Le cahier des charges (CDC) est un document écrit qui décrit les exigences fonctionnelles et les spécifications techniques d'un produit, d'un service ou d'un projet. Il sert à définir les besoins et les attentes en matière de qualité, de performance et de fonctionnalité, ainsi que les délais et les coûts associés.
En bref. Un cahier des charges type s'organise en quatre grands blocs : le contexte et la présentation du projet (objectifs, cibles, périmètre et limites), la description graphique et ergonomique (charte graphique, maquettes, accessibilité), la description fonctionnelle et technique (fonctionnalités, ressources, contraintes), puis les prestations attendues et les modalités de sélection (budget, délais, choix du prestataire). C'est cette trame que détaille le modèle ci-dessous, illustré par l'exemple d'un site internet.
Le cahier des charges sert de base à la planification et à la réalisation d'un projet, à la sélection d'un fournisseur ou à la rédaction d'un contrat. Sa rédaction est de plus en plus collaborative entre le chef de projet, les parties prenantes et les utilisateurs finaux, selon des approches participatives ou agiles.
Indispensable, le cahier des charges formalise un besoin fonctionnel et s'adresse souvent à plusieurs cibles. Il répond à deux objectifs :
- définir les besoins et les spécifications d'un projet ;
- faire l'état des lieux des spécifications, des attentes et des contraintes du projet pour les rendre compréhensibles aux différents acteurs.
Véritable outil de pilotage, il est amené à évoluer dans le temps et doit être rédigé avec attention. Voici une méthodologie simple, illustrée par un exemple de cahier des charges pour un site internet.
Contexte et présentation d'ensemble du projet
La première étape, au moment de s'attaquer à la rédaction d'un cahier des charges, consiste à expliquer en quelques mots le fondement de sa demande.
Exprimer uniquement la partie technique d'un projet ne suffit pas. Une vue générale aide les prestataires à comprendre plus vite les tenants et aboutissants du projet.
Prenons un exemple concret : vous souhaitez faire réaliser par un prestataire la création d'un site web. Ne vous contentez pas de décrire vos attentes, développez aussi les raisons qui vous ont poussé à faire cette demande, parlez de la typologie de vos clients, listez vos concurrents.
Visez large afin d'aider le prestataire à comprendre votre démarche et à vous livrer un produit adapté à vos besoins.
Expliquer les objectifs du projet
Avant d'entrer dans le détail des fonctionnalités, il est important de comprendre les besoins et les objectifs du projet. Cela peut impliquer des entretiens avec les clients, des études de marché et une analyse des concurrents.
Expliquez les finalités du projet pour votre entreprise afin que toutes les parties prenantes comprennent clairement les objectifs et les résultats attendus. Cela facilite la communication et la coordination.
Si l'on reprend l'exemple du site web, les objectifs commerciaux et marketing du site doivent être clairement rédigés. Ils ont une influence majeure sur les travaux qui seront mis en place pour réaliser le projet.
Déterminer les limites du projet et son périmètre fonctionnel
Une fois les besoins bien compris, vous pouvez commencer à définir les fonctionnalités requises. Décrivez-les de manière claire et détaillée afin d'éviter toute confusion. Vous répondrez ainsi aux questions : à qui s'adresse mon projet ? À quel moment ? La réalisation implique-t-elle tous les partenaires ? Tous les clients sont-ils concernés ? Tous les pays ?
Clarifier les attentes permet à chacun de comprendre exactement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Les parties prenantes peuvent alors s'entendre sur les objectifs à atteindre, ce qui évite malentendus et attentes irréalistes. En définissant le périmètre, les responsables peuvent aussi suivre l'avancement et vérifier qu'il reste dans les limites définies.
Exemple de table des matières issue d'un modèle de cahier des charges pour un site internet.
Description graphique, ergonomique et accessibilité
Définir une charte graphique
Une charte graphique est un document de référence qui définit les règles d'utilisation de l'identité visuelle d'une entreprise ou d'une marque. Elle peut inclure la typographie, les couleurs, les images et les éléments graphiques utilisés pour représenter la marque.
Dans un cahier des charges, la charte graphique sert à définir les exigences de design du projet : mise en page, typographie, couleurs, images à utiliser, ainsi que les exigences d'accessibilité numérique (contrastes, navigation clavier, alternatives textuelles).
Elle peut aussi fournir des exemples d'utilisation appropriée et inappropriée de la marque pour aider les créateurs à employer efficacement l'identité visuelle. En résumé, elle garantit l'harmonie et la cohérence de la communication visuelle sur les produits ou services à créer.
