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Aptunion est un industriel agroalimentaire d'Apt (Vaucluse), spécialiste des fruits confits. Avant de référencer un produit, ses clients, des industriels agroalimentaires de premier rang, lui envoient chacun leur propre cahier des charges qualité. Ce sont des classeurs Excel et des documents Word de plusieurs centaines de cases : allergènes, analyses, certifications, conformité réglementaire.

Ce travail reposait sur une seule personne. Quand elle est partie à la retraite, l'équipe qualité a risqué de perdre des années de savoir-faire, alors que les demandes clients continuaient d'arriver.

Chaque client a son propre format : tableaux d'allergènes en grille, cellules fusionnées, cases à cocher, listes déroulantes, questions bilingues. Un outil de remplissage standard ne tenait pas face à cette diversité.

Les réponses existaient déjà, mais elles étaient dispersées dans la base documentaire qualité sur SharePoint. Il fallait les retrouver vite et sans erreur, car une réponse fausse dans un cahier des charges engage l'entreprise auprès de son client.

La confidentialité ajoutait une contrainte : les données produits et le nom des clients d'Aptunion ne devaient jamais sortir de leur périmètre. Enfin, l'équipe qualité recevait chaque jour par mail des questions clients qui demandaient les mêmes recherches documentaires.

Aptunion s'appuie désormais sur une IA connectée à sa base documentaire qualité. Les outils sont hébergés sur ses propres serveurs et utilisent Mistral, un modèle d'IA français.

Remplissage automatique des cahiers des charges. L'équipe dépose le fichier Excel ou Word du client dans SharePoint. Le système repère les questions et les cases à remplir, cherche chaque réponse dans la documentation qualité et l'écrit directement dans le fichier. Si aucun document ne permet de répondre, la case est signalée à l'équipe au lieu d'être inventée. Certains formulaires sont progressifs : leurs questions s'ouvrent selon les réponses précédentes. Un circuit dédié les remplit en plusieurs passes.

Les bots mis en place. Trois assistants partagent la même base de connaissances, chacun avec son propre périmètre.

Le chatbot interne sert les équipes qualité, commerciales et R&D. Il répond en français ou en anglais sur les produits, les lots, les analyses et les certificats, en citant sa source avec le lien vers le document.

Le chatbot externe s'adresse aux clients et partenaires d'Aptunion. Il répond sur le système qualité, les certifications et les déclarations réglementaires, sans aucun accès aux données produits. Il ne révèle jamais l'identité d'un client ou d'un fournisseur et ne répond qu'à partir des documents retrouvés.

L'assistant de messagerie relit les mails clients toutes les 30 minutes en journée. Il prépare un brouillon de réponse dans Outlook avec les documents utiles en pièce jointe, puis prévient la personne concernée. L'envoi reste une décision humaine.

Une base toujours à jour. Chaque nuit, les nouveaux documents SharePoint sont intégrés et les documents supprimés sont retirés. Les bots et le remplissage travaillent donc toujours sur la version en vigueur.

Lors d'un traitement en production, 87 % des champs ont été remplis sans intervention humaine, et même 97,5 % sur les documents Word.

Une dizaine de formats clients différents sont pris en charge, dont un formulaire progressif rempli à 91 %.

Le traitement des cahiers des charges occupait un temps plein. Il prend désormais moins de 10 % du temps d'une personne, et l'équipe qualité consacre le temps libéré à [à compléter].

Les clients obtiennent leurs réponses plus vite. Le brouillon et les pièces jointes sont prêts dès que la personne ouvre le mail, et le chatbot externe répond en quelques secondes.

Le savoir-faire qualité ne dépend plus d'une seule personne : il est dans la base documentaire, accessible à toute l'équipe.

Le projet a été livré en mai 2026, et Iatch en assure la maintenance.

Le groupe Sofilec est une ETI montpelliéraine de location de matériel et de véhicules pour le BTP. Il compte quatre entités, Occiloc, Covetech, Apex et LOC+, qui tiennent toutes leur comptabilité dans Sage 100.

Chaque jour, les virements des clients arrivent sur les comptes bancaires des quatre entités. Pour chaque virement, l'équipe comptable devait retrouver à la main la ou les factures réglées, puis les lettrer dans Sage.

Les virements ne se ressemblent pas. Chaque banque et chaque client rédige son libellé à sa façon, et la référence de facture est parfois absente. Un même virement peut régler plusieurs factures. Certains clients paient pour l'ensemble de leur groupe, sur plusieurs comptes.

Changer de logiciel comptable n'était pas envisageable, car Sage 100 est au cœur de l'organisation des quatre entités. La solution devait donc s'y brancher directement.

Enfin, un lettrage comptable doit pouvoir se justifier ligne par ligne. Une proposition fausse coûte plus cher qu'une absence de proposition.

Plusieurs fois par jour, le système lit directement dans Sage 100 les virements reçus et les factures émises des quatre entités. Pour chaque virement, il cherche la correspondance par étapes, de la plus sûre à la moins sûre :

1. une facture dont la référence et le montant correspondent ;

2. plusieurs factures dont la somme correspond ;

3. les factures de l'ensemble du groupe client ;

4. en dernier recours, le montant seul.

Chaque proposition reçoit un score de confiance et apparaît dans une liste SharePoint. Les virements sans correspondance fiable restent à l'équipe comptable. Toutes les 30 minutes, un fichier au format d'import Sage est régénéré : l'équipe n'a plus qu'à l'importer.

Le groupe a fait un choix assumé : pas d'IA générative sur ce projet. Face à des règles comptables strictes, des règles programmées sont plus fiables et plus faciles à auditer qu'un modèle de langage, et chaque lettrage s'explique.

Un seul outil sert les quatre entités, chacune avec ses propres réglages.

• 80 % du lettrage est désormais automatisé dans Sage 100.

• 130 heures par mois sont rendues à la comptabilité, qui les consacre à [à compléter].

• Le projet a été livré en deux mois, sans changement de logiciel.

• Le groupe mène depuis d'autres projets d'automatisation avec Iatch.