Avis OroTimesheet

Les heures s’accumulent, les feuilles de temps traînent, la facturation devient un casse-tête… Gérer le temps de travail, c’est souvent plus compliqué que ça ne devrait l’être. Résultat ? Des heures perdues, une rentabilité floue et une gestion qui manque de précision.

Que vous soyez freelance, dirigeant de PME ou manager, vous avez mieux à faire que courir après les feuilles de temps et recalculer des budgets. OroTimesheet promet de simplifier tout ça : un outil conçu pour automatiser le suivi des heures, centraliser les projets et facturer en quelques clics.

Mais est-ce vraiment la solution qu’il vous faut ? On l’a testé pour vous. Voici notre avis sans filtre.

Comment configurer et utiliser OroTimesheet ?

Pour tirer le meilleur parti d’OroTimesheet, une bonne configuration s’impose. On vous guide étape par étape pour paramétrer l’application et l’adapter à votre activité. Prêt ? C’est parti !

1 – Paramétrer les informations de votre entreprise

Avant toute chose, direction Plus > Configuration > Informations à propos de votre entreprise. Ici, vous renseignez les infos essentielles : nom, adresse, TVA, numéro de facturation. Pas seulement pour la facturation ! Ces données servent aussi sur d’autres documents et rapports.

Une fois rempli, cliquez sur « Enregistrer ». On passe à la suite !

2 – Personnaliser l’application

Rendez-vous dans Plus > Configuration > Configuration de l’application pour adapter OroTimesheet à votre manière de travailler.

Réglages de base

• Choisissez votre langue d’affichage.
• Sélectionnez votre fuseau horaire pour que les heures saisies soient précises.
• Définissez vos formats préférés : date, heure, devise.
• Déterminez le premier jour de la semaine : lundi ou dimanche ? À vous de voir !

Facturation et taxes

Vous utilisez OroTimesheet pour la facturation ? Indiquez :

• Numérotation des factures : choisissez par quel numéro commencer.
• Statuts des factures : « En attente », « Payée », « Annulée »… personnalisez selon vos besoins.
• Taxes : TVA, TPS, TVQ… Ajoutez vos taux et ajustez le mode de calcul.

3 – Ajouter vos employés

Pour que l’équipe puisse enregistrer son temps, il faut d’abord ajouter les employés. Direction l’onglet Employés.

Créer un employé

Cliquez sur « Nouvel employé« , entrez les infos essentielles : nom, email, rôle. Un mot de passe est généré et envoyé à l’employé pour qu’il puisse se connecter.

Définir les types d’employés

Deux statuts possibles :

• Employé : il saisit son temps de travail.
• Utilisateur logiciel seulement : il accède aux données mais ne remplit pas de feuilles de temps.

4 – Créer et gérer vos projets

Pour structurer votre activité, il faut des projets. Mais avant de vous lancer, chaque projet doit être rattaché à un client.

Créer un client

Un client peut être une entreprise, un particulier ou même votre propre société si vous gérez des projets internes. Rendez-vous dans l’onglet Clients et cliquez sur « Nouveau client » pour ajouter une nouvelle fiche.

OroTimesheet vous permet de renseigner plusieurs informations :

• Nom du client (obligatoire) ;
• Coordonnées et contact principal ;
• Conditions de paiement (utile si vous facturez avec OroTimesheet) ;
• Taux de taxe spécifique si nécessaire.

Une fois votre liste de clients créée, vous pourrez les associer facilement à chaque projet.

Créer un projet

Cliquez sur « Nouveau projet » et renseignez :

• Nom du projet (obligatoire, unique) ;
• Client (obligatoire aussi) ;
• Budget : définissez une enveloppe en heures, coûts ou montants facturables ;
• Gestionnaire de projet : désignez la personne en charge.

Aller plus loin avec les sous-projets

Un gros projet ? Découpez-le en sous-projets pour un suivi plus précis. Chaque sous-projet peut avoir son propre budget et ses propres activités.

Suivez l’écart entre le temps prévu et le temps réel. OroTimesheet vous permet d’ajuster en cours de route pour rester dans les clous.

5 – Définir les types d’activités

Chaque projet a ses spécificités. Pour bien structurer la saisie du temps, paramétrez vos types d’activités. Direction Plus > Types d’activités.

• Créez des catégories (ex. développement, support, réunion…).
• Assignez les activités aux projets correspondants.
• Groupez les activités pour simplifier la gestion.

