Introduction à la numérisation des entreprises

Ainsi, dans des domaines tels que la communication d’entreprise, utiliser un seul canal pour être en contact, non seulement avec les clients, mais aussi avec le reste des membres de l’équipe, ne suffit plus. Dans ce sens, la digitalisation acquiert un rôle encore plus pertinent, puisqu’il est nécessaire de disposer des outils appropriés pour gérer correctement tous les processus internes et externes de l’entreprise.

Une intégration avec le monde numérique au bon moment et de la bonne manière renforcera l’entreprise et générera de nouvelles opportunités. Cependant, il est important de garder à l’esprit que la transformation numérique implique une série de défis qui doivent être relevés pour y faire face.

Dans cet article, nous vous proposons de voir les défis auxquels les entreprises peuvent être confrontées lorsqu’elles décident de se lancer dans leur processus de numérisation, ainsi que quelques conseils et outils qui peuvent être utiles pour y faire face avec succès.

Qu’entend-on par numérisation d’une entreprise ?

De même que pour tout changement, le lancement de l’entreprise vers le monde digital peut générer certaines craintes, soit par méconnaissance, soit par manque d’information. Si une entreprise habituée à travailler avec certains outils se lance dans un processus de changement et d’adaptation vers le monde numérique, il est normal que certains doutes surgissent à cet égard. Parmi ces questions, la première pourrait être : En quoi consiste la transformation numérique?

Une réponse simple serait qu’il s’agit de l’intégration des nouvelles technologies dans tous les domaines de l’entreprise (processus, actifs, produits et services), afin d’optimiser les processus tant internes qu’externes, tout en améliorant les services rendus ou les biens produits.

La digitalisation des entreprises a un objectif principal : augmenter leur productivité et leur rentabilité, tout en réduisant les coûts en simplifiant et en automatisant les processus. De plus, elle permet de mieux gérer les risques et de faciliter le système commercial, ce qui se traduit par une plus grande compétitivité et une augmentation des utilisateurs et des consommateurs, et, par conséquent, de nouvelles opportunités commerciales.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des entreprises ?

Comme nous l’avons indiqué auparavant, lorsqu’une entreprise décide de s’engager sans la voie de la digitalisation, elle devra faire face à une série de difficultés et problèmes sur lesquels elles devront travailler pour planifier correctement le processus. En voici quelques-uns :

• Résistance au changement : avant de se lancer dans le processus de numérisation dans une entreprise, bien que nombreuses sont celles qui le considèrent comme étant nécessaire, elles montrent une certaine résistance au moment de mettre en place de nouveaux outils. Cette opposition est généralement provoquée par la peur envers le processus d’adaptation, particulièrement de la part des employés, qui seront ceux qui les utiliseront au quotidien.
• Ne pas avoir d’objectifs précis : il existe des entreprises qui se lancent dans le monde numérique mais qui ne vont pas au bout d’une mise en place correcte. Ceci est dû au fait qu’elles ne savent pas quels sont les objectifs à atteindre dans leur processus digital.
• Modèle d’organisation statique : la digitalisation des entreprises se traduit souvent par un changement global. C’est à dire qu’il devient nécessaire de modifier les processus internes si ceux-ci ne sont pas adaptés pour affronter le changement. Bien que ce défi soit similaire au premier dont nous avons parlé, dans ce cas-là, il s’agit d’un changement au niveau de l’organisation et la direction, chose que de nombreuses sociétés ne souhaitent pas modifier.
• Budget limité : de nombreuses entreprises, par leur taille moyenne et leur budget limité, croient que la transformation numérique ne les concerne pas.

5 conseils essentiels pour lancer un plan de digitalisation

Un plan de numérisation pour les entreprises ne diffère pas, à bien des égards, d’un plan de travail ou d’un projet de toute autre nature. Cependant, le monde numérique a ses propres éléments qui doivent être pris en compte.

Bien que les défis que nous avons mentionnés précédemment puissent sembler insurmontables, la vérité est que ce n’est pas le cas. L’expérience de nombreuses autres entreprises a également permis de découvrir certaines stratégies qui devraient toujours être présentes et qui peuvent nous aider à digitaliser correctement notre entreprise.

#1 Formez vos employés

Pour vaincre la peur du changement et s’assurer que les membres de l’équipe maîtrisent les nouvelles ressources, il est essentiel de transmettre aux employés les raisons et les avantages du changement, les étapes à suivre et bien sûr les connaissances nécessaires.

Ce processus de formation sera un élément permanent dans l’entreprise, pour éviter de tomber dans l’inertie technologique ou conservatrice. Ainsi, nous maintiendrons une équipe de travail d’avant-garde qui garantira l’atteinte des objectifs fixés, voire la formulation constante d’idées nouvelles et d’opportunités de progrès.

#2 Créez un plan de digitalisation

L’idée de créer un plan peut sembler évidente. Mais nombreuses sont les entreprises qui se lancent dans la mise en place de nouveaux outils sans avoir un objectif clair. Il est essentiel de savoir où nous allons et où nous voulons arriver, en déterminant de façon concrète la situation dans laquelle nous nous trouvons.

C’est pourquoi l’évaluation de la situation et des conditions actuelles des systèmes de l’entreprise est essentielle, car cela nous permettra, au moment de définir les objectifs, d’avoir une image claire du chemin à parcourir.

