Domiciliation d’entreprise : Le guide à lire pour tout comprendre

Si l’habit ne fait pas le moine, il faut pourtant avouer que les apparences peuvent parfois jouer beaucoup, même dans un contexte professionnel. De ce fait, présenter une adresse prestigieuse lorsqu’on travaille dans certains secteurs permet de mettre toutes les chances de son côté. Et si vous n’avez pas les moyens d’établir vos locaux dans un superbe immeuble haussmannien en plein centre de Paris, pas de panique : il existe une solution. En effet, la domiciliation d’entreprise pourrait bien vous aider.

La Fabrique du Net a réalisé pour vous un guide pratique et vous livre tout ce que vous devez savoir sur la domiciliation d’entreprise.

Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise consiste à choisir une adresse officielle pour son entreprise. Celle-ci sera pourra alors être utilisée comme adresse de correspondance mais également comme siège social. Cette adresse peut être différente de l’adresse physique de l’entreprise où se trouvent ses locaux et ses activités.

Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à se domicilier ailleurs que dans ses locaux :

• Pour des questions pratiques

Si l’entreprise n’a pas de locaux ou si ses locaux ne sont pas adaptés pour recevoir du courrier ou des visiteurs, la domiciliation d’entreprise propose une alternative intéressante.

• Pour des motifs financiers

Certaines communes proposent des avantages fiscaux pour les entreprises qui s’y domicilient. La domiciliation d’entreprise peut donc constituer une solution judicieuse.

• Pour des raisons de crédibilité

Pour certains secteurs d’activité comme la finance ou le droit, l’adresse à laquelle est enregistrée l’entreprise joue un rôle notable. De ce fait, avoir une adresse prestigieuse peut être perçue comme plus professionnel et plus crédible vis-à-vis des clients et partenaires. Le prestataire Lextenso nous explique dans quel contexte opter pour la domiciliation de votre entreprise.

Bonne nouvelle : il existe plusieurs solutions pour se domicilier. Si la location d’un bureau ou local commercial reste une solution évidente, d’autres sont possibles. En effet, vous pouvez également choisir d’utiliser une autre adresse comme celle d’un proche ou encore faire appel à une société de domiciliation. Celle-ci vous aidera à mettre en place une solution adaptée à vos besoins.

Les étapes à suivre pour domicilier une entreprise

Contrairement aux apparences, domicilier une entreprise s’avère plus accessible qu’on ne le pense. Voici les différentes étapes à suivre si vous souhaitez opter pour la domiciliation d’entreprise.

#1 Choisir l’adresse de domiciliation

Commencez par identifier les besoins de votre entreprise en termes de domiciliation. Comme évoqué précédemment, certains secteurs d’activités sont connus pour se concentrer dans une zone particulière. On pensera notamment aux entreprises de luxe ou du secteur financier très souvent localisées dans le 8e arrondissement de Paris. Prenez donc la peine de vous renseigner en amont et choisissez une adresse qui correspond aux besoins de votre activité.

#2 Comparer les prestataires

Comme pour le choix de n’importe quel prestataire, il convient de dresser une liste des différentes options qui s’offrent à vous. Aujourd’hui, il existe des plateformes comparatives en ligne spécialisées qui facilitent l’évaluation des sociétés de domiciliation selon des critères objectifs (services, digitalisation, avis clients, conformité réglementaire). Utiliser ces outils permet de gagner du temps et d’obtenir une vision plus claire du marché.

#3 Signer le contrat de domiciliation

Une fois les pièces justificatives fournies et les formulaire de domiciliation rempli, vous devrez acter la démarche. Vous signerez alors un contrat de domiciliation. Celui-ci définit entre autres les modalités de la domiciliation, les services inclus et les frais à régler.

#4 Mettre à jour vos documents officiels

Lorsque la nouvelle domiciliation de votre entreprise a été actée, il convient de mettre à jour tous les éléments où apparaît votre adresse. Cela implique les documents officiels comme les statuts, le registre du commerce et des sociétés, mais aussi votre site internet, vos profils sur les plateformes professionnelles et vos outils numériques (annuaires en ligne, réseaux sociaux, etc.). Pensez également à informer vos clients, fournisseurs et partenaires de votre nouvelle adresse via des canaux digitaux adaptés.

