre l’avancement du projet : Le CP suit régulièrement l’avancement du projet et prend les décisions nécessaires pour maintenir le projet sur les rails. Il s’assure que les indicateurs de performance du projet sont en place et qu’ils sont régulièrement actualisés.
- Prendre des décisions clés : Le CP doit être en mesure de prendre des décisions clés qui ont un impact sur le projet. Cela peut inclure des décisions sur le budget, le calendrier, le périmètre et les risques du projet.
- Gérer les parties prenantes : Le CP gère les parties prenantes du projet, en veillant à ce qu’elles soient impliquées et informées tout au long du projet. Il s’assure également que les besoins et les attentes des parties prenantes sont pris en compte dans le projet.
- Assurer la communication : Le CP est responsable de la communication autour du projet. Il s’assure que les informations pertinentes sont communiquées aux parties prenantes, y compris les sponsors et la direction de l’entreprise.
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Les consultants
Les consultants en gestion de projet sont des professionnels qui travaillent avec les entreprises pour aider à planifier, organiser, exécuter et surveiller les projets. Ils apportent une expertise et des compétences en gestion de projet pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs de manière efficace et efficiente.
Voici les principales missions des consultants en gestion de projet :
- Analyser les besoins du client : Les consultants en gestion de projet commencent souvent par comprendre les besoins de l’entreprise cliente et les objectifs du projet. Ils peuvent utiliser une variété de méthodes pour recueillir cette information, telles que des entrevues avec les parties prenantes et des analyses de marché.
- Définir les objectifs du projet : Les consultants en gestion de projet aident les clients à définir les objectifs du projet et les critères de réussite associés. Ils peuvent également aider à déterminer les indicateurs de performance clés (KPI) qui seront utilisés pour mesurer le succès du projet.
- Planifier le projet : Les consultants en gestion de projet créent un plan de projet détaillé qui définit les étapes, les ressources et les échéanciers nécessaires pour mener à bien le projet. Ils peuvent également aider à déterminer les risques potentiels associés au projet et à planifier des stratégies pour les minimiser.
- Diriger l’exécution du projet : Les consultants en gestion de projet dirigent souvent l’exécution du projet, en s’assurant que les tâches sont accomplies en temps voulu et en gérant les problèmes qui surviennent en cours de route. Ils peuvent également aider à surveiller les coûts et à gérer les ressources.
- Communiquer avec les parties prenantes : Les consultants en gestion de projet communiquent régulièrement avec les parties prenantes pour les tenir informées de l’avancement du projet et des problèmes potentiels. Ils peuvent également aider à résoudre les conflits entre les parties prenantes et à obtenir leur soutien pour le projet.
- Évaluer le projet : Les consultants en gestion de projet effectuent souvent une évaluation finale du projet pour déterminer s’il a atteint les objectifs définis et pour identifier les leçons apprises pour les projets futurs.
Les fournisseurs
Le rôle des fournisseurs est de fournir les biens et services nécessaires pour réaliser le projet. Ils sont souvent des partenaires externes à l’entreprise qui ont des compétences spécialisées dans un domaine particulier.
Les principales missions des fournisseurs dans un projet incluent :
- Fournir les biens et services conformément aux spécifications convenues : Les fournisseurs doivent respecter les exigences du projet et fournir les biens et services dans les délais impartis, en veillant à ce qu’ils répondent aux spécifications et normes convenues.
- Assurer une communication efficace avec les parties prenantes : Les fournisseurs doivent collaborer étroitement avec l’équipe du projet pour assurer une communication transparente et efficace tout au long du processus. Ils doivent également être en mesure de communiquer clairement avec les parties prenantes pour résoudre tout problème potentiel.
- Gérer les risques : Les fournisseurs doivent identifier, évaluer et gérer les risques liés à leur fourniture de biens et services. Ils doivent mettre en place des plans de contingence pour minimiser l’impact de tout risque identifié.
- Assurer la qualité : Les fournisseurs doivent respecter les normes de qualité convenues pour les biens et services fournis. Ils doivent également mettre en place des processus de contrôle qualité pour s’assurer que les produits et services livrés répondent aux attentes.
- Respecter les délais et les budgets : Les fournisseurs doivent livrer les biens et services dans les délais et les budgets impartis. Ils doivent également tenir compte des contraintes de temps et de coût du projet lorsqu’ils planifient et exécutent leurs activités.