Exemple de cahier des charges pour votre site internet

La rédaction d’un cahier des charges pour votre site Internet est un exercice quasiment indispensable à chaque début de projet. Si vous ne savez pas par où commencer, La Fabrique du Net est là pour vous aider. Dans un premier temps, nous allons voir que le cahier des charges, bien que contraignant, est un exercice extrêmement utile. Puis, nous allons vous détailler le format et les exigences du cahier des charges web pour ensuite vous détailler point par point le contenu d’un cahier des charges pour votre site Internet. Enfin, nous vous mettrons à disposition un modèle à télécharger et vous détaillerons les erreurs classiques à ne pas commettre lors de votre rédaction. Une chose est sûre, à la fin de cet article, vous deviendrez un pro de la rédaction de cahier des charges pour un site Internet.

Le cahier des charges, un exercice contraignant mais utile !

Se poser les bonnes questions, un grand pas en avant

Certes, rédiger le cahier des charges d’un site internet est loin d’être une mince affaire. Le cahier des charges a ses contraintes formelles et vous force à vous projeter plus loin que vous en avez l’habitude sur certains aspects de votre projet de site. Pourtant il s’agit bien souvent d’un passage obligé mais aussi d’une occasion de mûrir la vision de votre projet.

Accéder directement à notre exemple de cahier des charges pour site internet

Pour formaliser noir sur blanc la trame de votre futur site vous allez devoir vous forcer à vous poser les questions que vous évitiez jusque-là (est-ce que je vais vraiment être capable d’alimenter mon blog régulièrement ? quelle doit-être l’identité graphique de mon site ?) et arbitrer les décisions que vous repoussiez (quelle solution choisir pour l’hébergement de mon site ? faut-il faire développer une version mobile spécifique ?).

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Un cahier des charges bien documenté c’est votre assurance tranquillité

Le cahier des charges est un document formel indispensable pour sélectionner et travailler en bonne intelligence avec le prestataire en charge du développement de votre site internet. C’est sur la base de ce document que les différentes agences et/ou freelances sollicités vous soumettront des devis plus ou moins détaillés qui vous permettront de sélectionner le prestataire le plus adapté.

Le cahier des charges, éventuellement amendé, servira ensuite à définir le cadre de travail de votre prestataire et les modalités de suivi du développement de votre côté. Le cas échéant, le cahier des charges de votre site internet possède également une valeur juridique en cas de conflit avec votre prestataire.

Format et exigences d’un cahier des charges web

Un cahier des charges se veut un modèle de clarté et de précision

Le cahier des charges d’un site internet est généralement présenté sous la forme d’un document word bien structuré pouvant inclure tous les éléments visuels utiles à sa compréhension : schémas explicatifs, maquettes fonctionnelles, logos, captures d’écrans de sources d’inspiration, images d’illustration, … Selon les projets et leur complexité sa taille peut varier d’une quinzaine à une centaine de pages.

Etant donné qu’il s’agit d’un document extrêmement structurant pour le travail de votre prestataire web il doit être aussi précis et exhaustif que possible. Il doit respecter un certain fil logique que l’on peut matérialiser par le plan global suivant :

1. Présentation d’ensemble du projet
2. Description de la charte graphique
3. Description fonctionnelle et technique
4. Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires

Le contenu détaillé de chaque section est présenté un peu plus bas dans cet article.

Qui doit rédiger le cahier des charges de votre site internet ?

Rédiger un cahier des charges est un exercice qui nécessite à la fois une grande rigueur et une très bonne vision d’ensemble du projet. Ajouter à cela une bonne dose d’expertise dans la rédaction de ce genre de documents et vous obtenez le profil idéal !

Bref, le principal porteur du projet de création de site doit nécessairement être le premier contributeur du cahier des charges même si ce n’est pas lui qui se consacre à sa rédaction. Dans le cadre d’un projet d’entreprise, tous les services concernés doivent être impliqués au moins de façon consultative. Le rédacteur enfin devra idéalement être quelqu’un de méthodique, capable d’organiser de façon structurée et lisible une multitude de détails sur tous les aspects du projet. Si besoin, il est même possible de sous-traiter la rédaction du cahier des charges de votre site.

