Séminaire d'entreprise : 12 idées de formats, 6 cas réels et un programme sur deux jours

Un séminaire d'entreprise sans objectif écrit est une sortie coûteuse. Les idées d'activités ne manquent pas, les listes de lieux non plus ; ce qui manque presque toujours, c'est la question posée avant : que doit-il exister à la fin du séminaire qui n'existait pas avant ? Une décision, un plan, une équipe qui se connaît, un nouveau produit, un message entendu par tous. Le format découle de la réponse, et c'est la première chose que les agences d'événementiel sérieuses demandent à leur client. Un séminaire est un projet événementiel comme un autre : il se cadre avant de se réserver.

Cet article classe douze idées de séminaire selon l'objectif qu'elles servent, montre six séminaires réels racontés avec leurs chiffres par ceux qui les organisent, puis remplit un programme de deux jours heure par heure pour une PME. Un fichier Excel de cadrage, de programme, de budget et de rétroplanning est à télécharger en fin d'article. Pour les activités elles-mêmes, jeux, défis, ateliers créatifs, notre sélection de trente activités pour un team building prend le relais.

Douze idées de séminaire, classées par ce qu'on veut obtenir

Quelques précisions sur les formats les moins connus. Le « vis ma vie » consiste à passer une journée dans le poste d'un collègue d'un autre service, puis à raconter ce que l'on y a appris ; c'est le séminaire d'intégration qui coûte le moins et qui change le plus de choses dans les relations entre services. La journée terrain chez un client renverse la logique habituelle : au lieu de parler du client en salle, toute l'entreprise va le voir. Le hackathon interne réunit des équipes mixtes sur un problème de l'entreprise pendant un ou deux jours, avec une démonstration à la fin ; le cas le plus cité est celui de Facebook, dont « Facebook's Like button was conceived as part of a hackathon ».

Six séminaires réels, racontés par ceux qui les organisent

1. La retraite annuelle de Buffer, avec son budget publié

Buffer, un éditeur de logiciel entièrement à distance, publie depuis des années le récit et le coût de ses retraites d'équipe. Le titre d'un de ses articles dit tout : « Why We Spent $111,874 Meeting Face to Face ». Le détail des vols y figure, « about $2,200 per person, or $57,200 total », comme la règle d'accès : « teammates who are still in their 45-day trial period are not quite eligible for retreats ». L'hébergement a varié : « in Cape Town, we stayed all together in a few big houses », puis des hôtels quand l'équipe a grandi.

Ce qu'il enseigne : le budget se publie, donc il se justifie. Buffer explique ligne par ligne pourquoi chaque dollar est dépensé, ce qui oblige à savoir ce que le séminaire doit produire. Une PME n'a pas à publier son budget, mais elle gagne à le détailler de la même façon, poste par poste, avant de choisir un lieu.

2. Buffer encore : le programme d'une retraite pour 75 personnes

Dans « How We Planned A Retreat For a Remote Team of 75 », l'équipe détaille sa méthode. Sur le programme : « we have many introverts on our team », donc « the schedule we eventually arrived at was quite structured, and free time was mindfully built in », et l'organisation a « clearly identified which sessions everyone needed to be at ». Sur la préparation : « scouting trips are immensely useful », et le budget a été refait plusieurs fois, « we had about four of these throughout the entire process ». Plus tard, pour sa neuvième retraite, Buffer a créé un comité, « the launch of our very first retreat committee », avec « our team of seven who took time out of their busy schedules ».

Ce qu'il enseigne : trois règles qu'un séminaire de PME peut copier telles quelles. Distinguer les séquences obligatoires des séquences optionnelles. Prévoir du temps libre dans le programme, pas seulement le soir. Et faire repérer le lieu par quelqu'un avant de signer, ce qui évite la salle sans lumière et le wifi absent.

3. Automattic : des séminaires d'équipe de cinq à sept jours

Automattic, l'éditeur américain qui exploite la plateforme de blogs la plus utilisée au monde, est entièrement distribué et décrit son fonctionnement en public. En plus des grands rassemblements, dont « the 2019 Grand Meetup in Orlando », « individual teams meet for five to seven days to brainstorm team-level strategy and bond ». La règle est écrite pour les candidats : « expect to travel three to four weeks per year ». Et depuis la pandémie, « we've focused on smaller groups, division meetups ».