6 – Gérer les feuilles de temps

Pour y accéder, allez dans l’onglet Feuilles de temps. 

Saisie du temps

• Mode manuel : Ajoutez directement les heures travaillées.
• Chronomètre intégré : Enregistrez votre temps en live et convertissez-le en transaction.

Validation et suivi

• Soumission des feuilles de temps pour validation.
• Approbation ou rejet par le manager avec commentaires.
• Notifications automatiques pour éviter les oublis.

7 – Paramétrer la facturation 

OroTimesheet permet de générer automatiquement des factures à partir des heures saisies. Avant de commencer, il faut paramétrer la facturation.

Rendez-vous dans Plus > Configuration > Facturation et définissez :

• Le format des factures (numérotation, statuts)
• L’application des taxes (TVA, TPS, TVQ…)
• Le message personnalisé à afficher sur chaque facture

Une fois ces paramètres en place, vous pourrez convertir facilement les heures travaillées en factures professionnelles.

Les fonctionnalités avancées d’OroTimesheet 

Vous avez configuré les bases ? Parfait. Maintenant, passons aux fonctionnalités avancées qui feront vraiment la différence dans votre gestion du temps et des projets. OroTimesheet ne se contente pas de suivre les heures travaillées : il vous aide aussi à optimiser les coûts, automatiser les process et analyser vos données avec précision.

Gestion des banques de temps : ne perdez plus une minute

OroTimesheet suit automatiquement les heures supplémentaires, les congés et les absences. Plus besoin de jongler entre plusieurs fichiers : tout est centralisé. Lorsqu’un employé saisit son temps, les banques de temps se mettent à jour toutes seules. Et si besoin, un administrateur peut ajuster manuellement les soldes.

Plutôt que de gérer les heures supplémentaires en catastrophe en fin de mois, définissez des règles claires : après 40 heures hebdomadaires, un salarié passe-t-il automatiquement en heures sup ? Doit-il les récupérer en repos compensateur ? Tout se règle en quelques clics.

Reporting et suivi détaillé : des données claires pour des décisions rapides

Vous aimez les chiffres ? Tant mieux. Avec OroTimesheet, chaque minute travaillée est analysée pour vous fournir des rapports précis sur le temps passé par employé, par projet ou par client.

Vous pouvez choisir parmi des rapports classiques, déjà prêts à l’emploi, ou créer vos propres rapports personnalisés en sélectionnant les colonnes et filtres qui vous intéressent. Un client vous demande un récapitulatif des heures facturées ce trimestre ? En quelques secondes, vous exportez les données en PDF, Excel, CSV ou XML.

Intégrations et API : connectez OroTimesheet à votre écosystème

OroTimesheet ne travaille pas en solo. Il s’intègre avec QuickBooks pour synchroniser automatiquement vos clients et vos projets avec votre comptabilité.

Vous avez besoin d’un workflow encore plus automatisé ? L’API OroTimesheet vous permet de connecter le logiciel à vos autres outils : CRM, ERP, applications internes… tout est possible. Gagnez du temps en automatisant le transfert des données et concentrez-vous sur l’essentiel.

Géolocalisation des saisies de temps : un suivi précis des interventions

OroTimesheet ne se limite pas au suivi des heures, il permet aussi d’enregistrer la position des employés au moment de la saisie du temps. Une fonctionnalité particulièrement utile pour les équipes mobiles : techniciens, consultants, travailleurs sur site…

Lorsqu’un employé entre ses heures, l’outil peut capturer sa localisation et l’afficher directement sur Google Maps. Un moyen simple d’assurer un suivi des interventions sans ajouter de contraintes.

Bien sûr, la géolocalisation reste optionnelle et chaque employé peut choisir de l’activer ou non.

Envoi automatique de notifications et e-mails

Qui n’a jamais repoussé l’enregistrement de ses heures jusqu’à la dernière minute ? OroTimesheet automatise le suivi avec des relances programmées pour éviter les oublis. Un employé n’a pas rempli sa feuille de temps ? Il reçoit un rappel automatique. Un manager a des heures à valider ? Il est notifié immédiatement. 

Finies les relances manuelles, tout est géré en arrière-plan, sans effort. Et pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise, les messages peuvent être personnalisés : fréquence, contenu, destinataires… Un vrai plus pour maintenir un suivi rigoureux sans y passer du temps.

