Cahier des charges : structure type et exemple

Le cahier des charges (CDC) est un document écrit qui décrit les exigences fonctionnelles et les spécifications techniques d'un produit, d'un service ou d'un projet. Il sert à définir les besoins et les attentes en matière de qualité, de performance et de fonctionnalité, ainsi que les délais et les coûts associés.

En bref. Un cahier des charges type s'organise en quatre grands blocs : le contexte et la présentation du projet (objectifs, cibles, périmètre et limites), la description graphique et ergonomique (charte graphique, maquettes, accessibilité), la description fonctionnelle et technique (fonctionnalités, ressources, contraintes), puis les prestations attendues et les modalités de sélection (budget, délais, choix du prestataire). C'est cette trame que détaille le modèle ci-dessous, illustré par l'exemple d'un site internet, complétée par le déroulement de l'appel d'offres et cinq conseils de rédaction.

Le cahier des charges sert de base à la planification et à la réalisation d'un projet, à la sélection d'un fournisseur ou à la rédaction d'un contrat. Sa rédaction est de plus en plus collaborative entre le chef de projet, les parties prenantes et les utilisateurs finaux, selon des approches participatives ou agiles.

Indispensable, le cahier des charges formalise un besoin fonctionnel et s'adresse souvent à plusieurs cibles. Il répond à deux objectifs :

• définir les besoins et les spécifications d'un projet ;
• faire l'état des lieux des spécifications, des attentes et des contraintes du projet pour les rendre compréhensibles aux différents acteurs.

Véritable outil de pilotage, il est amené à évoluer dans le temps et doit être rédigé avec attention. Voici une méthodologie simple, illustrée par un exemple de cahier des charges pour un site internet.

Contexte et présentation d'ensemble du projet

La première étape, au moment de s'attaquer à la rédaction d'un cahier des charges, consiste à expliquer en quelques mots le fondement de sa demande.

Exprimer uniquement la partie technique d'un projet ne suffit pas. Une vue générale aide les prestataires à comprendre plus vite les tenants et aboutissants du projet.

Prenons un exemple concret : vous souhaitez faire réaliser par un prestataire la création d'un site web. Ne vous contentez pas de décrire vos attentes, développez aussi les raisons qui vous ont poussé à faire cette demande, parlez de la typologie de vos clients, listez vos concurrents.

Visez large afin d'aider le prestataire à comprendre votre démarche et à vous livrer un produit adapté à vos besoins.

Présenter l'entreprise et l'existant du projet

Partez du principe que le lecteur ne connaît ni votre entreprise, ni votre secteur. Quelques lignes suffisent pour situer :

• votre activité, votre organisation et vos produits ou services principaux ;
• votre marché et vos clients types : leurs habitudes, leurs attentes, les difficultés qu'ils rencontrent ;
• quelques ordres de grandeur, s'ils ne sont pas confidentiels (nombre de clients, volume de commandes, objectif de chiffre d'affaires) ;
• l'enjeu business qui a fait naître le projet : ouverture d'un nouveau marché, changement de modèle, réorganisation d'une équipe.

Décrivez ensuite l'existant, une partie souvent oubliée : ce qui a déjà été fait (logo, nom de domaine, maquettes, contenus, outils déjà choisis comme un CMS ou une solution de paiement) et ce qui reste à produire. Le prestataire évite ainsi de chiffrer un travail déjà réalisé. Gardez pour une seconde phase, ou pour un accord de confidentialité, les informations sensibles.

Expliquer les objectifs du projet

Avant d'entrer dans le détail des fonctionnalités, il est important de comprendre les besoins et les objectifs du projet. Cela peut impliquer des entretiens avec les clients, des études de marché et une analyse des concurrents.

Expliquez les finalités du projet pour votre entreprise afin que toutes les parties prenantes comprennent clairement les objectifs et les résultats attendus. Cela facilite la communication et la coordination.

Si l'on reprend l'exemple du site web, les objectifs commerciaux et marketing du site doivent être clairement rédigés. Ils ont une influence majeure sur les travaux qui seront mis en place pour réaliser le projet.

Pour qu'un objectif soit exploitable, formulez-le de façon SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini. « Permettre à nos clients de commander en ligne d'ici quatre mois » est plus utile que « moderniser notre site ». Précisez dans la foulée les indicateurs qui diront si le projet a réussi : ventes en ligne, demandes de devis, inscriptions ou trafic.

