La rédaction du cahier des charges représente une étape structurante dans la vie d’un projet. Mal rédigé, il peut conduire jusqu’à l’échec du projet.
Si le cahier des charges permet de formaliser l’expression du besoin, il sert aussi de support pour choisir un prestataire et lui expliquer votre projet. De ce fait, le cahier des charges a aussi bien une finalité interne en vous permettant de définir votre besoin, qu’externe en aidant la sélection du prestataire. Dans cet article, nous vous donnons tous les conseils nécessaires pour bien rédiger votre cahier des charges.
PS : Fidèle à notre ADN, nous allons nous concentrer sur la rédaction de cahier des charges dans le cadre de projets web et informatiques. Si vous êtes une entreprise de BTP à la recherche d’un modèle de cahier des charges, cet article ne devrait pas beaucoup vous éclairer…
4 étapes et 5 conseils pour rédiger votre cahier des charges
1- Rappeler le contexte de votre entreprise et l’environnement du projet
Supposez que la personne qui prendra connaissance votre cahier des charges ne connaisse rien ni à votre entreprise, ni au projet, ni même parfois à votre secteur d’activité. Cette première partie du cahier des charges consiste donc à présenter votre entreprise mais aussi l’environnement dans lequel est né le projet. Voici 3 étapes clés à inclure dans votre cahier des charges.
La description de votre entreprise
Présentez votre entreprise et notamment :
- Votre secteur d’activité
- Votre organisation
- Les services ou produits que vous proposez voire même vos produits phares
- Le marché dans lequel vous évoluez
- Votre client type : ses habitudes de consommation, ses attentes, les points de friction qu’il peut rencontrer
- Votre cible
- Éventuellement des données chiffrées si elles ne sont pas confidentielles (votre nombre d’abonnés, de clients, votre chiffre d’affaires visé etc)
Le contexte du projet
Décrivez dans quel environnement s’inscrit le projet comme par exemple ses enjeux business : le lancement d’un pays, le changement de business model, la structuration de l’équipe.
Expliquez de quel besoin est né le projet et à quel problème il va répondre.
L’existant du projet
Expliquez l’état du projet actuel, ce qui a déjà été fait et ce qu’il reste à faire. Si le logo, les maquettes, le nom de domaine ont déjà été crées, c’est à cet endroit du cahier des charges qu’il est pertinent de l’évoquer.
Plus votre interlocuteur aura d’informations précises sur le projet grâce à votre cahier des charges, plus il sera amené à vous proposer une offre qui corresponde à vos besoins. Attention toutefois à ne pas divulger d’informations confidentielles à ce stade.
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Présenter le projet, ses objectifs et ses contraintes
Définir le projet dans le cadre de la rédaction d’un cahier des charges peut vous permettre de gagner en précision sur vos attentes et ainsi aider à mieux structurer. Ainsi, ce modèle de cahier des charges inclut quelques pistes pour formuler vos besoins.
Prenez le temps de déterminer :
- L’objectif du projet :
Assurez-vous qu’il soit SMART, c’est-à-dire spécifique, mesurable, atteignable, pertinent (reliable en anglais) et temporel donc défini dans le temps. Réfléchissez aux indicateurs qui vont déterminer la réussite de votre projet : chiffre d’affaires, nombre d’inscriptions, traffic…Par exemple : D’ici 4 mois, j’aimerais que mes clients puissent acheter en ligne grâce à un site web.
- Le périmètre du projet :
Définissez les territoires géographiques concernés, les départements, (marketing, finance, comptabilité), les langues - L’équipe qui va intervenir sur le projet, aussi appelée parties prenantes :
Renseignez la composition de l’équipe, les rôles de chacun, leur niveau de disponibilité sur le projet mais aussi les éventuels prestaires externes qui interviendraient également sur le projet - Les destinataires du projet :
Dans le cas d’une création de site e-commerce évoquée précédemment, les destinataires se trouvent être les clients finaux. De ce fait, il convient de se poser les bonnes questions :
Qui sont ces clients ? Qu’attendent-il de votre plateforme ? Quels sont les éléments qu’ils souhaitent absolument voir apparaître ? - Les contraintes :
Un cahier des charges fonctionnel doit nécessairement inclure les éléments à prendre en considération pour la réussite du projet, comme des contraintes de calendrier de gestion de projet ou d’éventuelles difficultés à anticiper. - Le planning du projet :
Identifiez les étapes clés, la durée du projet, la deadline visée, la date de lancement prévue. Pour vous aider, cet liste de 10 outils de planification de projet devrait vous être utile.
- Le budget prévisionnel :
Essayez de déterminer une fourchette de prix réaliste. Même si elle sera probablement amenée à évoluer, le prestataire qui répond à votre appel d’offre doit savoir où il va.
3 – Qualifier votre besoin
Le contenu de cette partie dépend beaucoup du type de projet dans lequel s’inscrit le cahier des charges.
Notre conseil : inutile de partir dans une description extrêmement détaillée de votre besoin à ce stade. Dans le cas d’un cahier des charges site internet par exemple, vous n’avez pas besoin de décrire chacune des fonctionnalités ou d’évoquer des éléments d’UX. Cela dit, si vous tenez absolument à ajouter un tel niveau de détails, incluez une annexe. Le cahier des charges doit être synthétique ! Ne vous perdez pas dans les détails qui d’ailleurs pourront être discutés plus tard voire challengés par le prestataire.
