Freelance : tout ce que vous devez savoir sur vos obligations comptables

Ah, la comptabilité… ce mot fait souvent frémir les freelances. Entre la liberté de gérer votre activité comme bon vous semble et le plaisir de travailler pour vous-même, la gestion comptable est rarement en haut de la liste des raisons pour lesquelles vous avez choisi cette voie ! Et pourtant, elle est incontournable : suivre vos recettes, déclarer vos revenus, organiser vos factures… Vous le savez, des erreurs ou des oublis peuvent coûter cher.

Alors, comment s’assurer de remplir toutes vos obligations sans y passer des heures ? Dans cet article, on vous explique tout ce qu’il faut savoir pour gérer votre comptabilité en freelance, éviter les pièges les plus courants, et pourquoi un expert-comptable pour freelance peut transformer cette tâche redoutée en simple formalité.

Quelles sont mes obligations comptables en tant que freelance ?

En freelance, vous ne pouvez pas y échapper : respecter certaines obligations comptables est indispensable pour garder votre activité en règle. Vous vous dites peut-être : « Je suis juste en micro-entreprise, est-ce vraiment nécessaire de suivre tout ça de si près ? » La réponse est oui, car même les plus petites activités ont des exigences comptables à respecter.

Tenir un livre de recettes

Vous vous demandez peut-être : à quoi sert ce fameux livre de recettes ? Il s’agit d’un document où chaque prestation que vous réalisez doit être notée, classée, suivie. À quoi cela vous sert ? D’abord, à voir de manière très concrète les rentrées d’argent que vous générez. Cela permet aussi de donner de la visibilité sur votre activité et, en cas de contrôle fiscal, d’attester de vos revenus. En pratique, chaque vente ou prestation doit être enregistrée avec la date, le montant, l’origine des recettes et une référence de facture.

Conserver tous les justificatifs

Combien de fois avez-vous perdu une facture de frais de déplacement ou une note d’achat pour un logiciel ? Cela arrive, surtout dans un emploi du temps chargé. Pourtant, chaque justificatif de dépense professionnelle est une pièce indispensable pour prouver vos charges. Cela inclut tout ce que vous dépensez pour votre activité : achat de matériel, abonnements logiciels, frais de déplacement… Pourquoi s’embêter à les garder ? Parce qu’en cas de contrôle, chaque euro dépensé doit être justifié pour être déduit. Mieux vaut s’organiser pour tout archiver dès le départ, plutôt que de passer des heures à chercher un justificatif le jour où vous en avez besoin.

Respecter les déclarations fiscales et sociales

Pas vraiment fan de la paperasse administrative ? En freelance, il faut pourtant en passer par là. Vous devez déclarer vos revenus à l’administration fiscale, et cette déclaration doit se faire chaque mois ou trimestre selon votre statut (micro-entreprise, entreprise individuelle, etc.). Vous payez ainsi vos cotisations sociales, calculées en fonction de ce que vous gagnez. Retenir les échéances de ces déclarations est important : un oubli ou un retard et c’est une pénalité à la clé. Et si vous dépassez un certain chiffre d’affaires, la TVA entre en jeu, avec des déclarations supplémentaires à prévoir.

Les erreurs à éviter en comptabilité pour les freelances

La comptabilité, ce n’est pas votre fort ? Pas de panique, vous n’êtes pas le seul. La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible d’éviter la plupart des erreurs courantes avec un peu de vigilance et d’organisation. On vous liste ici celles qui reviennent le plus souvent, avec des explications sur les conséquences… parfois salées.

L’oubli de factures

Vous avez réalisé une prestation, mais dans le rush des autres projets, vous avez oublié de la facturer ? Cela arrive plus souvent qu’on ne le pense. Non seulement cela entraîne une perte directe de revenus (de l’argent que vous ne voyez même pas passer !), mais cela complique aussi le suivi de votre chiffre d’affaires. Sans parler du fait qu’une facture manquante peut fausser vos prévisions financières et rendre la gestion de votre trésorerie plus difficile. Mettez en place un système simple pour éviter d’oublier de facturer, comme un rappel automatique ou un outil de facturation.

