Logiciels Kanban

La méthode Kanban est une méthode de gestion de projet agile très utilisée en univers startups, notamment. Née chez Toyota dans les années 1950 mais plus d’actualité que jamais, la méthode Kanban facilite le suivi des projets en temps réel, grâce à une approche simple et visuelle.

Cette méthode s’adapte à différents projets. Nous allons vous expliquer en quoi consiste cette méthode Kanban, ses principes, ses cas d’usage et vous présenter quelques bons outils pour l’intégrer dans vos gestions de projets.

Sommaire

Qu’est-ce que la méthode Kanban ?

Définition

Vous connaissez peut-être les outils de gestion de projet comme Trello, Asana ou encore Jira ? Ils utilisent tous la méthode Kanban, qui signifie étiquette en japonais (venant de l’industrie, cela fait référence aux étiquettes utilisées dans les chaînes d’assemblage).

La méthode Kanban est une approche évolutive, consistant à reprendre toutes les composantes d’un projet et à lister les tâches à réaliser pour bien le mener.

Elle permet de visualiser l’évolution de votre projet temps réel, sous la forme d’un tableau à colonnes. Les tâches sont classées dans plusieurs colonnes en fonction de leur avancée, principalement : À faire / En cours / Terminé.

Par exemple, si vous devez développer un site web, une des tâches pourrait être la création des maquettes graphiques. Cette approche met en valeur l’interconnexion des tâches, l’optimisation des ressources (financières, humaines, temporelles) d’un projet pour être plus efficaces et prédictibles, tout en apportant plus de valeur au client. On parle également de méthode lean.

De même, il est tout à fait possible de multiplier les colonnes et d’entrer dans le détail selon la complexité du projet, de la tâche ou des contraintes propres.

Pour la petite histoire…

La méthode Kanban naît dans les années 1950, dans les usines de Toyota, sous l’impulsion de l’ingénieur Taiichi Ōno. L’idée est simple : adopter une approche “juste à temps” de la production ou flux tendu. Planifier la production en se basant sur la demande client, plutôt que la production de stock, moins prévisible et nécessitant plus d’investissement de départ.

Cette méthode agile Kanban permet à Toyota d’être compétitif face aux constructeurs de voitures américains, tout en augmentant la productivité et en limitant les stocks. La méthode Kanban liste ce dont l’usine a besoin, en temps réel… Et ce, du fournisseur au consommateur final.

Le système Kanban fait vite ses preuves : chaque opérateur effectue sa tâche en utilisant les ressources prévues et en s’adaptant à la demande. Les goulots d’étranglement dans les différentes étapes de production sont rapidement identifiés grâce à l’implication des équipes et à l’approche visuelle de la méthode.

C’est en 2004 que David J. Anderson popularise la méthode auprès des entreprises technologiques et de développement de logiciel, avec son livre best-seller : Kanban : Successfully Evolutionary Change for your Technology Business.

Avez-vous besoin de la méthode Kanban ?

Mais alors, la méthode Kanban est-elle adaptée à votre entreprise ou à votre projet ?
Depuis Toyota, des milliers d’entreprises comme Audi, Dropbox ou de petites startups utilisent Kanban pour être plus agiles, optimiser leurs process et bien sûr, augmenter la valeur ajoutée.

Utilisez Kanban pour :

• Avoir une gestion plus fluide et sans friction de vos workflows.
• Être plus efficace dans la gestion de vos tâches.
• Identifier les blocages face à une accumulation dans vos backlogs.
• Évoluer de manière incrémentale, sans bouleverser l’organisation des équipes.

Les 4 principes de la méthode Kanban

#1 Une implémentation facile

Le gros avantage de Kanban, c’est l’implémentation progressive à vos workflows. Pas besoin de tout reprendre de zéro, gardez ce qui fonctionne et optimisez le reste grâce à cette méthode agile. Elle peut être intégrée seulement sur une facette du projet pour tester sa pertinence (la stratégie marketing à mettre en place pour la vente d’un SAAS, par exemple).

#2 Évoluer progressivement

La méthode Kanban repose sur l’amélioration continue des process. Elle ne doit pas être source de conflit au sein de votre équipe et impacter négativement la performance de votre entreprise ou vous faire prendre du retard. Allez-y progressivement !

#3 Le respect de chacun

Dans cette idée d’implémentation progressive, poursuivre un projet avec Kanban ne nécessite pas de changement radical dans vos équipes. Kanban facilite et optimise, mais ne crée pas de friction supplémentaire et inutile.

#4 Une prise de décision horizontale

Pour s’améliorer continuellement, la méthode Kanban encourage la récolte de feedbacks des équipes terrain. Rappelez-vous, les décisions stratégiques sont souvent les meilleures lorsqu’elles remontent du terrain.

