Comment gérer sa comptabilité soi-même ? Nos conseils pour y parvenir !

Vous êtes un auto-entrepreneur et souhaitez gérer votre comptabilité vous-même ? Vous souhaitez monter en compétences sur la gestion de votre comptabilité ou apprendre à mieux gérer les finances de votre entreprise ? Nous vous livrons quelques conseils clés pour tenir votre comptabilité en toute autonomie, sans avoir besoin de faire appel à un professionnel.

Comprendre les obligations légales en matière de comptabilité

Avant de vous lancer dans la gestion de votre comptabilité, il est essentiel de connaître les obligations légales liées à la tenue des comptes d’une entreprise. En effet, selon votre statut juridique d’entreprise et la nature de vos activités professionnelles, certaines règles s’appliquent :

• Les auto-entrepreneurs doivent tenir une comptabilité simplifiée. Parmi les obligations des auto-entrepreneurs, on retrouve notamment la création d’un compte bancaire dédié.
• Les sociétés (SARL, SAS, etc.) sont tenues de respecter les normes du Plan Comptable Général (PCG).
• Les commerçants et artisans ont, quant à eux, l’obligation d’enregistrer leurs recettes et dépenses.

Il est donc important de bien se renseigner sur les spécificités liées à votre situation, afin d’être en conformité avec la législation de votre statut.

Familiarisez-vous avec les documents comptables

Pour gérer votre comptabilité, vous devrez également maîtriser les principaux documents comptables que vous devrez établir régulièrement, tels que :

• Les factures de vente et d’achat
• Les déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, etc.)
• Le bilan comptable
• Les résultats de compte mensuels avec l’ensemble des recettes réalisées pour un mois donné. Vous devrez également y indiquer les sorties financières (achat, paiement des cotisations et des impôts, mutuelle, etc.).

Ces documents vous permettront de suivre l’évolution de votre entreprise et de respecter vos obligations légales.

Tous ne seront pourtant pas à réaliser, en fonction du chiffre d’affaires réalisé au cours de l’année. En effet, un professionnel indépendant doit, par exemple, réaliser un chiffre d’affaires supérieur à 72 500 euros pour les prestations de services ou 176 200 euros pour les ventes de marchandises pour déclarer sa TVA.

Organiser sa comptabilité : les bonnes pratiques à adopter

Pour réussir à gérer votre comptabilité d’auto-entrepreneur en toute sérénité et en toute autonomie, il est nécessaire d’adopter des bonnes pratiques. Nous en détaillons quelques-unes ci-dessous : :

#1 – Tenir à jour régulièrement vos documents comptables

Il est essentiel de mettre à jour régulièrement, idéalement de manière hebdomadaire ou, a minima, mensuelle, vos documents comptables. Cela vous permet d’éviter les erreurs et de réduire la montée de stress au moment de réaliser vos bilans comptables.

Par exemple, pensez à établir rapidement vos factures, enregistrer vos recettes et dépenses, et vérifier régulièrement l’état de vos comptes bancaires. Vous pourrez ainsi vous bloquer une journée par mois dédiée à la comptabilité  :

• pour faire le point sur votre facturation globale;
• relancer vos clients qui ont d’éventuels paiements en retard;
• mettre à jour vos fichiers de comptabilité;
• réaliser vos déclarations, comme celle de l’Urssaf qui est à déclarer, d’un mois sur l’autre, dès le 1er jour du mois.

#2 – Classer et archiver soigneusement vos pièces comptables

Un bon classement de vos documents (facture, devis, bons de commande, ticket de caisse, etc.) vous facilitera grandement la tâche lors des déclarations fiscales ou d’un contrôle. Pensez à bien conserver toutes vos pièces justificatives (factures, relevés bancaires, etc.), et à les classer par ordre chronologique ou thématique.

Vous pouvez conserver et trier vos pièces de manière digitale ou dans un classeur de comptabilité, en fonction de vos besoins et de votre méthode de travail.

#3 – Garder en tête les échéances importantes

Soyez conscient des dates limites pour le paiement des impôts, la déclaration de TVA, la déclaration d’Urssaf et toutes les autres types d’obligations fiscales, afin d’éviter les pénalités de retard de paiement.

