Dans la vie professionnelle, il y a peu de tâches aussi fastidieuses que la planification de réunions/rendez-vous. Trouver une heure qui convient à tous peut être une longue bataille accompagnée de dizaines d’emails et de doubles réservations accidentelles. Programmer une heure de réunion ne devrait pas être difficile. Heureusement, il existe des dizaines d’applications de planificateur de réunion en ligne, chacune avec des avantages et des inconvénients, et si certaines fonctionnent avec une large gamme d’applications, d’autres sont étroitement ciblées sur une ou deux. Découvrez tout d’abord un tableau comparatif de 3 des meilleurs outils, puis nous entrons dans le détail pour 10 d’entre eux.
Notre sélection des 3 meilleurs outils de prise de rendez-vous
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| Nom | Calendly | Vyte.in | Boomerang Calendar |
| Version Gratuite | Oui | Oui | Oui |
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| Site web | Site Web | Site Web | Site Web |
Après avoir comparé 3 des outils disponibles sur le marché, penchons-nous un peu plus en détails sur 10 d’entre eux.
Comparatif complet des outils de prise de rendez-vous
Assistant.to (web)
Une fois installé, Assistant.to ajoute un widget à toutes les fenêtres « Composer un nouveau message » de Gmail. Il vous suffit de choisir les heures de réunion qui vous conviennent et Assistant.to les ajoutera à votre email avec une note demandant au destinataire de choisir l’une des options. Assistant.to fonctionne mieux pour les personnes qui utilisent déjà Google Agenda, car l’extension utilise des données de celui-ci pour signaler les conflits d’heure potentiels, mais votre destinataire peut accepter votre invitation à l’aide de n’importe quelle application d’agenda. L’une des fonctionnalités les plus précieuses d’Assistant.to réside dans ses intégrations clés avec des outils de réunion tels que GotoMeeting, ReadyTalk et Join.Me, qui lui permettent de générer et d’ajouter automatiquement des liens de réunion pour ces outils. Bien que Assistant.to soit compatible avec les comptes Google personnels et professionnels, il ne fonctionne que pour les réunions en tête-à-tête et ne peut pas en programmer avec plusieurs invités. Ainsi, l’application fonctionne mieux pour les particuliers, mais peut avoir un usage limité pour les grandes entreprises qui organisent des réunions d’équipe.
- Outil gratuit
- Fonctionne uniquement pour les réunions individuelles
- Fonctionne mieux si vous avez Google Agenda
Boomerang Calendar (web)
Boomerang Calendar est une autre extension de navigateur qui s’appuie sur Gmail et Google Calendar pour fonctionner, mais elle est compatible également avec Google Chrome et Firefox. Cette option prend en charge les réunions de groupe sur son site web, ce qui en fait l’outil idéal pour coordonner des équipes. Boomerang Calendar, qui accède à votre compte Google Agenda, vous permet de savoir quand les heures de réunion potentielles se chevauchent. Vous pouvez également utiliser le calendrier Boomerang pour partager vos disponibilités pour les prochains jours en un seul clic, sans partager l’accès à votre calendrier ni à vos détails. Cela préserve votre confidentialité tout en simplifiant la planification.
- Outil gratuit
- Prend en charge les réunions de groupe
- Confidentialité préservée
Calendly (web)
Calendly fournit un moyen simple et propre de permettre aux personnes de planifier des réunions avec vous lorsque vous êtes disponible. Configurez votre disponibilité pour différents types de réunion, puis envoyez un lien à des prospects, des clients ou des collègues de travail pour leur indiquer votre disponibilité. Il suffit de quelques clics pour planifier la réunion. Intégré de manière native à Google Agenda, iCal, Outlook et Office 365, Calendly synchronise automatiquement les rendez-vous planifiés avec l’agenda de votre choix, ainsi que l’agenda de votre invité. (Vous pouvez également envoyer des rappels personnalisés aux invités, juste pour vous assurer qu’ils ne vous oublient pas.) Calendly enregistre plusieurs types de réunion. Vous pouvez ainsi cloner des réunions hebdomadaires ou mensuelles tout en conservant vos préférences quant à la durée de la réunion et aux créneaux disponibles, sans affecter vos paramètres par défaut pour les nouvelles réunions. Bien que Calendly fonctionne bien pour planifier des réunions avec des personnes ou des membres d’une équipe, ses événements personnalisés et ses liens sortants le rendent également idéal pour partager des événements avec des clients.
