Alors que le monde traverse la pandémie de coronavirus, une partie de la main-d’œuvre mondiale s’est installée pour travailler à domicile (en ligne).
Le travail en ligne est devenu une nouvelle réalité : Les équipes ont besoin d’une stratégie de communication numérique, et les dirigeants doivent s’adapter pour gérer efficacement leur personnel et leurs réunions à distance.
La plupart des personnes qui ont travaillé à distance peuvent attester que si le travail en équipe virtuelle a ses avantages, il peut aussi être difficile. D’après nos recherches, les limites spécifiques des équipes virtuelles sont notamment la participation de certaines personnes plus que d’autres, la difficulté à gérer les conflits et la difficulté à établir la confiance.
La frustration des membres de l’équipe est souvent aggravée par des pépins technologiques lors des appels, des problèmes de connectivité et des attentes différentes des membres de l’équipe en matière de confort et d’utilisation de la technologie.
Pour surmonter ces difficultés tout en profitant des opportunités, nous suggérons les 7 conseils suivants pour la collaboration et la résolution de problèmes à distance.
#1 Permettre des horaires de travail flexibles
Travailler dans différentes parties du monde signifie que toute votre équipe sera rarement capable de travailler en même temps.
Après tout, votre graphiste situé en France ne pourra pas travailler exactement en même temps que votre développeur en Californie.
Vous devrez donc faire preuve d’une plus grande souplesse dans leurs horaires de travail, à la fois pour tenir compte des différents fuseaux horaires et pour aider votre équipe à trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Ils en seront plus heureux et, par conséquent, plus productifs dans leur travail.
Faites donc travailler votre équipe en fonction de ses prédispositions naturelles et demandez-leurs de suivre le temps consacré aux tâches et aux projets auxquels ils sont entrain de travailler pendant les heures de travail.
De cette façon, vous pourrez voir :
- Quand chaque membre de l’équipe aime travailler.
- Qui travaille sur quoi à tout moment.
- Qui est actuellement disponible pour assumer une nouvelle tâche.
- Vous pourrez ainsi repérer les moments où vos emplois du temps se chevauchent et organiser des activités de groupe en temps réel.
En suivant vos horaires de travail flexibles, vous pourrez également mesurer les niveaux de productivité et identifier les goulets d’étranglement et les activités qui peuvent faire perdre du temps, que vous saurez alors qu’il vous faudra éliminer à l’avenir.
#2 Demander des rapports d’avancement
Vous ne voulez pas faire de la micro-gestion d’équipe, mais vous devez quand même garder un œil sur ce qu’ils font et s’ils font les progrès prévus dans leurs tâches.
Vous pouvez y parvenir :
- En jetant un coup d’œil à leurs rapports de suivi du temps
- L’établissement et le déroulement de réunions quotidiennes régulières
- L’organisation de rencontres individuelles occasionnelles
- Vous serez ainsi en mesure de repérer et de discuter des défis potentiels et de faire face aux hold-up en temps utile.
#3 Utiliser les outils de communication
Lorsqu’il s’agit de conseils pour gérer des équipes à distance, rien ne vaut une communication efficace.
Bien entendu, la communication au sein d’une équipe virtuelle est plus facile à gérer si l’on dispose des bons outils de communication :
Les outils de chat : ils sont parfaits pour poser des questions rapides et clarifier certains points concernant votre travail.
Skype : il est idéal pour organiser des réunions et des visioconférences avec votre équipe.
Les appelles téléphoniques : ils sont parfaits pour les conversations plus complexes, ainsi que pour les longues discussions que vous n’avez pas besoin de mener par le biais de Skype.
L’e-mail électronique : il est idéal pour les correspondances plus officielles, comme l’organisation de rapports de groupe et de réunions individuelles.
L’utilisation d’un certain nombre d’outils de communication différents vous permet de traiter rapidement les discussions, les commentaires, les questions et les réponses.
#4 Utiliser des outils de gestion
Il existe de nombreux outils de gestion d’équipes à distance que vous pouvez essayer – la plupart d’entre eux vous aident à couvrir la gestion virtuelle de projets :
Outils de gestion de projet : ils sont parfaits pour suivre l’avancement des projets « à distance » et garder un œil sur les délais.
Logiciels de gestion des tâches : ils sont parfaits pour définir et suivre les tâches, ainsi que pour stocker les documents dont vous avez besoin pour travailler comme (Trello).
Outils de gestion d’équipe : ils sont parfaits pour faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe (Slack).
Outils de partage d’écran : ils sont parfaits pour aider un membre de l’équipe à mettre en place un nouveau programme que vous utiliserez tous les deux, ou pour tout ce que vous devez faire à distance (Teamviewer).
Tableurs en ligne : ils sont très utiles lorsque vous devez travailler simultanément sur des documents et que toutes les modifications sont enregistrées et synchronisées en temps réel, automatiquement.
L’utilisation d’un certain nombre d’outils de gestion facilitera grandement la gestion de votre projet, de votre tâche et de votre équipe – et vous permettra de gagner du temps en travaillant sur un seul document en même temps.
#5 Faites confiance à vos employés et renforcez-les
La responsabilisation des employés est un élément essentiel de la réussite des. Selon un rapport de Great Place to Work, les organisations dont la culture est basée sur la confiance ont des niveaux plus élevés d’innovation, de satisfaction des clients, d’engagement des employés et d’agilité.
Pour responsabiliser vos employés à distance, évitez la micro-gestion, déléguez les tâches qui offrent des possibilités de croissance et envisagez d’impliquer votre équipe dans la prise de décision.
En confiant à vos employés des projets importants et en les impliquant dans les processus organisationnels clés, vous montrez que vous appréciez leurs contributions et que vous pouvez développer une relation de travail plus solide.
#6 Apporter un soutien
Au-delà de la délégation de tâches à vos employés, soutenez leur développement professionnel et aidez-les à se fixer des objectifs.
Les recherches menées par Gallup montrent que 69 % des employés dont les responsables les aident à fixer des priorités de travail et des objectifs de performance sont engagés.
Si l’un de vos employés souhaite renforcer ses compétences professionnelles, par exemple, proposez-lui de suivre un cours en ligne et indiquez-lui les moyens de faire progresser sa carrière.
#7 Solliciter un retour d’information
En plus de donner des informations et des conseils à vos employés, vous devez leur demander leur avis sur vos performances.
En comprenant comment les autres vous perçoivent, vous pouvez non seulement aiguiser votre intelligence émotionnelle, mais aussi vous doter d’un esprit de croissance.
Les recherches montrent que les professionnels qui ont un esprit de croissance sont :
- Sont mieux préparés mentalement à relever des défis
- Utilise le retour d’information à leur avantage
- Grande aptitude à la résolution de problèmes
- Efficace pour fournir un retour d’information sur le développement aux employés
- Persistant dans la poursuite de leurs objectifs
Écrit par : LMA Agency agence spécialisée en e-commerce et marketing digital
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