6 cas d’usage de la méthode Kanban

La méthode agile Kanban se distingue d’une méthode Scrum, basée sur des timelines strictes, avec une approche pull : commencer à travailler en fonction de la demande pour un produit ou un service.

Une fois vos équipes prêtes à utiliser Kanban, il est important de respecter 6 principes d’implémentation de la méthode, identifiés par David Anderson dans son livre, pour qu’elle soit parfaitement opérationnelle.

#1 La visualisation du workflow

Comment faire passer vos tâches de la colonne À faire (backlog) vers la colonne Terminé ? Déterminez la marche à suivre, le workflow, pour améliorer le processus grâce à vos ajustements.

La présentation est ensuite assez simple : chaque carte représente un élément du travail à accomplir et se glisse d’une colonne (étape) à l’autre en fonction de l’avancée. Vous avez donc une vision claire de votre progression et identifiez les tâches bloquantes (ou goulots d’étranglement). Notamment s’il y a trop de cartes dans la colonne À faire, et pas assez dans la colonne En cours.

#2 Éviter l’accumulation du Work in Progress

La méthode Kanban impose de rester agile. Ainsi, il faut limiter les tâches en cours pour rester performant et clair dans votre vision. Vos équipes doivent surveiller que chaque carte évolue naturellement. Dans le cas contraire, il y a un goulot d’étranglement et il faut le traiter.

#3 Surveiller les indicateurs et le workflow

Le workflow est simplement le flux de travail que demande un projet : à réaliser pour le mener à bien. Dans un souci d’optimisation et pour fluidifier votre travail, le passage des tâches dans les différentes colonnes doit être rapide et le project manager ou tout autre personne en charge, doit surveiller les indicateurs de vélocité pour rester efficace (très surveillé en Scrum également).

#4 Un processus décisionnel clair

Pour que tout le monde travaille dans la même direction, il est primordial de comprendre tous les paramètres du projet, le but à atteindre, mais aussi de partager les améliorations. L’idée est de clarifier les objectifs et d’échanger, pour éviter des prises de décisions aléatoires ou émotionnelles.

#5 Créer des boucles de feedbacks

La méthode Kanban impose donc des réunions d’équipes régulières dont le rythme est défini par le chef de projet. Elles doivent être efficaces (environ 15 minutes), durant lesquelles chaque membre de l’équipe explique l’avancée de ses tâches (faites et à faire).

Réalisées face à un tableau Kanban, elles permettent de suivre l’évolution du projet et de se synchroniser entre équipes. Le feedback est primordial pour s’améliorer, c’est pourquoi, d’autres contrôles peuvent être effectués (opérations, risques, au moment du livrable…).

#6 Trouver le consensus

L’efficacité de la méthode Kanban repose sur du test and learn : s’améliorer en comprenant les process. Le consensus des équipes est trouvé lorsque les problèmes récurrents et les objectifs à atteindre sont compris par tous. Kanban est acceptée lorsque l’on comprend la vision workflow et incrémentale de la méthode.

3 étapes pour déployer la méthode Kanban dans votre entreprise

#1 Créer le tableau Kanban

Vous pouvez utiliser le logiciel Trello ou découvrir d’autres meilleurs logiciels de gestion de projet gratuits. Vous listez ensuite les étapes que votre projet nécessite et créez les colonnes du tableau. Commencez simplement par À faire / En cours / Terminé et complétez au fur et à mesure, si besoin : Version Beta / Version 2 / À vérifier, etc.

Rassurez-vous, la méthode Kanban étant évolutive, vous pourrez ajouter des colonnes en cours de projet.

#2 Définir les tâches et créer les cartes

Listez cette fois toutes les tâches nécessaires, à partir du besoin client et des feedbacks de l’équipe. Une carte = une tâche. Simplifier les tâches au maximum pour rester clair.

La carte mentionne :

• La nature de la tâche avec une description.
• Une date limite pour l’effectuer.
• Des pièces jointes si besoin.
• Des étiquettes (ou tags).

Rassemblez ensuite les cartes dans votre backlog (À faire).

#3 Fluidifier le workflow

Commencez par identifier les tâches prioritaires. Elles sont urgentes et importantes (utilisez la matrice Eisenhower pour vous guider). Il est conseillé de réaliser les tâches qui risquent de créer un goulot d’étranglement et les urgences en priorité, afin de ne pas ralentir le reste du projet. Ce peut-être une demande client spécifique qui passera de À faire à Terminé rapidement, avant de reprendre votre workflow normal.

Établissez une limite de Work in progress (les tâches en cours) pour chaque colonne, afin de rester efficace dans votre travail.