Notre exemple de cahier des charges pour site Internet

Retrouvez la version word téléchargeable de notre exemple de cahier des charges au bas de cet article.

1. Présentation d’ensemble du projet

1.1. Présentation de l’entreprise :

• Présenter l’activité de l’entreprise : date de création, services ou produits vendus, nombre de salariés, CA, principaux axes de développement, principaux concurrents,
• Expliquer le rôle de votre projet web dans la stratégie de l’entreprise
• S’il s’agit d’une refonte d’un site internet existant, préciser : son trafic mensuel, quelques statistiques de performance (taux de rebond, taux de conversion, …), le nombre de pages existantes à récupérer, les technologies utilisées, …

1.2. Les objectifs du site :

Détaillez le ou les objectifs de votre site web. Préciser s’il s’agit :

• D’un site e-commerce destiné à vendre des produits
• D’un site vitrine pour présenter l’activité de votre entreprise
• D’un media en ligne
• D’un support promotionnel par exemple pour le lancement d’un évènement
• D’un logiciel en ligne

1.3. La cible adressée par le site :

• Ciblez-vous les entreprises ou les particuliers ?
• Quelles sont les caractéristiques et les centres d’intérêt de votre cible ?
• Identifiez les différents segments composant votre cible (par exemple PME et grandes entreprises) et hiérarchisez leur importance stratégique

1.4. Objectifs quantitatifs :

Ce type d’information doit donner une idée du niveau d’activité sur votre futur site, ce qui peut impacter le choix de l’infrastructure technique.

• Quel volume de trafic visez-vous sur votre site ?
• Dans le cas d’un site e-commerce, quel est votre objectif en termes de volume de ventes ?
• Quel volume mensuel de prospects espérez-vous collecter par vos formulaires ?

1.5. Périmètre du projet :

• Votre site doit-il être multilingue ?
• Quelles langues sont concernées ?
• Pour chaque langue le site doit-il subir des adaptations autres que la traduction du contenu ?
• Souhaitez-vous que votre site soit adapté pour les supports mobiles ?

1.6. Description de l’existant :

• Y a-t-il une déjà une précédente version du site en ligne ?
• Possédez-vous le nom de domaine que vous souhaitez utiliser ?
• Qu’en est-il de l’hébergement ?
• Y a-t-il des documents de présentation de l’entreprise ou de ses produits disponibles ?
• Quelles sont les ressources disponibles (logos, éléments graphiques, textes, …) ?
• Y a-t-il des ressources humaines internes ou externes déjà allouées au projet (chef de projet, webdesigner, webmaster, …) ?

2. Description graphique et ergonomique

2.1. Charte graphique :
Si vous avez des éléments graphiques que souhaitez réutiliser comme base de votre nouvelle charte graphique, n’hésitez pas à les inclure le cahier des charges de votre site internet.

• Quel sera le code couleur de votre site ? Quelle sera la couleur dominante ?
• Y a-t-il des variations du code couleur selon les sections ou les pages de votre site ?
• Y a-t-il des déclinaisons de votre logo en fonction du code couleur des pages ?
• Avez des éléments visuels à réutiliser ?
• Quelle police souhaitez-vous ? N’hésitez pas à donner des exemples de sites !

2.2. Design :
Avez-vous des exigences particulières concernant le design de votre site : Flat design, effet parallaxe, … ?

2.3. Maquettes :
Avez-vous fait réaliser des maquettes graphiques pour décrire l’organisation des principales pages de votre site web ? Ce n’est pas obligatoire, notamment  si vous voulez laisser beaucoup de liberté à votre prestataire. Mais si vous avez une idée précise de ce que vous attendez, il est peut-être temps de vous initier à l’utilisation d’un logiciel de mockup pour réaliser vos maquettes.