Ce qu'il enseigne : la fréquence et la taille sont des choix, pas des habitudes. Automattic a remplacé un grand rassemblement par des séminaires de division plus petits, plus souvent. Pour une PME de plusieurs sites, la question est la même : un séminaire de toute l'entreprise par an, ou un par équipe par semestre ? Les deux se défendent, à condition de choisir.

4. Buffer, la fréquence revue à la baisse

Le même Buffer a testé le rythme et l'a corrigé : « retreats at Buffer happen once a year », alors que « every six months at one point » avait été la règle, abandonnée parce que trop lourde en déplacements et en argent.

Ce qu'il enseigne : le séminaire réussi de l'année dernière ne justifie pas d'en faire deux cette année. La fréquence se décide sur le coût complet, temps de travail perdu compris, et se réévalue.

5. La Fresque du Climat, l'atelier devenu format de séminaire

La Fresque du Climat est l'atelier collaboratif le plus diffusé dans les entreprises françaises. L'association annonce « 2,3 millions de participant·es 168 pays + 100 000 animateur·ices », un format cadré, « 3h pour comprendre les enjeux climatiques un jeu de 42 cartes », et une règle de taille de groupe, « un·e animateur·ice pour 4 à 14 participant·es ».

Ce qu'il enseigne : un atelier de séminaire réussi a un format fixe, une durée, une taille de table et un animateur par table. C'est ce cadre qui permet de le déployer sur cinquante personnes en même temps sans que la moitié décroche. Les autres fresques et ateliers du même genre reprennent cette mécanique, et c'est elle qu'il faut regarder avant de choisir un thème.

6. Le retour d'expérience d'un dirigeant français

Sur le site Pourquoi Entreprendre, un dirigeant tire les leçons de ses propres séminaires, réussis et ratés. Les trois premières tiennent en trois lignes : « préparer un planning très complet », choisir « un lieu agréable et confortable », et faire du programme détaillé l'étape qui précède tout, « l'étape préalable indispensable ».

Ce qu'il enseigne : les dirigeants qui ont raté un séminaire ne parlent pas d'activités, ils parlent de programme. Un séminaire se rate rarement sur le choix du jeu de l'après-midi ; il se rate sur une matinée sans objectif, un lieu inconfortable et une restitution qui n'a jamais lieu.

Un programme rempli : deux jours pour une PME de 47 salariés

Voici le programme d'un séminaire annuel type, pour une entreprise de services de 47 salariés qui veut à la fois faire le bilan, resserrer les équipes et décider de ses chantiers. Deux jours, une nuit sur place, un atelier externe. Les chiffres sont d'illustration ; c'est ce programme qui remplit la deuxième feuille du fichier Excel.

Comment organiser le séminaire, en six étapes

1. Écrire l'objectif et le livrable attendu. En une phrase, avant toute recherche de lieu. « Trois chantiers décidés et portés » ou « chaque nouveau connaît dix collègues d'autres services » sont des objectifs ; « renforcer la cohésion » n'en est pas un.
2. Choisir la colonne, puis le format. Décider, aligner, intégrer, former ou célébrer. Deux objectifs sur deux jours au maximum, un dominant par journée.
3. Construire le programme heure par heure. Un animateur nommé et un livrable par séquence, et du temps libre inscrit noir sur blanc, comme Buffer l'a appris avec ses introvertis.
4. Budgéter poste par poste, puis refaire le budget. Il se précise à mesure que les devis arrivent. Buffer en a fait quatre versions ; deux suffisent à une PME, une au cadrage et une après les devis.
5. Repérer le lieu, ou le faire repérer. Vérifier les trois choses qui font rater une journée : la lumière des salles, le réseau, l'acoustique.
6. Prévoir l'après avant le pendant. Le compte rendu à J+1, l'enquête à J+7, le point d'avancement à J+30. Un séminaire dont les décisions ne sont pas relues un mois plus tard n'a pas eu lieu.

Trois conseils de terrain. Le premier : le dirigeant ne doit pas animer, il doit participer ; un animateur externe ou un manager d'un autre service tient le temps, le dirigeant écoute. Le deuxième : interdire les slides le premier jour, les autoriser le second. Le troisième : l'enquête de J+7 tient en trois questions, ce que vous retenez, ce qui a manqué, ce que vous allez faire différemment ; au-delà, personne ne répond.