#5 Structurer la gestion du courrier

Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez gérer le courrier. Aujourd’hui, la majorité des sociétés de domiciliation proposent des solutions de gestion du courrier entièrement dématérialisées, permettant de recevoir, consulter et archiver vos courriers via une plateforme en ligne sécurisée ou une application mobile dédiée. Cette pratique tend à remplacer l’envoi postal traditionnel, offrant un accès instantané et une meilleure traçabilité.

Quelques conseils pour choisir le bon service de domiciliation d’entreprise

Choisir le bon prestataire de domiciliation d’entreprise ne s’improvise pas. Après tout, cela a un impact sur votre réputation, et donc sur votre business. Voici quelques conseils pour choisir le bon service.

#1 Définissez vos besoins

Avant de choisir un service de domiciliation, il convient de déterminer vos besoins et vos attentes. Outre la réception du courrier, de plus en plus de prestataires proposent des services complémentaires digitalisés comme la gestion électronique des documents, la signature électronique ou la réservation d’espaces de réunion à la demande. Évaluez également les outils numériques mis à disposition (espace client en ligne, notifications en temps réel, etc.) pour choisir un prestataire adapté à vos usages.

#2 Comparez les offres

De nombreux prestataires de domiciliation sont présents sur le marché. Une simple recherche devrait vous proposer plusieurs acteurs. De plus, vous pouvez toujours vous renseigner autour de vous, il est fort probable que d’autres entreprises aient recours à ce service. N’hésitez pas à faire une comparaison des offres et à demander des devis pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins.

#3 Vérifiez la qualité des services proposés

Lorsque vous comparez les offres, pensez à vérifier la qualité des services proposés. Assurez-vous que le prestataire puisse répondre à vos besoins, le tout dans la plus grande rigueur et réactivité. En effet, il serait nettement pénalisant de ne pas être prévenu de l’arrivée d’un courrier important.

#4 Privilégiez la flexibilité

Privilégiez une solution flexible pour la domiciliation de votre entreprise. Optez pour une solution qui vous permette de changer de formule ou de services en fonction de vos besoins. Votre entreprise étant logiquement amenée à prendre de plus en plus d’importance, il s’agit donc d’être préparé.

#5 Négociez les tarifs

La négociation des tarifs pour la domiciliation d’entreprise est plutôt courante. En effet, certains prestataires sont disposés à proposer des tarifs préférentiels pour des périodes de démarrage ou encore pour des contrats à long terme. Dans tous les cas, les tarifs vont dépendre de plusieurs facteurs tels que l’adresse, le statut de votre entreprise, l’accessibilité et bien sûr, le prestataire sélectionné.

FAQ sur la domiciliation d’entreprise

Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise est le fait de choisir une adresse officielle pour son entreprise, qui sera utilisée comme adresse de correspondance et comme siège social.

Pourquoi choisir la domiciliation d’entreprise ?

Une entreprise peut opter pour la domiciliation d’entreprise pour des raisons pratiques, financières ou de crédibilité.

Quelles sont les étapes à suivre pour se domicilier ?

Domicilier une entreprise s’organise en 5 étapes :

• Choisir une adresse de domiciliation
• Remplir les documents nécessaires et fournir les pièces justificatives
• Signer un contrat de domiciliation
• Mettre à jour ses documents officiels
• Gérer son courrier

Comment choisir le bon service de domiciliation d’entreprise ?

Identifier le prestataire de domiciliation d’entreprise idéal consiste en 4 étapes cruciales :

• Définissez précisément les besoins de votre entreprise et de votre secteur d’activité
• Comparez les offres
• Vérifiez la qualité des services proposés
• Privilégiez la flexibilité
• Négociez les tarifs

Quels sont les avantages de la domiciliation d’entreprise ?

Procéder à la domiciliation de son entreprise présente plusieurs avantages :

• Séparer son adresse personnelle de son adresse professionnelle
• Bénéficier d’une adresse prestigieuse
• Profiter de services de qualité : gestion numérique du courrier, standard téléphonique virtuel et notifications en temps réel
• Disposer d’une solution flexible adaptée aux besoins de l’entreprise