Pour vous inspirer, découvrez nos exemples de chartes graphiques web réussies.
Réaliser vos maquettes graphiques
Pour réaliser des maquettes dans le cadre d'un cahier des charges, commencez par rechercher des idées et des exemples de designs similaires afin de situer ce qui existe déjà sur le marché. Cela nourrit l'inspiration du projet.
Élaborez ensuite un plan de conception décrivant les principales sections du design, leur disposition, les typographies et les couleurs utilisées. Passez à la réalisation concrète des maquettes avec des outils de design comme Figma, Adobe XD ou Sketch. Figma est de plus en plus adopté pour la conception collaborative en ligne.
Testez ensuite la maquette, présentez-la à vos collaborateurs et, si possible, à des utilisateurs finaux pour recueillir des retours précoces et vérifier qu'elle répond aux exigences du cahier des charges. Ces étapes varient selon la complexité et la nature de chaque projet.
Description fonctionnelle et technique
Décrire les fonctionnalités du projet
Pour décrire les fonctionnalités d'un projet, fournissez des détails précis et complets sur ce que le système ou l'application doit faire.
Il est utile de les décrire du point de vue de l'utilisateur final, dans un langage clair, en se concentrant sur les résultats attendus plutôt que sur les spécifications techniques. Organisez-les en sections distinctes pour faciliter la lecture.
Dans l'exemple d'un site web, expliquez ce qu'il sera possible de faire : récupérer des contacts, s'inscrire à une newsletter, vendre des produits, regarder des vidéos.
Lister l'ensemble des ressources et des contraintes
Le cahier des charges technique peut inclure une liste des ressources nécessaires au projet, ainsi que la liste des contraintes à prendre en compte. Parmi les ressources :
- les équipements et outils nécessaires à la réalisation ;
- les matières premières et fournitures indispensables ;
- les compétences et qualifications requises ;
- les budgets et délais alloués ;
- les ressources en personnel, temps et matériel pour mettre en oeuvre les tâches.
Voici quelques exemples de contraintes qui peuvent figurer dans un cahier des charges :
- les normes réglementaires et exigences légales liées au projet ;
- les limites de coûts et de délais ;
- les restrictions d'espace ou de capacité ;
- les contraintes de sécurité et de confidentialité ;
- les limitations de la technologie utilisée ;
- les besoins de maintenance et de mise à niveau.
Cette liste n'est pas exhaustive et dépend de chaque projet.
Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires
Établir un budget
Établir un budget aide à orienter les prestataires et à éviter une déconvenue à la réception des premiers devis. Réalisez une estimation détaillée des coûts associés à chaque tâche ou fonctionnalité : main-d'oeuvre, matériel et fournitures, déplacements et sous-traitance, et tout autre poste pertinent.
Mettez en place un plan de financement prévoyant des sources pour chaque poste de dépense, et gardez des marges de sécurité pour les imprévus. Le budget doit être vérifié et révisé régulièrement pour rester aligné avec les besoins et objectifs du projet.
Dans l'exemple du site web, un budget total est difficile à fixer d'emblée : il dépend des spécifications, de la complexité du site et des fonctionnalités requises. Le coût de la rédaction de contenu, de l'hébergement, du webdesign et du développement varie selon l'expérience et la réputation des prestataires. Discutez avec plusieurs d'entre eux pour obtenir des devis et bien comprendre ce qui est inclus dans le coût total.
Déterminer le délai de réalisation et la date de livraison
Le délai de réalisation et la date de livraison doivent être clairement définis. Le délai de réalisation est la période allouée à la réalisation complète du projet, tandis que la date de livraison est celle à laquelle le projet est prévu pour être achevé et livré aux parties prenantes.
Ces deux éléments doivent être convenus entre les parties prenantes avant le début du projet et inscrits dans le cahier des charges pour éviter malentendus et retards.
En résumé, la rédaction d'un cahier des charges est essentielle pour assurer la réussite d'un projet : comprendre les besoins, définir les fonctionnalités et les exigences techniques, fixer les délais et les budgets, puis valider le document avec les différentes parties impliquées.
Notre méthode. Ce modèle reprend la trame que nous utilisons pour cadrer un projet web ou logiciel, illustrée par l'exemple d'un site internet. Il n'a pas vocation à couvrir tous les cas particuliers : un projet industriel, une application métier ou un marché public appelleront des sections supplémentaires. Adaptez la structure à votre contexte plutôt que de la reprendre à l'identique.
Pour aller plus loin selon votre projet, consultez notre guide pour construire le cahier des charges de son projet ou, si vous outillez votre relation client, nos conseils pour rédiger un cahier des charges CRM.
