GED open source : quelles solutions libres choisir ?

Une GED open source (gestion électronique des documents à code ouvert) permet de classer, indexer, retrouver et archiver les documents de l'entreprise sans payer de licence, en gardant la main sur le serveur qui les stocke. Avant de comparer les outils, deux malentendus sont à lever. Le premier : open source ne veut pas dire gratuit à exploiter. Le code est libre et sans coût de licence, mais il faut l'héberger, l'installer et le maintenir, et plusieurs éditeurs vendent par-dessus une version Enterprise payante. Le second : plusieurs solutions françaises se présentent comme ouvertes et souveraines alors qu'elles sont en réalité propriétaires.

En résumé, selon le besoin : pour une plateforme documentaire complète d'entreprise, Alfresco ou Nuxeo ; pour le partage sécurisé de fichiers, LinShare ; pour la gestion de courrier dans le secteur public, Maarch ; et pour de l'archivage simple à auto-héberger, Paperless-ngx. Pour l'ensemble des logiciels de GED, libres ou non, voyez le comparatif des logiciels de gestion électronique des documents.

GED open source : de quoi parle-t-on ?

Un logiciel de GED centralise les documents numériques ou numérisés, les indexe, permet une recherche dans leur contenu, gère les versions et les droits d'accès, et fait circuler les pièces dans des circuits de validation. Une GED est dite open source quand son code source est publié sous une licence qui autorise à l'utiliser, à l'étudier, à le modifier et à le redistribuer. En pratique, cela change trois choses : aucune redevance par utilisateur, la possibilité d'installer l'outil sur vos propres serveurs, et l'absence de dépendance à un éditeur unique pour faire évoluer le logiciel.

Logiciel libre ou open source : quelle différence ?

Les deux termes désignent à peu près les mêmes logiciels, mais pas la même philosophie. Le projet GNU, à l'origine du logiciel libre, le résume ainsi : les termes « logiciel libre » et « open source » recouvrent à peu près la même gamme de logiciels, mais ils se basent sur des valeurs différentes. Le logiciel libre met en avant la liberté des utilisateurs ; l'open source insiste sur les avantages pratiques du code ouvert (qualité, mutualisation, transparence). Pour choisir une GED, la distinction compte peu : ce qui compte, c'est la licence réelle du produit et ce que l'édition gratuite contient.

Les principales GED open source

Alfresco Community Edition

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Alfresco, dans son édition Community sous licence libre, est l'une des deux plateformes de gestion de contenu d'entreprise les plus complètes du monde open source : gestion documentaire, processus et gouvernance. Elle vise les organisations qui ont une équipe informatique capable de l'héberger et de la faire évoluer.

Nuxeo

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Nuxeo, sous licence Apache, couvre le même périmètre de gestion de contenu d'entreprise qu'Alfresco, avec un point fort particulier sur la gestion des médias (images, vidéos, fichiers volumineux).

LinShare

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LinShare, développé par le français Linagora et publié sous licence libre, n'est pas une GED au sens strict : il est dédié au partage sécurisé de fichiers volumineux, avec traçabilité et conformité au RGPD. Il complète une GED plus qu'il ne la remplace.

Maarch Courrier

Pour la gestion de courrier dans les administrations et collectivités, Maarch est la référence open source du secteur public français. L'éditeur, qui fait partie du groupe Xelians, se présente comme éditeur de solutions libres ; sa gamme comprend Maarch Courrier pour la gestion électronique du courrier et Maarch RM pour l'archivage.

Paperless-ngx

Paperless-ngx est entièrement gratuit, sans aucune version payante, et publié sous licence GPL-3.0 : il numérise, reconnaît le texte par OCR et range vos documents dans une archive consultable. Il doit être auto-hébergé sur un serveur maîtrisé, car ses données ne sont pas chiffrées : sa documentation déconseille de l'installer sur un hébergement auquel vous ne faites pas confiance. Il convient surtout aux petites structures et à la GED personnelle.

Mayan EDMS

Mayan EDMS est une GED open source lancée en 2010 et développée sans interruption depuis. Le projet est gratuit et propose, pour qui en a besoin, des services payants : support, migration et formation.

SeedDMS, OpenKM, LogicalDOC et Teedy

Des outils plus légers complètent le tableau pour de petites équipes. SeedDMS se présente comme un système de gestion documentaire open source. OpenKM et LogicalDOC proposent chacun une édition Community à côté de leurs versions commerciales, ce qui permet de démarrer sans licence puis de basculer vers l'offre commerciale si besoin. Teedy complète cette liste pour les petites équipes.