Les erreurs qui transforment un séminaire en sortie

• Chercher le lieu avant l'objectif. Le lieu impose alors le programme, et le programme n'a plus de raison d'être.
• Empiler les objectifs. Bilan, cohésion, formation, annonce stratégique et fête en une journée : aucun n'aboutit.
• Un programme sans temps libre. Les introvertis décrochent, les extravertis s'épuisent, et les conversations qui comptent n'ont jamais lieu.
• La séquence « restitution » supprimée faute de temps. C'est pourtant la seule qui transforme les ateliers en décisions.
• Rogner l'atelier externe pour financer le lieu. Le lieu se voit sur les photos, l'atelier se voit dans ce qui reste six mois après.
• Aucun suivi. Sans compte rendu ni point à un mois, les décisions prises en séminaire deviennent des souvenirs.

Quand passer par une agence événementielle

Une PME peut organiser seule un séminaire d'une journée dans ses locaux ou à proximité. Le recours à une agence d'événementiel devient rentable à partir de trois signaux : plusieurs sites à faire venir et à loger, un atelier externe à concevoir et à faire vivre, ou une équipe interne qui n'a pas le temps de repérer, de négocier et de gérer la logistique du jour J. Le coût dépend surtout de ce périmètre, conception seule ou conception et logistique. Le brief le plus utile à donner à une agence d'événementiel est la première feuille du fichier ci-dessous, remplie : objectif, livrable, participants, durée, budget.

Planning et budget de séminaire à télécharger

Le fichier reprend les quatre outils de l'article : le cadrage en huit questions, le programme de deux jours séquence par séquence avec animateur et livrable, le budget par poste avec le coût par participant calculé, et le rétroplanning de J-90 à J+30. Les lignes du programme sont celles du cas rempli, à remplacer par les vôtres.

Télécharger le planning et le budget de séminaire (Excel, quatre feuilles)

Questions fréquentes

Un jour ou deux jours : comment trancher ?

Une journée suffit à un séminaire d'alignement ou d'intégration. Deux jours avec une nuit sur place sont nécessaires dès qu'il faut décider, parce que la décision se prend le lendemain des constats, pas le même jour. Les retraites de cinq à sept jours d'Automattic répondent à un autre besoin, celui d'équipes dispersées sur plusieurs continents qui ne se croisent pas autrement.

Quel budget prévoir par participant ?

Il dépend du format : une journée sans nuit dans un lieu proche coûte une fraction d'un séminaire résidentiel de deux jours. Le cas rempli de cet article arrive à quelques centaines d'euros par personne pour deux jours avec une nuit, atelier externe compris. Buffer, qui fait voyager toute son équipe à l'autre bout du monde, publie des budgets sans commune mesure avec ceux d'une PME française.

Quelles idées pour un séminaire d'entreprise original ?

L'originalité durable ne vient pas de l'activité mais du format : une journée entière chez un client, un « vis ma vie » entre services, un hackathon interne avec démonstration, un atelier collaboratif type fresque. Ces formats produisent quelque chose, et c'est ce qui reste. Pour les activités elles-mêmes, notre sélection de trente activités pour un team building les classe par catégorie.

Faut-il un séminaire par an ou par semestre ?

Buffer est revenu d'un rythme semestriel à un rythme annuel parce que le premier n'était pas soutenable. Automattic combine un grand rendez-vous et des séminaires d'équipe plus fréquents. La règle utile : un séminaire par objectif réel, pas par habitude, et une fréquence réévaluée chaque année sur le coût complet, temps de travail compris.

Comment mesurer si le séminaire a servi ?

Par ce qui existe après et n'existait pas avant : les décisions prises et suivies à un mois, les engagements tenus, l'enquête de J+7 en trois questions. Un séminaire dont on ne peut rien citer un mois plus tard était une sortie, et c'est l'un des premiers points que les agences d'événementiel de notre comparateur savent cadrer avec leurs clients.

Sources

• Buffer, Inside The Buffer Retreat: How and Why We Spent $111,874 Meeting Face to Face
• Buffer, How We Planned A Retreat For a Remote Team of 75
• Buffer, Mini-Retreats For Remote Teams
• Buffer, Things We Did Differently for Buffer's 9th Retreat
• Automattic, How We Work
• La Fresque du Climat
• Wikipedia, Hackathon
• Pourquoi Entreprendre, Organiser des séminaires d'entreprise : retour d'expérience