Déterminer les limites du projet et son périmètre fonctionnel

Une fois les besoins bien compris, vous pouvez commencer à définir les fonctionnalités requises. Décrivez-les de manière claire et détaillée afin d'éviter toute confusion. Vous répondrez ainsi aux questions : à qui s'adresse mon projet ? À quel moment ? La réalisation implique-t-elle tous les partenaires ? Tous les clients sont-ils concernés ? Tous les pays ?

Trois éléments aident à tracer ce périmètre :

• la couverture : territoires, langues et services de l'entreprise concernés (marketing, finance, service client) ;
• l'équipe projet : qui intervient côté entreprise, avec quel rôle et quelle disponibilité, et quels autres prestataires sont déjà engagés ;
• les destinataires : les utilisateurs finaux du projet, ce qu'ils attendent et ce qu'ils doivent absolument y trouver.

Clarifier les attentes permet à chacun de comprendre exactement ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Les parties prenantes peuvent alors s'entendre sur les objectifs à atteindre, ce qui évite malentendus et attentes irréalistes. En définissant le périmètre, les responsables peuvent aussi suivre l'avancement et vérifier qu'il reste dans les limites définies.

Exemple de table des matières issue d'un modèle de cahier des charges pour un site internet.

Description graphique, ergonomique et accessibilité

Définir une charte graphique

Une charte graphique est un document de référence qui définit les règles d'utilisation de l'identité visuelle d'une entreprise ou d'une marque. Elle peut inclure la typographie, les couleurs, les images et les éléments graphiques utilisés pour représenter la marque.

Dans un cahier des charges, la charte graphique sert à définir les exigences de design du projet : mise en page, typographie, couleurs, images à utiliser, ainsi que les exigences d'accessibilité numérique (contrastes, navigation clavier, alternatives textuelles).

Elle peut aussi fournir des exemples d'utilisation appropriée et inappropriée de la marque pour aider les créateurs à employer efficacement l'identité visuelle. En résumé, elle garantit l'harmonie et la cohérence de la communication visuelle sur les produits ou services à créer.

Pour l'accessibilité, le référentiel de référence en France est le RGAA, publié par la direction interministérielle du numérique (DINUM) : citer sa version (4.1.2 au 19/10/2026, une version 5 étant annoncée pour fin 2026) évite toute ambiguïté sur le niveau attendu.

Pour vous inspirer, découvrez nos exemples de chartes graphiques web réussies.

Réaliser vos maquettes graphiques

Pour réaliser des maquettes dans le cadre d'un cahier des charges, commencez par rechercher des idées et des exemples de designs similaires afin de situer ce qui existe déjà sur le marché. Cela nourrit l'inspiration du projet.

Élaborez ensuite un plan de conception décrivant les principales sections du design, leur disposition, les typographies et les couleurs utilisées. Passez à la réalisation concrète des maquettes avec des outils de design comme Figma, Adobe XD ou Sketch. Figma est de plus en plus adopté pour la conception collaborative en ligne.

Testez ensuite la maquette, présentez-la à vos collaborateurs et, si possible, à des utilisateurs finaux pour recueillir des retours précoces et vérifier qu'elle répond aux exigences du cahier des charges. Ces étapes varient selon la complexité et la nature de chaque projet.

Description fonctionnelle et technique

Décrire les fonctionnalités du projet

Pour décrire les fonctionnalités d'un projet, fournissez des détails précis et complets sur ce que le système ou l'application doit faire.

Il est utile de les décrire du point de vue de l'utilisateur final, dans un langage clair, en se concentrant sur les résultats attendus plutôt que sur les spécifications techniques. Organisez-les en sections distinctes pour faciliter la lecture.

Dans l'exemple d'un site web, expliquez ce qu'il sera possible de faire : récupérer des contacts, s'inscrire à une newsletter, vendre des produits, regarder des vidéos.

Lister l'ensemble des ressources et des contraintes

Le cahier des charges technique peut inclure une liste des ressources nécessaires au projet, ainsi que la liste des contraintes à prendre en compte. Parmi les ressources :

• les équipements et outils nécessaires à la réalisation ;
• les matières premières et fournitures indispensables ;
• les compétences et qualifications requises ;
• les budgets et délais alloués ;
• les ressources en personnel, temps et matériel pour mettre en oeuvre les tâches.

Voici quelques exemples de contraintes qui peuvent figurer dans un cahier des charges :

• les normes réglementaires et exigences légales liées au projet ;
• les limites de coûts et de délais ;
• les restrictions d'espace ou de capacité ;
• les contraintes de sécurité et de confidentialité ;
• les limitations de la technologie utilisée ;
• les besoins de maintenance et de mise à niveau.