Nextcloud, pour le partage plutôt que la GED

Nextcloud est une plateforme open source de stockage et de collaboration autour des fichiers, conçue pour être auto-hébergée. Comme LinShare, elle sert davantage au partage et à la synchronisation qu'à la gestion documentaire structurée (indexation, cycle de vie, archivage), mais beaucoup d'organisations l'associent à une GED.

Open source ne veut pas dire gratuit à exploiter

C'est le point qui évite les mauvaises surprises. Une GED open source est gratuite en licence, mais son exploitation a un coût bien réel : il faut un serveur, une installation, des sauvegardes, de la maintenance et des montées de version, le tout assuré par vous ou par un intégrateur. Beaucoup d'éditeurs fonctionnent en modèle ouvert au cœur et vendent une édition Enterprise payante avec support et fonctions avancées par-dessus le libre.

Édition Community ou édition Enterprise ?

L'édition Community suffit tant que vous disposez des compétences pour l'installer, la sécuriser et la mettre à jour. L'édition Enterprise devient utile quand le support de l'éditeur, des fonctions avancées ou des engagements de service sont exigés. Le vrai arbitrage n'est donc pas gratuit contre payant, mais auto-hébergé avec des compétences informatiques, qui vous donne le contrôle total de vos données, contre un service propriétaire clé en main, plus rapide à mettre en route mais au code fermé.

Le rachat par Hyland : ce que ça change

Un fait du marché mérite d'être connu avant de s'engager. Les deux poids lourds de la GED open source ont été rachetés par le même acteur américain, Hyland : Alfresco en 2020, puis Nuxeo en 2021. Concrètement, un éditeur qui n'était pas open source à l'origine a absorbé les deux principales plateformes documentaires libres du marché. Les éditions Community restent disponibles et téléchargeables aujourd'hui, donc rien n'est supprimé, mais l'élan communautaire et la gouvernance de ces projets dépendent désormais d'un propriétaire américain. C'est un paramètre à intégrer si vous misez sur la pérennité et l'indépendance à long terme.

GED open source ou propriétaire : ne pas confondre

C'est la confusion la plus fréquente, et la plus coûteuse. Plusieurs solutions françaises bien connues ne sont pas open source, malgré un discours sur la souveraineté. Open Bee, éditeur français installé en Haute-Savoie, et Zeendoc, édité par Sages Informatique, sont des logiciels propriétaires : leur code n'est pas libre, même s'ils hébergent en France. Côté étranger, DocuWare, allemand, et M-Files, avec son classement par métadonnées, sont eux aussi propriétaires. Ce ne sont pas de mauvais choix, mais si votre critère est le code ouvert et l'auto-hébergement, ils ne relèvent pas de cette catégorie : ils appartiennent à la GED par taille d'entreprise ou par budget, pas à la GED libre.

Archivage numérique open source et valeur probante

Si vous archivez des documents à valeur juridique, un mot sur les normes. La valeur probante d'un archivage électronique repose en France sur la norme NF Z42-013, transposée à l'international sous le nom ISO 14641-1 : un document archivé selon ces règles dans un système d'archivage électronique a la même valeur qu'un original papier. Maarch propose d'ailleurs un module d'archivage qui vise cette conformité. Attention toutefois à une nuance : une conformité revendiquée par un éditeur n'est pas la même chose qu'une certification auditée par un tiers. C'est là que l'open source français prend tout son sens : code maîtrisé et hébergement en France permettent de garder la main sur des données sensibles, sans dépendre d'un éditeur étranger.

Comment choisir une GED open source selon votre profil

PME ou ETI avec une équipe informatique : Alfresco ou Nuxeo pour une plateforme complète, à condition d'assumer l'hébergement et la maintenance. Besoin de partage sécurisé : LinShare, ou Nextcloud pour la synchronisation de fichiers. Collectivité ou administration : Maarch pour la gestion de courrier. Petite structure ou archivage personnel : Paperless-ngx, Mayan EDMS, Teedy ou SeedDMS, simples à héberger. Si votre critère est plutôt le coût zéro sans forcément du logiciel libre, voyez la page GED gratuit, qui inclut des outils gratuits au sens large ; et si vous raisonnez par taille avec des solutions propriétaires clé en main, la page GED pour PME. Ici, le fil reste le code ouvert et la maîtrise de vos données.