Une fois la situation actuelle définie, vous pouvez procéder à la définition des objectifs à atteindre, d’abord au niveau de la transformation numérique elle-même, pour laquelle il faut toujours s’adresser à des spécialistes qui garantissent l’élaboration d’un plan d’action approprié pour l’entreprise, puis concernant les objectifs commerciaux que l’on cherche à atteindre avec ledit processus de transformation.

Ce n’est qu’avec un bon plan qui contient les objectifs que vous souhaitez atteindre que vous aurez un guide sûr, et bien sûr, cela vous permettra de déterminer s’il est nécessaire de modifier la structure organisationnelle ou non.

#3 Faites appel à des fournisseurs et assesseurs numériques

Si vous allez vous lancer sur la voie de la numérisation, il est essentiel que vous vous entouriez de personnes expertes dans ce domaine. Dans ce sens, il est important de faire appel à des prestataires qui vous conseillent et offrent les outils digitaux appropriés à votre entreprise.

Vous saurez que vous faites affaire avec le bon fournisseur lorsque vous constaterez qu’il répond à des exigences telles que l’expérience dans l’offre de solutions numériques et vous garantit un service personnalisé…

#4 Cherchez des solutions adaptées à votre entreprise

Comme nous l’indiquions auparavant, de nombreuses entreprises croient encore que la numérisation ne les concerne pas, soit par leur taille, soit à cause de leur budget limité. Cependant, ceci est loin d’être le cas.

Il existe un grand nombre de solutions digitales sur le marché selon le type d’entreprise. L’important est de trouver un fournisseur qui garantisse la qualité des équipements, la diversité des outils technologiques et les systèmes qui s’adaptent le mieux aux besoins de notre entreprise.

#5 Mettez en place les bons outils

Avec un plan d’action bien formulé, pour mettre en œuvre le processus de transformation numérique, il est important d’acquérir les outils et les systèmes les plus puissants du marché, car nous nous assurerons ainsi de mener à bien avec succès la numérisation de notre entreprise.

Par exemple, parmi les solutions de communication disponibles sur le marché, la technologie utilisée est essentielle. Ce n’est pas la même chose d’utiliser un système de communication pour entreprises qui fonctionne avec la technologie WebRTC que d’utiliser un système qui fonctionne avec le protocole SIP. La raison est qu’avec la WebRTC nous pourrons communiquer entre nous, aussi bien de façon interne avec les employés de l’entreprise qu’en externe avec les clients, de n’importe où et avec n’importe quel dispositif. Il nous suffira d’avoir un dispositif connecté à Internet. De plus, à la différence du SIP, nous n’aurons à installer aucun software pour gérer nos communications.

De cette manière, il est possible de réaliser la numérisation des entreprises de manière simple, car nous pourrons remplacer les appareils de communication peu flexibles (tels que les lignes fixes) par des appareils à usage quotidien (tels qu’un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette), ce qui se traduira par un coût beaucoup plus faible pour l’entreprise.

Outils indispensables pour numériser votre entreprise

Pour surmonter les défis de la digitalisation des entreprises, comme nous l’avons déjà évoqué tout au long de cet article, il est nécessaire de disposer d’outils favorisant le processus et pouvant être installés rapidement. En voici quelques-uns :

Solutions de communications unifiées

Actuellement, les appels téléphoniques ne représentent pas le seul moyen par lequel les clients peuvent contacter les entreprises. Des canaux comme les logiciels de visioconférences, le chat web ou les applications de messageries professionnelles sont devenus des éléments essentiels que les entreprises doivent mettre en place.

Désormais, pour gérer efficacement tous ces canaux, il est nécessaire d’inclure, au sein du plan de digitalisation de l’entreprise, un outil qui unifie toutes les communications et, par conséquent, nous permette de les gérer depuis un même endroit. Ainsi, les solutions de communications unifiées sont devenues l’élément essentiel de nombreuses entreprises.

Avec elles, la gestion de canaux de communication avec les clients comme WhatsApp pour entreprises, Telegram ou un chat web, deviendra plus facile en étant tous intégrés sur une même et seule interface. Nous n’aurons pas à changer d’application pour les gérer et nous gagnerons en efficacité.

Systèmes cloud

Les services qui fonctionnent sur Internet (comme les systèmes de stockage dans le cloud, de communication virtuelle, les logiciels de gestion de clients ou CRM…) sont d’autres technologies considérées comme indispensables. Les avantages qu’ils offrent en termes de mobilité et de réduction de coûts ont converti les services cloud en élément essentiel dans le processus de numérisation des entreprises.

Nous le retrouvons, par exemple, dans les solutions de communication WebRTC que nous avons évoquées plus haut, qui, en fonctionnant sur Internet, facilitent leur utilisation n’importe où et depuis n’importe quel appareil.

Outils collaboratifs

Aujourd’hui, avec l’émergence du télétravail, il est essentiel de disposer d’outils qui permettent aux travailleurs de collaborer en temps réel et de garder à l’esprit les objectifs que l’on souhaite atteindre.

Pour améliorer cette collaboration, il existe des programmes tels que Trello, Slack ou autres qui vous permettent d’attribuer des tâches et d’effectuer un suivi de plusieurs façons. De plus, pour assurer une communication efficace, il est indispensable de trouver des fournisseurs de systèmes qui permettent le contact entre les employés via la voix, le chat et la vidéo.

En définitive, il est nécessaire que le processus de numérisation des entreprises évolue conjointement avec la technologie. Ainsi, les entreprises doivent toujours rester vigilantes et ouvertes à la mise en place de nouveaux outils qui les aident à maximiser leurs efforts et à surmonter tous les défis que ce processus implique.