Authentification unique et gestion avancée des accès

OroTimesheet intègre l’authentification unique (SSO) via Google et Microsoft, permettant aux employés de se connecter avec leur compte professionnel, sans avoir à gérer un mot de passe supplémentaire. Un atout pour la sécurité, mais aussi pour la fluidité : plus besoin de créer un nouvel identifiant, un simple clic suffit. 

Pour les entreprises qui veulent aller plus loin, il est même possible de désactiver la connexion classique et d’exiger uniquement l’accès via SSO. Un contrôle fin des permissions permet également de limiter l’accès aux données selon les rôles de chacun, assurant que chaque utilisateur voit uniquement ce qui le concerne.

OroTimesheet : les tarifs

OroTimesheet mise sur une tarification simple, transparente et sans frais cachés. Ici, pas de forfaits compliqués : vous payez uniquement pour les employés qui remplissent des feuilles de temps. Si un manager ou un membre de l’équipe a juste besoin d’accéder aux données sans enregistrer d’heures, c’est gratuit.

Combien ça coûte ?

L’abonnement démarre à 6.99$ CAD par employé et par mois, soit environ 4,47€ selon le taux de change actuel.

Et plus vous avez d’utilisateurs, plus le prix par employé diminue :

• -3 % dès 5 employés ;
• jusqu’à -30 % de réduction pour 500 employés ou plus.

Tout est inclus, aucun frais supplémentaire

Avec OroTimesheet, pas de mauvaises surprises. L’abonnement donne accès à toutes les fonctionnalités essentielles :

• Saisie et suivi des feuilles de temps ;
• Gestion de projets et budgets ;
• Suivi des coûts et facturation ;
• Rapports détaillés et exportations ;
• Intégration avec QuickBooks et API ;
• Support client rapide et gratuit.

L’essai gratuit vous donne accès à toutes les fonctionnalités sans restriction. Et non, aucune carte de crédit n’est requise pour tester.

Avantages et inconvénients de OroTimesheet

OroTimesheet est un outil puissant, mais comme tout logiciel, il a ses forces et ses limites. Voyons ce qui fait la différence et les points qui pourraient freiner certains utilisateurs.

Ce que vous allez apprécier

Simplicité et prise en main rapide

Pas besoin d’être un expert en gestion ou en tech pour utiliser OroTimesheet. L’interface est intuitive, et la configuration initiale ne prend que quelques minutes. Que vous soyez indépendant, dirigeant de PME ou responsable RH, l’outil reste accessible sans courbe d’apprentissage frustrante.

Un suivi du temps précis et flexible

Feuilles de temps manuelles ou chronomètre en direct ? À vous de choisir. OroTimesheet s’adapte aux différentes manières de travailler et permet un suivi ultra-détaillé du temps par projet, client ou tâche.

Un modèle tarifaire économique

Vous ne payez que pour les employés qui saisissent du temps. Aucun frais caché, et un tarif dégressif qui devient plus avantageux au fil de votre croissance. Un vrai plus pour maîtriser son budget sans sacrifier les fonctionnalités.

Automatisation et intégration

OroTimesheet ne fonctionne pas en vase clos. Il s’intègre avec QuickBooks pour la comptabilité, et son API ouvertepermet de l’interfacer avec d’autres outils. Résultat : moins de saisies manuelles, plus d’efficacité.

Support client réactif

Besoin d’aide ? L’équipe OroTimesheet est accessible et efficace. Les utilisateurs soulignent souvent la rapidité et la qualité du support, un vrai point fort comparé à certains concurrents où l’on se retrouve seul face à un chatbot.

Ce qui pourrait vous limiter

Pas de version gratuite après l’essai

OroTimesheet propose une période d’essai complète, mais passé ce délai, il faudra souscrire à un abonnement. Il n’existe pas de version gratuite limitée comme certains concurrents peuvent le proposer.

Pas de gestion avancée de la paie

Si vous cherchez un logiciel de gestion de temps intégré directement à la paie, OroTimesheet ne propose pas cette fonctionnalité. Vous pouvez exporter les données et les intégrer à un logiciel de paie externe, mais cela demande une étape supplémentaire.

Design fonctionnel mais un peu daté

L’interface fait le job et reste ergonomique, mais côté esthétique, on est loin des outils ultra-modernes au design léché. Ce n’est pas un frein à l’efficacité, mais certains utilisateurs pourraient préférer une interface plus moderne et personnalisable.

Prêt à tirer le meilleur parti de votre temps ? Testez Orotimesheet dès aujourd’hui.