Les erreurs de calcul sur les factures

Peut-être que les chiffres ne sont pas votre fort, mais même si vous faites tout pour être rigoureux, une erreur de calcul peut vite arriver : un mauvais taux de TVA, un oubli de centimes, un total incorrect… Ces erreurs, en apparence mineures, peuvent créer des soucis avec vos clients, qui s’en rendent parfois compte avant vous ! Elles peuvent également compliquer vos déclarations fiscales et entraîner des corrections qui prennent du temps et de l’énergie. Prenez le temps de vérifier chaque facture, et si possible, investissez dans un logiciel de facturation pour vous aider.

La négligence des justificatifs

Combien de fois vous êtes-vous dit « Oh, ce n’est qu’un petit achat, pas besoin de garder la facture » ? Mauvaise idée. Chaque justificatif compte, car si l’administration fiscale décide de contrôler vos comptes, elle peut exiger des preuves pour toutes vos dépenses. Si vous ne pouvez pas fournir les justificatifs, ces dépenses risquent d’être rejetées, et cela peut augmenter votre base imposable. Une astuce : dématérialisez vos documents et stockez-les en ligne pour pouvoir les retrouver facilement.

Le retard dans les déclarations fiscales

Vous avez pris du retard sur une déclaration ? Pas de chance : les pénalités s’accumulent rapidement. Les freelances doivent respecter des délais précis pour déclarer leurs revenus. Un oubli ou un retard est passible de majorations, et cela peut être un coup dur pour vos finances. Pensez à noter ces échéances quelque part où vous ne pouvez pas les manquer – un agenda électronique peut faire des rappels automatiques très utiles !

Mélanger finances personnelles et professionnelles

Enfin, la tentation est grande de mélanger les flux financiers pro et perso, surtout quand on démarre en freelance. Pourtant, ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité est recommandé. Cela vous permet de suivre précisément vos recettes et dépenses professionnelles, et cela évite des confusions lors de vos déclarations. En plus, cela simplifie le travail de l’expert-comptable si vous choisissez de vous faire accompagner.

Choisir le bon statut juridique

Micro-entreprise : des obligations comptables allégées

Le régime de la micro-entreprise est souvent privilégié par les freelances qui débutent leur activité. En effet, ce statut offre une grande simplicité de gestion et des obligations comptables réduites. Les micro-entrepreneurs doivent principalement tenir un livre des recettes, où sont consignées leurs ventes et prestations. La tenue d’un registre des achats est également recommandée pour suivre les dépenses professionnelles.
En optant pour le régime micro, les freelances bénéficient d’un régime micro-fiscal et micro-social simplifié. Leurs cotisations sociales et leur impôt sur le revenu sont calculés en fonction d’un pourcentage de leur chiffre d’affaires, après application d’un abattement forfaitaire pour charges. Les déclarations de chiffre d’affaires et le paiement des cotisations s’effectuent de manière périodique, selon une fréquence qui dépend du choix du micro-entrepreneur.
Concrètement, tant que vous restez sous le régime micro, l’accompagnement d’un expert-comptable ne sera pas indispensable, sauf pour analyser à partir de quel moment il sera plus rentable d’envisager un statut juridique plus complexe mais aussi plus favorable au développement de votre activité. Et ceci, indépendamment de votre niveau de chiffre d’affaires. Un montant de charges récurrentes élevés pourrait pousser en faveur du régime réel afin de pouvoir les déduire.