Cela dit, un certains nombres d’informations restent essentielles. Pour le cas d’un projet de création de site web, la qualification du besoin dans votre cahier des charges devra aborder :
Les exigences fonctionnelles
- L’arborescence :
Identifiez la structure que vous souhaitez attribuer à votre site en déterminant ainsi les catégories, rubriques, la navigation… Si vous avez une idée bien précise en tête, n’hésitez pas à inclure un schéma - Le contenu des pages :
Renseignez le type de contenus que vous souhaitez inclure à votre site et sous quel format. Par exemple, s’agira t’il d’images, de vidéos, d’articles de blog ? Vous pouvez également inclure des informations sur la gestion de ces contenus, soit l’entité en charge de les produire. - Les fonctionnalités et spécificités :
Si vous avez déjà choisi une solution d’hébergement, un CMS ou même une solution de paiement en ligne, c’est dans cette section du cahier des charges qu’il faudra le renseigner. - Les technologies et outils :
Informez le prestataire de vos choix en termes de langage de programmation et d’outils. Toutefois, ces informations pourront être détaillées davantage dans le cahier des charges technique. La rédaction du cahier des charges fonctionnel a pour ambition de présenter le projet dans sa globalité. - Compte utilisateur :
Votre site devra t’il inclure un espace de connexion ? Si oui, quelles en seront ses fonctions ?
Les aspects de design et d’UX
- Définition du périmètre :
Précisez dans cette section l’état actuel du projet en termes de design, notamment si vous avez déjà une maquette ou si vous comptez faire appel à un prestataire. - Brief graphique :
Incluez ici votre charte graphique si elle existe déjà, les éventuels mockups et des inspirations de ce que vous aimeriez.
- Maquettes initiales :
Si des maquettes ou des wireframes existent déjà, renseignez-les dans cette partie. Pour vous aider, appuyez-vous du guide complet pour apprendre à réaliser des maquettes fonctionnelles web.
Exemple de wireframe. Source : Balsmamiq
- Parcours utilisateur :
Décrivez le chemin que vous souhaitez inciter votre utilisateur à prendre sur votre site web - Livrables attendus :
Précisez les formats de rendu attendus, même s’ils peuvent évoluer au cours du projet - Ergonomie :
Décrivez brièvement la navigation du site envisagée et mentionnez quelques fonctionnalités qui contribueraient à améliorer l’ergonomie (moteur de recherche, fil d’ariane)
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4 – Décrire le fonctionnement de l’appel d’offres
Afin que la collaboration se fasse en toute transparence, décrivez dans cette dernière section du cahier des charges vos attentes en termes de livrables.
Quels éléments attendez-vous et sous quel format ? Quelles sont vos dates buttoirs ?
Enfin, renseignez les critères qui vont vous permettre de sélectionner le prestataire avec lequel vous allez travailler : qualité de la proposition, coût, niveau d’expertise
5 conseils pour rédiger votre cahier des charges
#1 Être transparent
Commencez sur de bonnes bases en annonçant clairement les délais, les contraintes et votre budget. Gardez en tête qu’il s’agit avant tout d’une collaboration plus que d’une négociation et chacun doit y trouver son compte. D’ailleurs, cela fera gagner du temps à tout le monde !
#2 Se montrer rigoureux
Si la rédaction du cahier des charges s’avère longue et fastidieuse, elle reste pourtant capitale pour le bon déroulé de votre projet. Répartissez cette tâche en plusieurs fois si besoin, appuyez-vous sur des modèles de cahiers des charges déjà existants, mais assurez-vous d’inclure toutes les informations nécessaires qui pourraient aider le prestataire à vous proposer une offre réaliste.
#3 Rester simple
Si vous pouvez être tenté de décrire chacune de vos fonctionnalités dans les moindres détails : oubliez ! Le tout est de rester clair et structuré en évitant de partir dans tous les sens. N’oubliez pas que le cahier des charges doit également vous permettre de structurer votre projet, même en interne.
#4 S’inspirer de modèles
Inutile de réinventer la roue. En effet, il existe de nombreux modèles de cahiers des charges, alors autant vous simplifier la tâche. De plus, les prestataires ont également l’habitude de recevoir ce type de demandes et respecter une certaine structure leur permettra également de gagner du temps et ainsi de vous faire une proposition plus rapidement.
#5 Être réaliste
En tant que commanditaire d’un projet, vous avez sûrement de grandes ambitions pour lui ! Cela dit, si vous voulez le voir se réaliser, faites en sorte d’être le plus réaliste possible. Qu’il s’agisse de délais, de budget ou même de fonctionnalités attendues, renseignez-vous sur ce qu’il est possible de faire.
Si rédiger un cahier des charges peut faire peur aux premiers abords, sachez que la tâche s’avère en réalité moins compliquée qu’elle n’y paraît. En effet, il existe de nombreux modèles pour vous aider dans la rédaction de votre cahier des charges. Celui-ci s’avère dans tous les cas capital pour la réussite de votre projet. En effet, il permet non seulement de structurer votre besoin afin d’atteindre vos objectifs mais il également pour rôle de vous protéger concernant la prestation à réaliser.