Certification Qualiopi : l'exemption à 77 700 € que personne ne mentionne

Qualiopi se prépare comme une liste de preuves, alors que le guide officiel évalue une cohérence proportionnée à l'activité. Voici ce que la certification ouvre, qui en est exempté, et comment se joue l'audit.

Joseph Désiré

28 août 20267 min

Qualiopi se raconte partout comme une liste de preuves à réunir avant l'arrivée de l'auditeur. C'est la lecture qui fait échouer le plus d'organismes, parce que le guide officiel dit l'inverse : la conformité se joue sur l'appréciation de l'auditeur, et cette appréciation doit être proportionnée aux caractéristiques de la formation auditée.

Deux organismes peuvent donc produire le même document et obtenir deux verdicts différents, selon ce que leur activité justifie. Un classeur de preuves recopié sur un modèle trouvé en ligne ne protège de rien, pas plus qu'un logiciel de LMS acheté pour l'occasion.

Ce que la certification ouvre, et à qui elle s'impose

L'obligation vient de la loi du 5 septembre 2018, qui « a créé une obligation de certification pour les dispensateurs de formations souhaitant bénéficier des fonds de la formation professionnelle ». Elle s'applique depuis le 1er janvier 2022 à tout prestataire qui « souhaite accéder à des fonds publics ou mutualisés ».

Ce que la marque ouvre est très concret : l'accès aux financeurs, opérateurs de compétences, associations Transitions Pro, Régions, Agefiph, France Travail, et la Caisse des dépôts pour les formations éligibles au compte personnel de formation. Sans elle, un organisme peut former, mais il facture au client final uniquement.

Le périmètre s'est étendu depuis : « depuis le 1er janvier 2024, la certification Qualiopi est également obligatoire pour les organismes dispensant des formations aux élus dans le cadre de leur mandat ».

L'exemption que presque personne ne mentionne

Il existe une porte de sortie légale, absente de la quasi-totalité des pages sur le sujet : « si vous êtes un organisme de formation ou un formateur sous-traitant dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 77 700 €, vous êtes exempté de la certification Qualiopi ».

La condition tient en un mot, sous-traitant. Le formateur indépendant qui intervient pour le compte d'un organisme certifié, sous ce seuil, n'a pas à se certifier lui-même. Celui qui contracte en direct avec un financeur, si.

Pour beaucoup de formateurs individuels, cette distinction décide seule de l'intérêt d'une démarche à plus de mille euros.

Qui peut délivrer la marque

Qualiopi est une marque « propriété de l'État », qui « identifie les prestataires certifiés sur la base d'un référentiel unique ». Elle ne peut être délivrée que par un organisme accrédité par le Comité français d'accréditation ou, dans certaines situations particulières, par une instance de labellisation reconnue par France compétences.

La vérification préalable est donc simple et non négociable : « seuls les organismes certificateurs accrédités par le COFRAC et, dans certains cas spécifiques, les instances de labellisation reconnues par France compétences sont habilités à délivrer la marque Qualiopi ». Un prestataire qui propose « la certification Qualiopi » sans figurer sur ces listes vend un accompagnement, pas un certificat.

Le déroulé réel, et ce qu'on découvre en route

La procédure tient en trois temps : la demande auprès d'un certificateur accrédité, la signature du contrat, puis l'audit initial. Le certificat est ensuite « délivrée pour une durée de 3 ans » et doit être renouvelé.

Deux points méritent d'être connus avant de s'engager. Le premier : l'audit de renouvellement est identique à l'audit initial, il n'est pas allégé. Beaucoup d'organismes budgètent le premier passage en pensant que les suivants seront des formalités.

Le second concerne la préparation : l'échantillon d'actions auditées n'est pas communiqué à l'organisme avant la réunion d'ouverture. Il est donc impossible de ne préparer que les dossiers qui seront regardés.

L'audit de surveillance, lui, se fait en principe à distance, et sur site seulement si l'organisme le demande.

Toutes les non-conformités ne se valent pas

C'est la mécanique la plus utile à comprendre, et elle explique pourquoi certains dossiers passent de justesse et d'autres pas.

Une non-conformité mineure sanctionne un respect partiel de l'attendu, une majeure un attendu pas du tout respecté. Or seuls quinze indicateurs peuvent donner lieu à une non-conformité mineure : sur tous les autres, c'est tout ou rien.

Une tolérance existe au démarrage : pour un nouvel entrant, onze indicateurs sont vérifiés sur la seule formalisation à l'audit initial, leur mise en œuvre effective étant contrôlée lors de la surveillance. C'est un décalage dans le temps, pas une dispense.

Et il existe une non-conformité majeure que rien ne justifie de subir : depuis l'arrêté du 31 mai 2023, l'organisme certifié doit afficher son certificat dans ses locaux et sur son site internet, et ne pas le faire vaut non-conformité majeure. C'est le point le moins coûteux à corriger de tout le référentiel.

Ce que ça coûte, et pourquoi les prix se ressemblent

Les tarifs affichés varient peu d'un certificateur à l'autre, et ce n'est pas un hasard : le prix dépend des modalités fixées par l'arrêté du 6 juin 2019, pas d'un barème que chaque organisme fixerait librement.

À titre de repère public, un certificateur accrédité affiche l'audit initial à 995 € HT auxquels s'ajoutent 195 € HT de frais techniques. Comparer les certificateurs sur le seul prix a donc peu de sens ; le délai d'obtention et la disponibilité des auditeurs en ont davantage.

Une précision sur le chiffre que tout le monde cite

Le « 32 indicateurs » revient sur presque toutes les pages consacrées au sujet. Il n'est écrit tel quel dans aucune page officielle accessible : le guide de lecture numérote bien jusqu'à l'indicateur 32, mais ne pose jamais ce total comme une règle. Ce qui est officiellement établi, c'est que la certification « repose sur un référentiel unique basé sur sept critères qualité ».

La distinction n'est pas de la coquetterie. Construire sa préparation autour d'un décompte plutôt qu'autour des sept critères revient à préparer une check-list là où l'auditeur évalue une cohérence.

Ce que l'outillage change réellement

Une partie des attendus porte sur des traces que personne ne produit à la main de façon fiable dans la durée : émargements, suivi des parcours, recueil des appréciations, traitement des réclamations. C'est là qu'une plateforme e-learning ou un logiciel de LMS pèse, non pour « être conforme », mais parce qu'il horodate ce qu'un tableur laisse reconstituer après coup.

Le ticket d'entrée est modeste : dans notre catalogue de 12 logiciels LMS publiés, les 10 offres facturées au mois vont de 1 € à 186,01 € HT.

Un outil se juge ici sur un point précis, sa capacité à ressortir un dossier d'action complet le jour où l'auditeur en désigne un au hasard, et c'est ce que notre comparateur permet de vérifier fiche par fiche.