Choisir une GED open source, c'est d'abord lever deux malentendus. Le premier : open source ne veut pas dire gratuit à exploiter. Le code est libre et sans coût de licence, mais il faut l'héberger, l'installer et le maintenir, et plusieurs éditeurs vendent par-dessus une version Enterprise payante. Le second : plusieurs solutions françaises se présentent comme ouvertes et souveraines alors qu'elles sont en réalité propriétaires. Une fois ces deux points clarifiés, le choix devient beaucoup plus simple. Voici comment je vois le paysage.
Mon conseil en une phrase, selon votre besoin : pour une plateforme documentaire complète d'entreprise, Alfresco ou Nuxeo ; pour le partage sécurisé de fichiers, LinShare ; pour la gestion de courrier dans le secteur public, Maarch ; et pour de l'archivage simple à auto-héberger, Paperless-ngx.
Open source ne veut pas dire gratuit à exploiter
C'est le point qui évite les mauvaises surprises. Une GED open source est gratuite en licence, mais son exploitation a un coût bien réel : il faut un serveur, une installation, des sauvegardes, de la maintenance et des montées de version, le tout assuré par vous ou par un intégrateur. Beaucoup d'éditeurs fonctionnent en modèle ouvert au cœur et vendent une édition Enterprise payante avec support et fonctions avancées par-dessus le libre. Le vrai arbitrage n'est donc pas gratuit contre payant, mais auto-hébergé avec des compétences informatiques, qui vous donne le contrôle total de vos données, contre un service propriétaire clé en main, plus rapide à mettre en route mais au code fermé. C'est ce compromis qu'il faut peser avant de regarder les outils.
Les vraies GED open source
Mes repères par usage
- Plateforme documentaire complèteAlfresco
- Gestion de contenu et médiasNuxeo
- Partage de fichiers sécuriséLinShare
- Archivage simple à hébergerPaperless-ngx
Alfresco, dans son édition Community sous licence libre, et Nuxeo, sous licence Apache, sont les deux plateformes de gestion de contenu d'entreprise les plus complètes du monde open source : gestion documentaire, processus et gouvernance, Nuxeo étant particulièrement fort sur la gestion des médias. LinShare, développé par le français Linagora et publié sous licence libre, est dédié au partage sécurisé de fichiers volumineux, avec traçabilité et conformité au RGPD. Pour la gestion de courrier dans les administrations et collectivités, Maarch est la référence open source du secteur public français. Et pour de l'archivage documentaire plus simple, Paperless-ngx est entièrement gratuit, sans aucune version payante : il numérise, reconnaît le texte par OCR et range vos documents, à condition de l'auto-héberger sur un serveur maîtrisé, car ses données ne sont pas chiffrées. Des outils plus légers comme OpenKM, SeedDMS ou Teedy complètent le tableau pour de petites équipes.
Le rachat par Hyland : ce que ça change
Un fait du marché mérite d'être connu avant de s'engager. Les deux poids lourds de la GED open source ont été rachetés par le même acteur américain, Hyland : Alfresco en 2020, puis Nuxeo en 2021. Concrètement, un éditeur qui n'était pas open source à l'origine a absorbé les deux principales plateformes documentaires libres du marché. Les éditions Community restent disponibles et téléchargeables aujourd'hui, donc rien n'est supprimé, mais l'élan communautaire et la gouvernance de ces projets dépendent désormais d'un propriétaire américain. C'est un paramètre à intégrer si vous misez sur la pérennité et l'indépendance à long terme.
Attention à ne pas confondre avec les propriétaires
C'est la confusion la plus fréquente, et la plus coûteuse. Plusieurs solutions françaises bien connues ne sont pas open source, malgré un discours sur la souveraineté. Open Bee, éditeur français installé en Haute-Savoie, et Zeendoc, édité par Sages Informatique, sont des logiciels propriétaires : leur code n'est pas libre, même s'ils hébergent en France. Côté étranger, DocuWare, allemand, et M-Files, avec son classement par métadonnées, sont eux aussi propriétaires. Ce ne sont pas de mauvais choix, mais si votre critère est le code ouvert et l'auto-hébergement, ils ne relèvent pas de cette catégorie : ils appartiennent à la GED par taille d'entreprise ou par budget, pas à la GED libre.
Souveraineté et valeur probante
Si vous archivez des documents à valeur juridique, un mot sur les normes. La valeur probante d'un archivage électronique repose en France sur la norme NF Z42-013, transposée à l'international sous le nom ISO 14641-1 : un document archivé selon ces règles dans un système d'archivage électronique a la même valeur qu'un original papier. Maarch propose d'ailleurs un module d'archivage qui vise cette conformité. Attention toutefois à une nuance : une conformité revendiquée par un éditeur n'est pas la même chose qu'une certification auditée par un tiers. C'est là que l'open source français prend tout son sens : code maîtrisé et hébergement en France permettent de garder la main sur des données sensibles, sans dépendre d'un éditeur étranger.
Comment choisir selon votre profil
PME ou ETI avec une équipe informatique : Alfresco ou Nuxeo pour une plateforme complète, à condition d'assumer l'hébergement et la maintenance. Besoin de partage sécurisé : LinShare. Collectivité ou administration : Maarch pour la gestion de courrier. Petite structure ou archivage personnel : Paperless-ngx, Teedy ou SeedDMS, simples à héberger. Si votre critère est plutôt le coût zéro sans forcément du logiciel libre, voyez ma page GED gratuit, qui inclut des outils gratuits au sens large ; et si vous raisonnez par taille avec des solutions propriétaires clé en main, ma page GED pour PME. Ici, le fil reste le code ouvert et la maîtrise de vos données.