- Outil de base gratuit. 8$ par mois pour la version premium
- S’intègre avec la plupart des services de calendrier
Google Agenda (web, iOS, Android)
Si vous utilisez Google Agenda et que vous souhaitez simplement planifier des réunions avec des collègues de votre entreprise, cette fonctionnalité est intégrée à l’application. L’onglet « Trouver une heure » sur l’écran « Modifier l’événement » vous permet d’afficher le calendrier de vos invités lorsque vous les invitez à la réunion. Si vos invités ont partagé leurs calendriers avec vous, Google Agenda vous indiquera quand ils sont occupés et quand ils sont libres. Étant donné que la plupart des utilisateurs ne partagent pas leurs calendriers publiquement, cette option sera une bonne option pour les entreprises utilisant Google Apps et partageant déjà leurs calendriers en interne.
- Gratuit avec un compte Google personnel, sinon de 5 à 25$ / mois suivant les options
- Superbe option si votre entreprise utilise déjà des services Google
Meekan (web, outlook, iOS, Android)
De nombreuses équipes utilisent Slack comme commande centrale pour la communication, le partage de fichiers et les alertes. Meekan permet de programmer des réunions à partir de Slack en seulement quelques clics. Après avoir installé Meekan’s Slack Bot, vous pouvez lui demander de fixer vos rendez-vous en lançant un message sur n’importe quel canal avec Meekan. Meekan offre les mêmes fonctionnalités pour Microsoft Teams et Hipchat. Meekan comprend les requêtes humaines – comme « Meekan, nous voulons déjeuner mercredi prochain » – et analyse le calendrier de chaque parti pour trouver l’heure de rendez-vous idéale. Ensuite, les participants peuvent voter sur l’heure qui convient le mieux. Vous pouvez même demander à Meekan d’envoyer une alerte si vous êtes en retard à une réunion. Meekan propose également des applications de planification pour iOS, Android et Outlook afin de vous aider à organiser vos rendez-vous où que vous soyez.
- Outil gratuit
- Comprend les requêtes humaines
- Possibilité d’envoyer une alerte
Pick (web, iOS)
Parfois, l’effort consacré au choix d’un créneau pour une réunion éclipse la réunion elle-même. Pick permet une planification simple parmi un groupe d’utilisateurs de Google Agenda, via votre navigateur ou une application mobile iOS. Pick recherche et répertorie automatiquement les heures de réunion en consultant vos contacts et votre calendrier dans Google. Choisissez une personne à rencontrer, suggérez une heure à partir de votre propre agenda et l’application leur permet de faire de même. Si tous les utilisateurs sont sur Pick, leur disponibilité sera automatiquement mise à jour, ce qui facilitera la planification. Pick simplifie la planification de réunion, de sorte que vous puissiez économiser votre énergie pour la réunion proprement dite.
- Outil gratuit
- Planification de réunion simplifiée
- Fonctionne avec Google Agenda
Rallly (web)
Répondez à main levée : qui est ok pour une réunion à 13h30 ? C’est la mécanique derrière la très simple application Rallly, qui vous aide à voter pour l’heure adéquate et à démarrer les discussions, le tout sur une seule page. Plutôt que de rechercher des moments parfaits pour tout le monde et d’espérer que les participants viennent avec un ordre du jour, Rallly vous permet de tout gérer au même endroit. Cette application ne dispose pas de nombreux outils de gestion ou de planification avancés, mais elle est rapide à utiliser et facile à partager.
