L’art de définir et cartographier les Processus RH

Les services des ressources humaines ont énormément évolué depuis ces dernières années. Il ne suffit pas de recruter la bonne personne au bon poste pour mettre en place un processus de ressources humaines efficace et compétitif.

La stratégie RH est aujourd’hui au cœur de la stratégie globale de l’entreprise. Lorsqu’on sait que le capital humain est souvent au cœur des activités d’une entreprise, on comprend facilement que le service des ressources humaines est placé au centre des préoccupations.

Pour répondre à ce besoin, les RH ont développé de nouvelles compétences et participent activement à la mise en place de la stratégie globale. Pour être efficace, cohérente et performante, la stratégie RH a besoin d’une mise en place de processus RH agiles et qui répondent vraiment aux objectifs internes de l’entreprise. Pour cela le pôle des ressources humaines doit absolument mettre en place ces processus rh et surtout faire une optimisation des processus RH de manière quotidienne.

Découvrez les 5 étapes pour mettre en place des processus RH au sein de votre entreprise.

Qu’est-ce que les processus RH ?

Définition des Processus RH

Les processus RH sont des ensembles d’actions menées par les services des ressources humaines. Ils répondent à une stratégie globale de l’entreprise et ont plusieurs objectifs relatifs au capital humain de l’entreprise et de réponses et d’anticipation des besoins internes de celle-ci.

Les processus RH doivent être mis en place de manière claire pour :

• Gérer le parcours des collaborateurs au sein de l’entreprise et accompagner le développement de leurs compétences : processus de recrutement, accueil de salariés (onboarding), formations, évaluations, promotions, salaires… Ce point est essentiel lorsque le but de l’entreprise est la rétention de ses salariés.
• Faire évoluer les effectifs et les compétences en fonction des besoins/ambitions de l’entreprise. Les processus RH permettent donc de répondre à la stratégie RH et de l’entreprise.

Exemples de processus RH :

• Le développement des compétences
• Le recrutement
• Les demandes de congés
• Déclaration du temps de travail
• Le télétravail
• La gestion de la paie
• La gestion des absences et des congés

Pourquoi les processus RH sont-ils importants ?

Suite au Covid, bon nombre de salariés ont revu leur copie. On note depuis 2019, une baisse de la motivation et de l’engagement des salariés. Le turn-over a augmenté ce qui pose un réel problème aux entreprises.

Les processus RH ont donc une importance non-négligeable, et même centrale !

Les services des ressources humaines travaillent de manière stratégique pour attirer de nouveaux collaborateurs et talents. Mais ils doivent également accompagner le développement de leurs compétences et répondre à leurs attentes. Ainsi, ils participent activement à les retenir et à les fidéliser. Garder une compétence en interne permet d’éviter la perte de compétences, et la perte de temps à reformer une nouvelle personne qui mettra certainement plusieurs mois avant d’être autonome à 100 %.

Évidemment, les processus RH sont essentiels lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins de l’entreprise et à la trajectoire de celle-ci.

Mettre en place des processus RH clairs permet d’atteindre les objectifs de la société, tout en développant un environnement de travail propice aux employés.

5 étapes pour organiser les compétences RH

Étape 1 : Faire un état des lieux des ressources humaines

Dans cette étape, le but est de lister toutes les activités RH. Peu importe leurs liens entre elles.
Pour cela, rien de mieux que de demander à chaque personne du pôle des ressources humaines de les définir. Bien entendu, il faudra les trier et les catégoriser dans des processus (recrutement, gestion de la paie, gestion des absences…).

Étape 2 : Identifier les problèmes et les automatisations possibles

Lorsque toutes les activités RH ont été formalisées et catégorisées, il sera nécessaire de vous mettre en lien avec les acteurs sur le terrain. Ainsi, vous pourrez recueillir des retours et mieux identifier les potentiels problèmes.

Dans certains cas, l’automatisation des processus RH requiert simplement une transformation digitale. En effet, bon nombre de processus peuvent simplement nécessiter un logiciel SIRH pour être automatisés à 100 %.

Exemple de processus RH automatisés avec des logiciels SIRH :

• Gestion du temps de travail
• Gestion des congés et des absences
• Sécurisation des données personnelles
• Gestion de la paie

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Étape 3 : Identifier les problèmes et les automatisations possibles

Formaliser un processus RH nécessite de :

• lister les activités RH et les catégoriser dans des processus
• établir les liens entre les activités et les processus
• définir un plan d’action clair pour chaque processus
• définir des KPI (indicateurs de performance)

Étape 4 : Définir les acteurs de chaque processus

Définir des processus RH performants, c’est aussi identifier les personnes en charge de faire une activité ou un processus RH entier. Nous sommes dans l’ère de la transformation digitale. Bon nombre de logiciels SIRH (ou logiciels RH) ont vu le jour, et viennent révolutionner les tâches quotidiennes des ressources humaines. Beaucoup d’activités peuvent être automatisées grâce à ces outils, ce qui laisse plus de temps aux RH et DRH pour améliorer les processus internes. D’ailleurs, l’utilisation de logiciels RH conduisent souvent à définir l’acteur chargé de faire une activité dans un processus RH.

Exemple d’identification des acteurs :
Une entreprise du BTP demandait à ses employés de pointer sur une feuille au moment de l’arrivée au dépôt ou du départ sur le chantier. Afin de digitaliser les processus RH, l’entreprise a décidé d’utiliser un logiciel RH capable de gérer le temps de travail. Vous pourrez alors définir si c’est au chef de chantier ou aux employés de pointer électroniquement pour mentionner les heures travaillées. L’acteur de l’activité doit être consulté afin de prendre en considération ses réticences, les alertes et ses solutions.

Étape 5 : évaluer la performance des processus RH au quotidien

Lors de la formalisation des processus RH, des indicateurs de performance ont été définis. Évaluez régulièrement ces indicateurs. Ainsi, il sera plus simple d’identifier les activités problématiques et définir de nouveaux axes d’amélioration. N’oubliez pas qu’un processus RH a pour but d’évoluer. L’optimisation des processus RH doit être constante.

Zoom sur la cartographie des processus RH

Cartographier ses processus RH revient à représenter graphiquement tous les processus RH mis en place au sein de l’entreprise et leurs liens les uns aux autres. La cartographie correspond à un schéma des processus RH mis en place dans l’entreprise. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des logiciels de mind mapping, qui sont très intéressants pour faire un schéma des processus RH clair et évolutif.

La cartographie des processus RH permet d’optimiser la performance de l’entreprise, car cette carte mentale permet d’identifier les problèmes et de mieux anticiper.

Ainsi, il est plus simple de comprendre chaque processus et leurs interactions, les leviers d’optimisation de ces derniers, et les indicateurs de performance associés. Pour faire une cartographie des processus RH, pas de recette miracle. Bien entendu, il est nécessaire de lister les différentes activités RH et les relier à un processus RH plus global.

Exemple : Activité RH de rédaction des offres d’emplois, dans le processus de recrutement.

Il sera ensuite nécessaire de définir le client final de chaque activité RH, et de connaître ses attentes et son implication dans le processus.

La cartographie permet de voir quelles activités peuvent poser problème. Ainsi, il sera plus simple de trouver des axes d’amélioration.
Pour finaliser chaque processus, vous pourrez les documenter de façon graphique ou sous forme de dossier texte.