Cette liste n'est pas exhaustive et dépend de chaque projet. Si le projet traite des données personnelles (formulaires, comptes clients, newsletter), signalez-le dès cette partie : le prestataire devra en tenir compte dès la conception, et le guide RGPD du développeur publié par la CNIL aide à formuler ces exigences.

Prestations attendues et modalités de sélection des prestataires

Établir un budget

Établir un budget aide à orienter les prestataires et à éviter une déconvenue à la réception des premiers devis. Réalisez une estimation détaillée des coûts associés à chaque tâche ou fonctionnalité : main-d'oeuvre, matériel et fournitures, déplacements et sous-traitance, et tout autre poste pertinent.

Mettez en place un plan de financement prévoyant des sources pour chaque poste de dépense, et gardez des marges de sécurité pour les imprévus. Le budget doit être vérifié et révisé régulièrement pour rester aligné avec les besoins et objectifs du projet.

Dans l'exemple du site web, un budget total est difficile à fixer d'emblée : il dépend des spécifications, de la complexité du site et des fonctionnalités requises. Le coût de la rédaction de contenu, de l'hébergement, du webdesign et du développement varie selon l'expérience et la réputation des prestataires. Discutez avec plusieurs d'entre eux pour obtenir des devis et bien comprendre ce qui est inclus dans le coût total.

Déterminer le délai de réalisation et la date de livraison

Le délai de réalisation et la date de livraison doivent être clairement définis. Le délai de réalisation est la période allouée à la réalisation complète du projet, tandis que la date de livraison est celle à laquelle le projet est prévu pour être achevé et livré aux parties prenantes.

Ces deux éléments doivent être convenus entre les parties prenantes avant le début du projet et inscrits dans le cahier des charges pour éviter malentendus et retards.

Expliquer le déroulement de l'appel d'offres

Si vous consultez plusieurs prestataires, terminez le cahier des charges par les règles du jeu. Les réponses seront plus faciles à comparer et la sélection plus transparente :

• le calendrier : date limite des questions, date de remise des propositions, éventuelle soutenance, date de décision ;
• le format de réponse attendu : proposition technique, planning, devis détaillé, références comparables ;
• les critères de sélection et leur poids relatif : qualité de la proposition, prix, expertise et références, compréhension du besoin.

Cinq conseils pour rédiger votre cahier des charges

Annoncer clairement budget, délais et contraintes

Un cahier des charges ouvre une collaboration, pas une négociation. Annoncer d'emblée l'enveloppe, l'échéance et les contraintes fait gagner du temps aux deux parties et écarte les propositions hors sujet.

Être complet sans se presser

La rédaction prend du temps : découpez-la en plusieurs sessions et faites relire chaque partie par les personnes concernées. Une information manquante se paie plus tard en devis imprécis ou en avenants.

Rester synthétique

Inutile de décrire chaque fonctionnalité dans le moindre détail. Un document clair et structuré se lit mieux ; les spécifications fines peuvent figurer en annexe ou être affinées avec le prestataire retenu.

Partir d'un modèle

Les prestataires ont l'habitude d'une structure proche de celle présentée ici. Partir d'un modèle adapté à votre type de projet évite les oublis : nos modèles pour un site internet, une refonte de site web ou une application mobile reprennent cette trame.

Rester réaliste

Délais, budget et fonctionnalités doivent rester cohérents entre eux. Avant de figer vos attentes, renseignez-vous sur ce qui est faisable dans l'enveloppe prévue : les premiers échanges avec les prestataires servent aussi à cela.

En résumé, la rédaction d'un cahier des charges est essentielle pour assurer la réussite d'un projet : comprendre les besoins, définir les fonctionnalités et les exigences techniques, fixer les délais et les budgets, puis valider le document avec les différentes parties impliquées.

Notre méthode. Ce modèle propose une trame pour cadrer un projet web ou logiciel, illustrée par l'exemple d'un site internet. Il n'a pas vocation à couvrir tous les cas particuliers : un projet industriel, une application métier ou un marché public appelleront des sections supplémentaires. Adaptez la structure à votre contexte plutôt que de la reprendre à l'identique.

Pour aller plus loin selon votre projet, consultez notre guide pour rédiger un cahier des charges technique ou, si vous outillez votre relation client, nos conseils pour rédiger un cahier des charges CRM.