Logiciels de Caisse

Dans ce comparatif, nous allons :

• Vous donner les clés pour comparer les solutions logicielles sur des critères pertinents et faire le bon choix.
• Vous proposer une sélection des meilleurs logiciels de caisse enregistreuse gratuits et payants.  

Quelques conseils pour choisir le bon outil de caisse

Après vous avoir présenté le top 3 des meilleurs logiciels de caisse enregistreuse, nous allons maintenant vous distiller quelques conseils pour choisir le bon outil.

La question du support / terminal de paiement

L’une des premières questions que vous devrez vous poser lors de l’acquisition d’un logiciel de caisse est son utilisation. Allez-vous utiliser un terminal point de vente ou plutôt un logiciel de caisse enregistreuse sur tablette dans un commerce ambulant par exemple ? De plus, si vous utilisez un ordinateur (PC ou MAC), vous aurez besoin d’un logiciel de caisse enregistreuse adéquat.

Le support d’utilisation de votre logiciel est donc essentiel pour gérer les moyens de paiement de vos clients. La tendance est plus à des caisses enregistreuses pour tablettes, smartphones plutôt qu’un logiciel de point de vente classique. De plus, avec l’avènement du e-commerce, le mot d’ordre est la mobilité et même les restaurants s’y mettent. Vous pouvez d’ailleurs consulter notre comparatif des meilleurs caisses enregistreuse pour restaurant.

Il est donc primordial de distinguer les logiciels de caisse sur des points de vente fixes aux applications de caisse pour smartphone et tablette.

Les critères pour comparer les logiciels de caisse

Lors du choix de votre logiciel de caisse, vous devrez prendre en compte deux critères principaux : le nombre d’opérations de caisse quotidiennes mais aussi le type de produit et de TVA que vous appliquez. Ces critères seront liés à votre secteur d’activité. Pour vous simplifier la tâche, observez vos concurrents pour voir ce qu’ils utilisent. Cependant, vous avez également d’autres critères à prendre en compte :

• L’interface et l’ergonomie du logiciel,
• Choisissez un logiciel certifié NF 525. Qu’est-ce que c’est ? Tout simplement des caisses qui répondent à la loi anti-fraude à la TVA.
• Étudiez votre budget total (installation, assistance, mise à jour …),
• Tenez compte des fonctionnalités précises du logiciel,
• Assurez-vous également que l’éditeur vous propose des formations ou une assistance à l’installation si vous n’êtes pas à l’aise avec l’informatique.

Le prix du logiciel : abonnement ou licence ?

Sans surprise, comme avec toutes sortes de produits, les prix de ces logiciels varient très fortement. Là encore, vous aurez le choix : achat sec du logiciel ou souscrire à un abonnement mensuel ou annuel. Certaines solutions ne vous laisseront pas le choix  de l’offre (abonnement d’un an) tandis que d’autres vous proposeront plusieurs options et packs en fonction de vos besoins.

Les abonnements mensuels sont, en moyenne, au tarif de 30€. Attention également si vous choisissez d’acheter le logiciel, ses services peuvent vite devenir obsolètes (1, 3 ou 5 ans) et les mises à jour peuvent être payantes.

L’essentiel à savoir sur la réglementation en vigueur en France sur les logiciels de caisse

Loi de finances : La réglementation fiscale est principalement définie par la Loi de finances. Cette Loi exige que les logiciels de caisse soient conformes et permettent une traçabilité des transactions. Notamment en ce qui concerne la collecte de la TVA.

Certification NF525 : Les logiciels de caisse doivent être certifiés NF 525 pour être conformes. Cette certification propre à la France garantit que le logiciel satisfait aux exigences légales et fiscales.

Facturation électronique : La réglementation en France encourage de plus en plus l’utilisation de la facturation électronique. Les logiciels de caisse doivent pouvoir générer des factures électroniques conformes.

Archivage des données : Les entreprises sont tenues de conserver les données de leurs transactions, y compris les reçus, pour une période déterminée. Les logiciels de caisse doivent disposer d’un archivage de leurs données.

Sanctions en cas de non-conformité : En cas de non-conformité avec la réglementation en vigueur, des sanctions telles que des amendes peuvent être imposées. Les contrôles fiscaux sont effectués pour s’assurer de la conformité.

Obligation de formation du personnel : Les entreprises sont tenues de former leurs salariés à l’utilisation correcte des logiciels de caisse pour garantir la conformité fiscale.

Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de caisse

Gestion des produits : Il doit permettre de créer une base de données de produits, de définir des prix, d’ajouter des descriptions, des images, et de gérer les stocks.

Enregistrement des ventes : Il se doit d’enregistrer rapidement et avec précision les ventes, en scannant les codes-barres des produits ou en saisissant manuellement les articles vendus.

Gestion des paiements : Le meilleur logiciel de caisse doit accepter les principaux moyens de paiement : espèces, cartes de crédit/débit ou paiements mobiles. Il doit également calculer automatiquement le montant total.

Calcul de la TVA : Les logiciels de caisse doivent être conformes à la législation fiscale en calculant et en enregistrant la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) de manière précise.

Impression de reçus : Ils doivent permettre d’imprimer des reçus pour les clients et éventuellement d’envoyer des reçus par mail.

Gestion des clients : Les logiciels doivent conserver des informations sur les clients, comme leurs coordonnées, leurs historiques d’achat pour créer un programme de fidélisation adapté.

Gestion des employés : Ils doivent permettre d’attribuer des autorisations spécifiques aux employés, de suivre les ventes par employé, et de gérer les plannings.

Rapports et analyses : Les logiciels doivent générer des rapports notamment sur les ventes, les stocks, les performances des produits.

Gestion des remises et des promotions : Il doit être possible d’appliquer des remises, des offres promotionnelles et des codes de réduction.

Sécurité des données : La sécurité des données des transactions et des informations des clients doivent être assurées, tout en respectant les réglementations de protection des données.

Compatibilité matérielle : Ils doivent être compatibles avec des outils tels que les imprimantes de reçus, les scanners de codes-barres et les tiroirs-caisses.

Mises à jour régulières : La mise à jour du logiciel est essentielle pour assurer la conformité avec les nouvelles réglementations fiscales et les améliorations constante du marché du logiciel de caisse.