Documind

Centralisation et accès simplifié à l’information

La solution permet de centraliser tous les documents, quel que soit leur format ou leur source, pour un accès rapide et sécurisé depuis n’importe quel appareil (navigateurs, smartphones, tablettes). Les utilisateurs peuvent retrouver facilement l’information recherchée grâce à un outil de recherche interne performant, basé sur des mots-clés ou des critères personnalisés. La gestion des fichiers est simplifiée, avec un plan de classement pré-créé et des fonctionnalités de gestion des favoris, ce qui favorise l’organisation personnelle et la collaboration.

Automatisation et fiabilité des processus documentaires

La solution automatise le classement des documents typés (factures, bons de commande, bons de livraison, etc.) dès leur numérisation, sans saisie manuelle. Elle propose des circuits de validation personnalisables selon les activités de l’entreprise, attribuant automatiquement les tâches aux collaborateurs concernés pour chaque document entrant. Le suivi des versions garantit que la dernière version d’un document est toujours accessible, évitant toute suppression, publication ou partage par erreur.

Modularité et adaptation à la taille de l’entreprise

La solution est conçue pour s’adapter aux besoins des TPE, PME et grandes entreprises. Pour les TPE, elle offre une interface claire et conviviale, axée sur la simplicité et l’efficacité. Pour les PME, elle propose des fonctionnalités avancées de gestion documentaire et de circuits de validation adaptés à chaque métier. Pour les grandes entreprises, la solution est entièrement paramétrable selon le cahier des charges et les processus métier, avec une intégration possible via API dans le système d’informations existant.

Intégration et architecture technique

L’architecture logicielle repose sur un serveur d’applications déployé automatiquement lors de l’installation. Le stockage des documents et des données d’indexation peut être localisé sur le même serveur ou déporté. Aucun déploiement n’est nécessaire sur les postes clients pour l’utilisation du client web, seul un navigateur de référence est requis. L’intégration dans le système d’informations de l’entreprise est facilitée, notamment grâce à la disponibilité d’API.

Sécurité et gestion du cycle de vie des documents

La solution sécurise les flux d’informations et permet de maîtriser l’ensemble du cycle de vie des documents : acquisition, utilisation, mise à jour, jusqu’à l’archivage ou la suppression contrôlée. Le suivi des modifications et la gestion des droits d’accès contribuent à la fiabilité et à la traçabilité des opérations documentaires.

Cas d’usage concrets

• Gestion centralisée et sécurisée de tous les documents d’entreprise.
• Automatisation du classement des factures fournisseurs, bons de commande, bons de transport, contrats, etc.
• Mise en place de circuits de validation adaptés aux processus internes.
• Partage et collaboration sur les documents en interne et en externe, avec suivi des versions.
• Intégration avec les applications métier via API pour les grandes entreprises.

Points forts

• Solution modulable et évolutive, adaptée à la taille et aux besoins de chaque organisation.
• Automatisation du classement et des processus de validation documentaire.
• Interface web compatible tous supports, sans installation sur les postes clients.
• Gestion fine des droits et sécurité des informations.
• Intégration facilitée dans le système d’informations existant.

Limites

• Le déploiement nécessite un serveur d’applications dédié.
• La personnalisation avancée requiert une phase de paramétrage selon le cahier des charges.

Recommandation

La solution convient aux organisations recherchant une gestion documentaire centralisée, automatisée et sécurisée, avec une forte capacité d’adaptation à leurs processus métier. Elle est particulièrement recommandée pour les entreprises souhaitant fluidifier leurs flux d’informations, optimiser la collaboration et garantir la conformité documentaire.

Sources

• https://www.novadys.fr/nos-solutions/documind-la-gestion-electronique-des-documents-ged/