Le rapprochement bancaire consiste à confronter le solde du relevé de la banque au solde du compte de trésorerie tenu en comptabilité, puis à expliquer l'écart, ligne par ligne.
Première surprise pour qui cherche le texte qui l'impose : le plan comptable général ne nomme jamais le rapprochement bancaire. Ce n'est pas une obligation portant ce nom, c'est une pratique de gestion.
Ce qui existe, ce sont des obligations qui le rendent inévitable. La distinction n'est pas un détail de vocabulaire, elle explique pourquoi la fréquence, la forme et la conservation ne sont écrites nulle part sous cette étiquette.
Ce qui l'impose réellement
L'obligation qui commande tout tient en une phrase : toute entité contrôle au moins une fois tous les douze mois les données d'inventaire, à l'article 1021-3 du plan comptable général.
Et l'inventaire n'est pas un comptage de stock, contresens tenace. C'est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif, ce qui inclut le solde de chaque compte bancaire, organisé de manière à justifier le contenu de chacun des postes du bilan.
Un texte fiscal, lui, décrit explicitement l'opération, pour les exploitants dont le compte bancaire ne retrace que les opérations professionnelles : les virements de fonds doivent être comptabilisés de façon à pouvoir rapprocher le solde bancaire de la comptabilité. C'est le seul endroit où l'administration nomme le geste.
Pourquoi tous les mois, et pas une fois par an
Si l'obligation d'inventaire est annuelle, la pratique mensuelle n'est pas un excès de zèle. Les écritures des journaux auxiliaires, dont le journal de banque, sont centralisées au moins mensuellement sur le livre-journal et le grand livre.
S'y ajoute une option très utilisée. Le plan comptable autorise, à l'article 1031-2, l'enregistrement par récapitulation au moins mensuelle des totaux des opérations, plutôt qu'opération par opération, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour.
Autrement dit, l'entreprise qui choisit la récapitulation mensuelle s'engage à pouvoir tout redérouler au jour le jour. Le pointage du relevé n'est plus une hygiène, c'est la contrepartie de la simplification.
Autant de rapprochements que de comptes
Voici la règle la plus souvent enfreinte, et elle est explicite à l'article 1215-51. Pour chaque compte bancaire dont elle est titulaire, l'entité utilise une subdivision distincte du compte 512.
La conséquence est immédiate : il n'existe pas un rapprochement bancaire, il y en a autant que de comptes ouverts. Le même article ferme d'ailleurs la porte au raccourci qui tente tout le monde, en interdisant toute compensation entre les comptes à solde créditeur et les autres.
On ne rapproche donc jamais un solde net global. Chaque compte se pointe pour lui-même, y compris celui qui n'a bougé que deux fois dans l'année.
Cela trace aussi la frontière avec les opérations de pointage menées sur les comptes de tiers, clients ou fournisseurs, que l'on confond souvent avec le rapprochement. Le rapprochement bancaire porte sur le compte 512 et sur lui seul : ce qui se pointe entre une facture et son règlement se joue ailleurs dans le plan de comptes, et ne se substitue pas à la confrontation avec le relevé.
Le compte qui trahit un virement enregistré une seule fois
Les virements d'un compte bancaire à un autre passent par les comptes 58, « Virements internes », traités à l'article 1215-58. Ce sont des comptes de passage au terme desquels ils sont soldés, destinés à permettre la centralisation sans risque de double emploi.
D'où un réflexe de diagnostic que peu de méthodes mentionnent : un compte 58 non soldé au moment du rapprochement signale un virement enregistré une seule fois. Avant de chercher l'écart dans le relevé, il faut regarder là.
Où ne surtout pas loger l'écart
Quand une ligne résiste, la tentation est de la porter en compte d'attente et de passer à la suite. L'article 1214-47 est net : le procédé n'est utilisé qu'à titre exceptionnel, et toute opération portée au compte 47 est imputée au compte définitif dans les moindres délais possibles.
L'autre réflexe à corriger concerne la pièce. Le relevé bancaire ne suffit pas à lui seul : chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée, exigence de l'article 1032-2. C'est pourquoi des frais bancaires découverts au rapprochement appellent l'avis bancaire correspondant, et pas seulement la ligne du relevé.
Voici un écart typique, à titre d'exemple d'école : un solde de relevé à 12 480 €, un solde comptable à 11 930 €, soit 550 € d'écart, expliqué par un chèque émis non encaissé de 620 € et des frais bancaires de 70 € non comptabilisés.
Le faire avant de clôturer, et le conserver dix ans
L'ordre des opérations compte. Il faut rapprocher avant de clôturer la période : la procédure de clôture fige la chronologie et rend les enregistrements intangibles, au plus tard avant l'expiration de la période suivante.
Ce que l'on risque à ne pas le faire dépasse le désagrément comptable. L'administration retire la valeur probante à une comptabilité entachée d'erreurs, omissions ou inexactitudes graves et répétées, en citant nommément la caisse créditrice et le défaut d'inventaire.
Enfin, les justificatifs du rapprochement se conservent dix ans, comme l'ensemble des documents comptables et des pièces justificatives.
Ce que cela demande à l'outil
Tout ce qui précède se traduit en exigences précises : un pointage par compte et non global, la détection des comptes de passage non soldés, et l'attachement d'une pièce à chaque écriture.
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Un point tranche plus que les autres, et notre comparateur permet de le lire fiche par fiche : l'outil produit-il un état de rapprochement par subdivision du compte 512, ou raisonne-t-il sur un solde bancaire agrégé, auquel cas il reproduit exactement la compensation que le plan comptable interdit ?