- Outil gratuit
- Application très simple d’utilisation
- Pas d’outils de planification avancés
Vyte.in (web, iOS)
Vyte.in est une application de planification de groupe qui combine l’utilité des sondages et des enquêtes avec des fonctions de planification élégantes et rapides. Les invitations par email sont rapides à envoyer, vos invités peuvent ensuite voter pour connaître les horaires de réunion les plus appropriés. Vyte.in suivra qui choisit quelle heure sans nécessiter de connexion pour vos invités. Si vos collègues utilisent également Vyte.in et Google Agenda, l’application affiche leur disponibilité à côté de la vôtre lorsque vous recherchez des horaires de réunion à suggérer. Vyte.in bloque même les heures de réunion suggérées dans Google Agenda si elle est déjà prise, afin d’éviter une double réservation potentielle. Une fois que tout le monde a confirmé l’heure et le lieu, Vyte.in planifiera automatiquement la réunion sur votre calendrier et enverra des invitations aux participants. Et avec le bot Slack de Vyte.in, vous pouvez faire tout cela en seulement quelques clics. Vous pouvez également utiliser Vyte.in pour configurer une page de réservation pour vous-même. Les préférences de disponibilité sont faciles à définir. Il vous suffit ensuite de partager votre page avec toute personne souhaitant vous rencontrer. De cette façon, ils peuvent choisir le moment qui leur convient le mieux, puis de réserver.
- Outil gratuit ou 10$ par mois pour les fonctionnalités avancées
- Système d’invitation par email
- Vyte.in planifiera automatiquement vos réunions
- L’outil bloque automatiquement si il y a doublon
Xoyondo (web)
Xoyondo peut se traduire grossièrement en : trouver des heures de réunion rapidement. C’est une application basée sur un navigateur qui permet à l’organisateur de la réunion de suggérer des moments pour se réunir, puis génère une page sur laquelle les participants peuvent voter pour choisir l’heure qui convient le mieux. Mais le processus démocratique ne s’arrête pas là. Xoyondo fournit également aux organisateurs de réunions les outils nécessaires pour interroger leurs participants à l’aide d’enquêtes personnalisables à choix multiples. Vous n’aurez plus besoin de deviner si les muffins aux pépites de chocolat ou aux bleuets sont plus susceptibles d’inciter vos collègues à se rendre dans la salle de conférence – il suffit de demander.
- Outil gratuit
- Très simple d’utilisation
- Possibilité de faire des enquêtes de satisfaction auprès des participants
YouCanBookMe.me (web)
Si vous êtes un utilisateur de Google Agenda, YouCanBook.me est un moyen efficace de permettre aux personnes de planifier des réunions ou des rendez-vous avec vous. Connectez simplement votre compte Google, configurez votre compte sur YouCanBookMe et créez une page web personnalisée sur laquelle vous pourrez accepter des réunions en fonction de votre calendrier. Vous pouvez créer un lien vers cette page web à partir de vos comptes sur les réseaux sociaux, la présenter sur votre site professionnel ou l’envoyer directement à des prospects ou des clients. Vous pouvez également configurer de nombreuses fonctionnalités avancées, telles que des pages de réservation au format HTML, des réunions de différentes durées et des réunions périodiques. Bien que YCBM fonctionne bien pour les réunions individuelles et la planification entrante, il ne dispose pas d’une fonctionnalité capable de coordonner les groupes pour trouver une heure adéquate. Il n’est pas non plus idéal pour envoyer des invitations.
- 10$ par calendrier et par mois
- Ne convient pas pour planifier une réunion de groupe
- Création d’une page web dédiée à vos rendez-vous
Conclusion
Grâce à cet article, vous pouvez désormais choisir l’outil de planificateur de rendez-vous qui vous convient. Ne passez plus des heures à planifier chaque réunion, gagnez du temps et donc de l’argent. Et vous, quel outil utilisez-vous ? Dites le nous dans un commentaire ci-dessous.