Entreprise individuelle au réel : une comptabilité plus exigeante

Les freelances qui choisissent de créer une entreprise individuelle et d’opter pour un régime réel d’imposition font face à des obligations comptables plus conséquentes. Au régime réel simplifié, ils doivent tenir une comptabilité de trésorerie avec livre-journal et un grand livre, ainsi qu’établir des comptes annuels simplifiés (bilan et compte de résultat).
Sous le régime réel normal, la comptabilité d’engagement est obligatoire. Elle implique un enregistrement chronologique de toutes les opérations dans un livre-journal et un grand livre, un inventaire annuel, ainsi que l’établissement de comptes annuels complets. Dans les deux cas, une déclaration de résultat accompagnée d’une liasse fiscale doit être déposée chaque année. Face à ces exigences, l’accompagnement d’un expert-comptable est souvent indispensable pour les freelances au régime réel.

Les avantages de faire appel à un expert-comptable

Face à ces challenges, vous vous dites sûrement qu’un coup de main ne serait pas de trop. En effet, faire appel à un expert-comptable, comme Amarris Expertise Comptable, peut être une solution idéale pour vous libérer l’esprit et vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour vous : votre métier. Voici pourquoi l’assistance d’un professionnel est un vrai atout pour votre activité freelance.

Sécurisation de vos choix

Comme nous l’avons vu précédemment, en fonction de votre choix de statut juridique, vos obligations ne seront pas les mêmes. Mais ce choix n’est pas gravé dans le marbre, les options de démarrage ne seront peut-être plus aussi pertinentes une fois l’activité développée avec une récurrence des charges et des revenus… Un expert-comptable intervient à la création pour vous aider à choisir les options favorables à votre démarrage, mais il peut être intéressant de re-consulter ensuite pour faire évoluer votre entreprise si vous aviez dans un premier temps choisi le régime micro qui vous laisse, le plus souvent, seul aux manettes de votre jeune entreprise.

Simplification administrative

Imaginez que vous n’avez plus besoin de vous préoccuper des démarches administratives : collecte des justificatifs, saisie des opérations, déclarations fiscales… Un rêve ? Pas du tout, c’est la plus-value d’un expert-comptable. Vous lui confiez ces tâches fastidieuses, et il s’occupe de tout dans les règles. Vous avez ainsi l’esprit tranquille, en sachant que votre comptabilité est bien gérée et que rien ne risque de vous échapper.

Optimisation fiscale

Vous voulez payer juste ce qu’il faut, sans passer à côté des aides ou réductions qui pourraient alléger votre fiscalité ? Les experts-comptables connaissent les subtilités fiscales spécifiques aux freelances. En analysant votre activité et votre situation, ils peuvent optimiser votre fiscalité de manière légale, en vous conseillant sur les déductions et crédits d’impôt possibles. Au final, cela vous permet d’optimiser vos revenus, tout en respectant scrupuleusement la législation.

Sérénité et gain de temps

Avez-vous déjà compté les heures passées à faire votre comptabilité ? Ces heures, vous pourriez les utiliser autrement, pour développer vos projets ou profiter de votre temps libre. En déléguant cette tâche à un expert-comptable, vous gagnez en sérénité : vous savez que votre comptabilité est entre des mains professionnelles, et vous n’avez plus à vous inquiéter des erreurs ou des retards.

Expertise éprouvée

Les règles fiscales et comptables évoluent régulièrement, et il est difficile de rester constamment informé. Un expert-comptable, en revanche, se forme et connaît les réglementations en vigueur. Cela vous assure une conformité totale, même en cas de contrôle. Vous avez ainsi accès à une expertise éprouvée qui sécurise votre activité et vous évite les mauvaises surprises.

Un accompagnement sur-mesure

En tant que freelance, vos besoins comptables ne sont pas les mêmes que ceux d’une grande entreprise. Avec Amarris Expertise Comptable, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé, adapté à votre activité et à vos objectifs. Ce suivi sur-mesure vous aide à rester serein, tout en vous concentrant sur l’essentiel.