#4 – Utiliser un logiciel de comptabilité adapté à vos besoins

Plusieurs logiciels de comptabilité sont disponibles sur le marché, avec des fonctionnalités plus ou moins avancées. On peut, par exemple, citer les logiciels Indy et Pennylane qui proposent des offres dédiées aux professionnels indépendants. Le but de ces logiciels est de digitaliser la comptabilité des entreprises de manière simplifiée pour les plus novices (gestion des factures et des devis, relance de paiement, déclaration de CA mensuel, etc).
N’hésitez pas à comparer les offres parmi les logiciels de comptabilité dédiés aux TPE/PME et à choisir celui qui vous correspondra le mieux, en fonction de :

• Votre niveau de compétences
• La complexité de votre comptabilité et donc les fonctionnalités dédiées
• Vos besoins spécifiques, par exemple la relance automatique des paiements en retard ou la collaboration à plusieurs sur l’outil.
• Et évidemment, votre budget qui représente un critère fondamental dans le choix d’un logiciel.

-> Nos conseils pour bien gérer son temps en tant que auto entrepreneur

Se former à la gestion comptable : quelques pistes pour monter en compétences

Si vous ne maîtrisez pas encore les bases de la comptabilité, il est essentiel de vous former afin d’éviter les erreurs et de gérer efficacement vos finances. Voici quelques pistes pour apprendre la comptabilité :

• Les formations en ligne : De nombreux sites proposent des cours en ligne gratuits ou payants pour apprendre les bases de la comptabilité. C’est notamment le cas de la BPI qui propose un module d’introduction à la comptabilité pour les gérants d’entreprise sur son site.
• Les centres de formation : Renseignez-vous auprès des chambres de commerce et d’industrie ou des organismes de formation pour connaître les formations proposées près de chez vous. Sachez aussi que vous pourrez utiliser tout ou partie de votre compte CPF si vous voulez suivre une formation dédiée à la comptabilité. Pour savoir si la formation est payable via votre compte de formation professionnelle, vous pourrez directement échanger avec le centre proposant les parcours et leur demander les modes de financement disponibles.
• Les livres et manuels : Vous pouvez également vous procurer des ouvrages spécialisés pour apprendre les techniques comptables de vous-même. Cette solution est à privilégier pour les indépendants ayant peu de budget à dépenser dans une formation ou pour les profils multitasks qui apprécient de pouvoir monter en compétences par leurs propres moyens.
• Les vidéos et podcasts : Si vous préférez plutôt opter pour une formation plus ludique, sachez qu’il existe des vidéos YouTube et podcasts dédiés aux indépendants. On peut notamment citer le podcast La Cohorte ou encore  « J’peux pas j’ai business » proposé par TheBBoost.

Mais avant même de vous lancer, n’oubliez pas que l’apprentissage de la comptabilité demande du temps et de l’investissement personnel. Armez-vous de patience et soyez persévérant pour acquérir progressivement les compétences nécessaires à la gestion de votre comptabilité en toute indépendance.

Anticiper et prévenir les difficultés comptables

Comme vous pouvez vous en douter, gérer sa comptabilité soi-même peut parfois présenter des risques, notamment si vous êtes confronté à des problèmes financiers ou fiscaux (par exemple : retard de paiement client, redressement fiscal, etc.).

Alors, pour éviter les mauvaises surprises, voici quelques conseils visant à prévenir les difficultés :

Ne pas hésiter à demander conseil

Si vous rencontrez un problème ou si vous avez un doute sur une opération comptable, n’hésitez pas à solliciter l’aide d’un expert-comptable ou d’autres entrepreneurs qui ont déjà géré leur comptabilité eux-mêmes.

Entourez-vous de personnes ayant plus de connaissances dans ce domaine pour vous épauler en cas de besoin, notamment lorsque vous venez tout juste de vous lancer. Il vaut mieux poser des questions que de commettre des erreurs coûteuses.

S’informer régulièrement sur les nouveautés fiscales

La législation fiscale évolue constamment. Pour éviter les erreurs et les sanctions financières, il est important de se tenir informé des dernières actualités fiscales (nouvelles obligations, modifications des taux de TVA, etc.).

Pour cela, nous vous conseillons de consulter régulièrement les sites officiels,  comme celui de l’URSSAF pour rester à jour. Vous pouvez aussi vous abonner à newsletters spécialisées sur le sujet.

Établir un budget prévisionnel et suivre ses indicateurs de performance

Pour anticiper d’éventuelles difficultés financières, il est essentiel de mettre en place un suivi rigoureux de vos finances. Établissez un budget prévisionnel et vérifiez régulièrement l’évolution de vos indicateurs de performance (trésorerie, chiffre d’affaires, rentabilité, etc.). Ainsi, vous serez en mesure de détecter rapidement les problèmes et d’agir en conséquence.

En conclusion, il est tout à fait possible de gérer sa comptabilité soi-même en respectant certaines règles et en se formant progressivement. Adoptez dès à présent les bonnes pratiques, et n’hésitez pas à solliciter l’aide d’experts si nécessaire pour réussir cette mission importante pour la gestion de votre entreprise.