3. Description fonctionnelle et technique

Si vous disposez de spécifications fonctionnelles détaillées ou de tout autre document utile n’hésitez pas à les ajouter en annexe de votre cahier des charges.

3.1 Arborescence du site :
Présenter l’arborescence de votre site sous la forme d’un schéma est souvent une bonne idée !

• Quelle sont les grandes sections de votre site ?
• Comment sont organisées les différentes rubriques ?
• Quelles sont les pages principales ?

3.2. Description fonctionnelle :

• Votre site comprend-t-il une boutique en ligne ? Si oui, essayer de préciser les modes de livraison et de paiement envisagés, la présence de fonctionnalités de cross-selling, …
• Doit-il y avoir un espace client sécurisé par mot de passe ?
• Souhaitez-vous un back office de suivi d’activité ? Précisez les besoins en termes de droits d’administration, illustrez vos processus métiers par des schémas
• Votre site doit-il intégrer un moteur de recherche interne ? Un blog ? Un module d’inscription newsletter ?
• …

3.3. Informations relatives aux contenus :

• Quels ont les différents types de contenus que vous comptez présenter sur votre site : articles, images, vidéos, ressources téléchargeables, … ?
• Précisez vos besoins en termes de modification des contenus et création de pages
• Indiquez que vous souhaitez que le code HTML respecte les standards SEO notamment en matière de balises titres et de meta-informations ?

3.4. Contraintes techniques :

• Quelles sont les éventuelles technologies imposées ou privilégiées : langages, frameworks, CMS, … ?
• Avec quels navigateurs votre site doit-il être compatible ?
• Souhaitez-vous que le prestataire prenne en charge l’hébergement ?
• Quelles sont les intégrations à des systèmes tiers à prévoir : réseaux sociaux, comptabilité, facturation, emailing, marketing automation, CRM, webanalyse, … ?

4. Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires

4.1. Prestations attendues :

Précisez ici la liste de toutes les prestations que vous souhaitez sous-traiter à votre futur prestataire et pour lesquelles vous souhaitez que les candidats vous soumettent de devis :

• Développement
• Design
• Intégration
• Migration de base de données ou autres actifs existants
• Achat du nom de domaine et gestion de l’hébergement
• Maintenance et mises à jour
• Formation à la gestion du site
• Accompagnement marketing : plan marketing, SEO, SEA, webanalyse, …)
• …

4.2. Planning :

• Quelle est la date limite soumission de candidature pour les prestataires ?
• Quelles sont les dates prévues pour d’éventuelles soutenances orales ?
• A quelle date sera sélectionné le prestataire ?
• Quelles ont les principales deadlines intermédiaires du projet selon les différents lots envisagés ?
• A quelle date souhaitez-vous la livraison finale du projet ?

4.3. Méthodologie de suivi :

• Souhaitez-vous que le prestataire recourt à une méthodologie de développement agile ?
• Comment voulez-vous organiser le suivi du projet : échanges téléphoniques hebdomadaires, présentation physique régulière des avancées, … ?
• Souhaitez-vous avoir accès à un environnement de pré production ?

4.4. Modalités de sélection du prestataire :

• Quels éléments souhaitez-vous que le prestataire intègre à sa réponse : présentation de la société avec références, préconisations techniques, difficultés identifiées, méthodologie proposée, présentation de l’équipe projet, devis détaillé, … ?
• Avez-vous établi une grille de critères pour évaluer les réponses des prestataires ?
• Indiquez le ou les contacts en cas de question sur le cahier des charges ainsi que la date limite de réponse
• Si vous disposez d’une estimation de budget pour votre projet vous pouvez également le mentionner

Télécharger le modèle de cahier des charges pour site Internet

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Les erreurs classiques à ne pas faire dans votre cahier des charges

Afin de vous aider à ne pas les reproduire, voici les erreurs classiques à ne pas faire lors de la rédaction de votre cahier des charges :

Investir plus de deux tiers de votre budget sur le développement initial du site Internet

Si vous répartissez mal votre budget initial, vous courez tout droit à la catastrophe. Un budget maîtrisé ne garantit pas toujours la réussite d’un projet, alors imaginez un budget mal réparti … l’erreur commune est de consacrer trop de budget (plus de 70% environ) au développement de son site web, au détriment d’autres points très importants, comme la génération de trafic ou la maintenance du site. N’oubliez jamais que l’acquisition de trafic peut coûter très cher, il est donc primordial de garder du budget pour cette partie indispensable à la réussite de votre projet. L’assistance technique et la maintenance de tous les jours sont également des postes où vous devrez avoir suffisamment de budget.