Optimiser sa gestion financière

Suivre ses indicateurs de performance

Au-delà du suivi des recettes et des dépenses, le freelance a intérêt à surveiller de près certains indicateurs clés pour piloter efficacement son activité. Le chiffre d’affaires est un indicateur essentiel à suivre mensuellement, tout comme la marge brute qui mesure la rentabilité des ventes. Le résultat net est également à surveiller, après déduction de toutes les charges.

D’autres ratios sont utiles au pilotage, comme le BFR (besoin en fonds de roulement) qui évalue les besoins de trésorerie liés au décalage entre encaissements et décaissements, ou encore le seuil de rentabilité qui détermine le CA minimum pour couvrir les charges fixes. Des logiciels de pilotage dédiés aux freelances comme l-expert-comptable.com permettent de calculer et suivre tous ces indicateurs de performance facilement.

Prenons le cas d’une architecte d’intérieur en freelance. Chaque mois, elle suivra l’évolution de son chiffre d’affaires et de sa marge brute par projet dans son tableau de bord. En rapprochant ses devis, factures et règlements, elle vérifiera si elle respecte bien les délais de paiement négociés avec ses clients. Son logiciel de pilotage lui indiquera le montant de trésorerie à conserver pour couvrir ses charges dans l’attente des règlements et son seuil de rentabilité, l’alertant en cas de baisse d’activité.

Adapter son régime à l’évolution de son activité

Au démarrage, le régime de la micro-entreprise est souvent un choix judicieux pour les freelances, au vu de sa simplicité. Mais avec le développement de l’activité, il peut devenir moins avantageux. En effet, le régime micro implique des seuils de CA à ne pas dépasser, et ne permet pas de déduire ses charges réelles. Son mode de calcul forfaitaire de l’impôt peut s’avérer pénalisant.
Ainsi, quand le CA augmente et que les charges représentent une part des recettes, basculer vers un régime réel peut être intéressant pour optimiser sa fiscalité. De même, si le freelance souhaite embaucher, le régime réel sera plus approprié. Enfin, opter pour l’impôt sur les sociétés (IS) peut devenir pertinent si les bénéfices sont réinvestis dans l’entreprise plutôt que distribués. Un expert-comptable saura conseiller le meilleur choix selon la situation.

Automatiser les processus comptables

Choisir un logiciel certifié et adapté à ses besoins

Pour optimiser la gestion comptable de votre activité freelance, il est essentiel de vous équiper d’un logiciel de comptabilité fiable et adapté à vos besoins spécifiques. Privilégiez une solution certifiée par l’administration fiscale française, qui respecte les normes et réglementations en vigueur. Cela vous garantira la conformité de vos écritures et déclarations.
Prenez le temps de bien évaluer les différentes fonctionnalités proposées par les logiciels, comme la génération automatisée des factures, le suivi des règlements, le reporting ou encore les tableaux de bord analytiques.

Paramétrer des workflows automatisés

Une fois votre logiciel comptable sélectionné, il est important de prendre le temps de bien le paramétrer en fonction de votre activité. Définissez vos catégories de produits et de charges, renseignez vos informations bancaires et personnalisez vos modèles de documents (factures, devis, relances).

Mettez en place des workflows automatisés pour gagner en productivité au quotidien.

En résumé, adopter une gestion comptable structurée et proactive est essentiel pour sécuriser le développement de votre activité freelance. Automatisation, analyse d’indicateurs, optimisation fiscale et saine gestion de trésorerie en sont les piliers. En tant qu’entrepreneurs individuels, la tenue d’une comptabilité rigoureuse peut vite devenir complexe et chronophage. C’est pourquoi il est souvent recommandé de s’appuyer sur des outils adaptés comme les logiciels certifiés et sur les conseils avisés d’experts-comptables pour gagner en efficacité.
Et vous, quelles bonnes pratiques comptables avez-vous mises en place pour booster votre activité freelance ? Partagez votre expérience et vos astuces !

Cet article vous est proposé en partenariat avec Amarris Expertise Comptable et il est susceptible de nous générer des revenus.