Choisir une agence web ou un freelance pas adapté

Ici, on ne vous demande pas forcément de choisir le meilleur (même si c’est toujours mieux), il faut que vous choisissiez le prestataire le mieux adapté à votre projet. Par exemple, si vous n’avez pas le temps de vous occuper de la partie SEO ou de la partie maintenance, choisissez une agence ou un freelance qui vous propose d’effectuer votre projet de A à Z. Maquette, rédaction, maintenance etc. vous n’aurez rien à vous occuper. Si vous avez une vision parfaitement claire de vos objectifs et des compétences recherchées, votre travail de recherche n’en sera que simplifié.

Utiliser le CMS propriétaire développé par une agence

CMS open source ou propriétaire ? Vous vous êtes déjà posé la question ? Les CMS open-source les plus connus sont WordPress, Prestashop ou encore Magento. Etant donné qu’ils sont populaires énormément de freelance ou d’agences peuvent travailler directement dessus. En revanche, certaines agences ont développé leur propose CMS. Avec cette solution, vous pouvez être certains d’avoir un site web unique. En revanche, si vous changez de prestataire, il sera surement compliqué de changer l’apparence de votre site web. Il faut donc peser le pour et le contre avant de choisir l’une ou l’autre des solutions.

Multiplier les développements sur-mesure

Multiplier les développement lors de la création de votre site web est une erreur. En effet, à moins que vous ayez un budget illimité, cela coûte cher, et toutes vos ressources pourraient disparaître simplement avec la partie développement. N’oubliez pas qu’un site web n’est jamais parfait du premier coup. Méfiez-vous également du sur-mesure. Certes vous pourriez être content d’avoir un site web unique, mais quid du moment où un bug apparaîtra ou que vous choisirez de complètement changer d’image de marque ? Au moindre problème, vous n’aurez pas le choix de passer par une intervention longue et coûteuse.

Croire que le planning sera respecté

Et oui, cela fait partie de la vie d’un développement de site Internet. Ne informatique, un retard de 30% par rapport au planning initial est considéré comme « normal ». Il y a plusieurs raisons à cela :

• Spécifications initiales trop vagues
• De nouvelles idées sont apparues au cours du développement
• Problème et incertitude technique
• Mauvais choix dans le prestataire
• …

Il vaut donc mieux éviter de construire tout plan de communication avec une date précise de sortie. Vous pouvez également choisir de travailler avec une méthodologie agile avec la sortie d’une première version, avant d’y apporter des modifications par la suite.

Ne pas consacrer assez de temps à la « recette » du site web

Comme dans la préparation d’un gâteau, la recette d’un site web est extrêmement importante. C’est au cours de cette phase que vous allez identifier les finitions à apporter à votre site web, mais aussi les bugs qui peuvent apparaître. Il est donc très important qu’avec votre agence ou votre freelance, vous passiez un temps suffisant pour tester chacune des pages de votre site. Si vous laissez passer des bugs, des fautes d’orthographe etc. votre crédibilité sera sérieusement impactée.

Pensez que votre site Internet sera directement en tête des résultats Google

Et non, la magie sur les moteurs de recherche n’existe pas. Le référencement naturel d’un site web est un processus qui prend du temps, beaucoup de temps. Même si votre contenu est bien rédigé, que vos pages sont bien organisées, que votre site est techniquement au point et que votre stratégie de netlinking est solide, arriver sur la première page des résultats de recherche Google demande toujours du temps.

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